Holstebro Kommune: Mangeårigt samarbejde om EG ØS Indsigt giver overblik og automatiseret bilagsbehandling

En kommune med 6.000 medarbejdere og 120.000 fakturaer om året har i mange år brugt EG ØS Indsigt til at styre økonomien. Nu løfter AI-løsningen Kaunt automatiseringen af fakturabehandlingen yderligere.

En kommune med en stor og decentral økonomiopgave

Holstebro Kommune er som de fleste danske kommuner en kompleks organisation. Omkring 6.000 medarbejdere fordelt på cirka 150 afdelinger og institutioner, fra skoler og plejecentre til administrative enheder, arbejder hver dag med opgaver, der i sidste ende skal afspejles korrekt i kommunens økonomi. En væsentlig del af den opgave er bilagsbehandling. Kommunen modtager omkring 120.000 fakturaer om året, og hver eneste skal behandles af mindst to medarbejdere, før den er klar til betaling.

”Vi bruger økonomisystemet bredt. Vi bruger det til alt fra bilagsbehandling, budget og til anlægsstyring. Vi bruger stort set samtlige moduler,” siger Karin Stubkjær, leder af regnskabsservice i Holstebro Kommune.

Den brede anvendelse er ikke begrænset til økonomiafdelingen. Fordi EG ØS Indsigt ligger decentralt ude i organisationen, er det medarbejdere på tværs af skoler, institutioner og forvaltninger, der dagligt arbejder i systemet.

Et system, der bruges til mere end bogføring

For Kirstine Loff, økonomikonsulent i Holstebro Kommune, handler den daglige værdi af EG ØS Indsigt om at kunne samle data ét sted i stedet for at skulle slå op flere forskellige steder.

”Vi anvender EG ØS Indsigt til rigtig mange ting i dagligdagen, blandt andet at kigge på data på tværs af forskellige systemer. Muligheden ved at bruge EG ØS Indsigt til at hente data fra andre systemer er, at jeg er fri for at slå op flere forskellige steder. Jeg kan se det hele i EG ØS Indsigt,” siger Kirstine Loff.

Karin Stubkjær fremhæver den samme pointe fra et ledelsesperspektiv. Når data fra ØS Indsigt kan sammenholdes med andre datakilder, som eksempelvis fraværsdata, bliver det muligt at lave den ledelsesinformation, der ofte efterspørges politisk.

”Det er rigtig vigtigt, at data er tilgængelig i EG ØS Indsigt, og at vi kan integrere det i andre systemer. Der er altid en politisk efterspørgsel på at kunne lave analyser, hvor man sammenholder forskellige data,” siger Karin Stubkjær.

Driftssikkerhed og brugervenlighed som bærende værdier

Når et system bruges af så mange medarbejdere i så mange timer om dagen, bliver stabilitet og brugervenlighed afgørende. Det er noget, Karin Stubkjær konsekvent fremhæver som en af de vigtigste grunde til, at EG ØS Indsigt fungerer i praksis.

”For mig som leder er det vigtigt, at mit økonomisystem er brugervenligt og nemt tilgængeligt. Det er noget, medarbejderne arbejder i mange timer om dagen, så det skal være let at finde rundt i,” siger Karin Stubkjær.

Hun peger desuden på, at det er kommunens egne data, der ligger i systemet, hvilket giver kommunen frihed til selv at bestemme, hvordan dataene skal bruges videre, uanset om det er i papirform eller i kommunens egne BI-løsninger.

Et samarbejde, der har holdt i mange år

Bag systemet ligger et langvarigt samarbejde mellem Holstebro Kommune og EG. Ifølge Karin Stubkjær er forklaringen på, at samarbejdet har holdt så længe, ikke kompliceret: det handler om gensidig lydhørhed.

Vi har arbejdet sammen med EG igennem mange, mange år omkring vores økonomisystem, og jeg tror, at samarbejdet har holdt på grund af, at der er en gensidig lydhørhed omkring det, man ønsker, og det man kan få. Vi anser hinanden for at være troværdige partnere.

Den lydhørhed kommer blandt andet til udtryk gennem adgangen til personlig support og løbende opfølgningsmøder om systemets udvikling.

”Noget af det, der er vigtigt for os som kommune, er, at hvis der opstår et problem i vores system, har vi mulighed for at kontakte support, og det er personlig support. Det er den måde, vi kan få løst problemer i vores dagligdag,” siger Karin Stubkjær.

For Karin Stubkjær er det netop denne kombination, der gør EG ØS Indsigt til et stærkt valg for andre kommuner: et system bygget til kommunal drift, kombineret med en leverandør, der lytter.

Hvis jeg skal nævne tre fordele ved at bruge vores indsigt, så vil det være, at det er vores data, det er et brugervenligt system, og det understøtter den daglige drift.

Næste skridt: AI integreret direkte i systemet

Samarbejdet med EG udvikler sig fortsat, og det tydeligste eksempel lige nu er AI-løsningen Kaunt, der er integreret direkte i EG ØS Indsigt til automatisk fakturabehandling. Inden Kaunt blev taget i brug, havde Holstebro Kommune gennem flere år arbejdet med automatisering via autokontering, RPA og indkøbsaftaler, men var nået til et loft på 41 procent.

”Vi havde allerede en automatiseringsgrad på 41 procent. Vi ville gerne videre, men vi havde nået loftet for, hvad vi kunne komme til med de værktøjer, vi havde,” siger Helle Keller, projektleder i Holstebro Kommune.

Med Kaunt integreret i EG ØS Indsigt er automatiseringsgraden i dag oppe på 81 procent.

Med den integrerede løsning, hvor vi har implementeret Kaunt, er vi nu kommet op på 81 procent af vores fakturaer, der enten bliver helt eller delvist automatisk behandlet. Det er en kæmpe hjælp i hverdagen.

For Kirstine Loff har den tætte integration en konkret betydning for, hvor naturligt AI-løsningen bliver brugt i dagligdagen.

”Fordi Kaunt er en del af EG ØS Indsigt, har jeg en formodning om, at langt flere benytter sig af det, Kaunt kan hjælpe med. Hvis det var noget, man skulle slå op i et andet system, ville der ikke være lige så mange, der brugte det som et naturligt værktøj i arbejdsdagen,” siger Kirstine Loff.

Holstebro Kommune ser AI som en naturlig fortsættelse af et samarbejde, der allerede har stået sin prøve i mange år, og som begge parter forventer fortsætter med at udvikle sig.

Relateret produkt