EG ØS Indsigt: Effektiv håndtering af bilag med AI-løsningen Kaunt

Da Holstebro Kommune nåede et automatiseringsniveau på 41 procent i deres fakturabehandling, oplevede de et loft. De eksisterende værktøjer, autokontering, RPA og indkøbsportal, kunne ikke bringe dem videre, selvom kommunen var ambitiøs.

Løsningen blev AI-værktøjet Kaunt, integreret direkte i EG ØS Indsigt. I dag ligger automatiseringsgraden på 81 procent.

Sådan fungerer Kaunt i praksis

Kaunt er en AI-løsning, der trænes på den enkelte kommunes egen bogføringspraksis. I stedet for at arbejde ud fra en generisk model lærer Kaunt af, hvordan kommunens medarbejdere allerede konterer og bogfører fakturaer. Modellen opdateres løbende, når organisationens adfærd ændrer sig, eller når kontoplanen justeres.

I praksis betyder det, at Kaunt kan identificere mønstre og foreslå kontering på op til cirka 75 procent af alle indkomne fakturaer, med en sikkerhed på over 90 procent. Nogle fakturaer konteres og bogføres helt automatisk uden medarbejdergodkendelse, mens andre får et forslag, som medarbejderen skal godkende, før fakturaen går videre.

Det centrale ved løsningen er, at den er bygget ind direkte i EG ØS Indsigt i stedet for at være et selvstændigt system, medarbejderne aktivt skal opsøge. Det betyder, at medarbejderne fortsat arbejder i deres velkendte interface, hvilket sikrer hurtig adoption og minimal forandring i hverdagen.

Kaunts teknologi er bygget på en proprietær AI-model, der er udviklet og afprøvet siden 2019. Det adskiller løsningen fra generiske AI-modeller, fordi den er trænet specifikt til at løse de komplekse, manuelle opgaver i fakturabehandling, som hverken traditionelle regelbaserede systemer eller generelle sprogmodeller uden videre kan håndtere.

Fra 41 til 81 procent automatisering

Helle Keller, projektleder i Holstebro Kommune, beskriver, hvordan kommunen havde arbejdet med automatisering i mange år, før Kaunt kom ind i billedet.

"Vi havde allerede en automatiseringsgrad på 41 procent. Vi ville gerne videre, men vi havde nået loftet for, hvad vi kunne komme til med de værktøjer, vi havde," siger Helle Keller.

Med Kaunt integreret i EG ØS Indsigt ændrede billedet sig markant.

Med den integrerede løsning, hvor vi har implementeret Kaunt, er vi nu kommet op på 81 procent af vores fakturaer, der enten bliver helt eller delvist automatisk behandlet.

Resultatet mærkes direkte i den daglige drift.

"Det er en kæmpe hjælp i hverdagen, og det sparer rigtig meget tid i forhold til, hvis vi skulle sidde og behandle alle de her fakturaer manuelt," siger Helle Keller.

Automatiseringen vokser år for år

Holstebro Kommune modtager omkring 120.000 fakturaer årligt, et niveau der har ligget stabilt gennem en årrække. Det, der har ændret sig, er hvor stor en andel af de fakturaer, der bliver håndteret automatisk. Andelen, der konteres helt uden manuel indgriben, er derimod steget markant siden Kaunt blev taget i brug, og samtidig bliver en stadigt større del af resten håndteret med et konteringsforslag, som medarbejderen blot skal godkende.

Tilsammen betyder det, at langt størstedelen af kommunens fakturaer i dag behandles helt eller delvist automatisk, mens kun en mindre andel kræver fuld manuel behandling. Tendensen er klar: jo længere tid Kaunt arbejder med kommunens data, jo bedre bliver modellen til at genkende mønstre i bogføringspraksissen.

Udviklingen er ikke statisk. Kaunt og Holstebro Kommune har løbende samarbejdet om at finjustere løsningen, blandt andet i forhold til posteringstekster og momsvalidering, så den passer endnu bedre til kommunens praksis.

Den løbende videreudvikling er centralt for både EG og Kaunt, og det betyder, at automatiseringsgraden ikke er et fast loft, men noget der forbedres i takt med, at samarbejdet modnes.

En del af en bredere digitaliseringsstrategi

For Karin Stubkjær, leder af regnskabsservice i Holstebro Kommune, er Kaunt ikke en isoleret beslutning, men et naturligt næste skridt i en længere effektiviseringsrejse.

Igennem mange år har vi arbejdet med at effektivisere vores bilagsbehandling. Det har vi gjort gennem autokontering i EG ØS Indsigt, RPA-løsninger og vores indkøbssystem. Vi var nået til et sted, hvor vi ikke rigtig kunne komme videre. Derfor var det vigtigt for os at være med på den sidste bølge, som er AI-løsningen.

Hun fremhæver desuden, hvor stort potentiale der ligger i en relativt afgrænset proces som fakturabehandling, fordi den går igen i hele organisationen.

"Bilagshåndtering er et af de steder, det er nemt at gribe fat i. Det er en nem proces at starte med, og den er rimelig håndterbar at effektivisere," siger Karin Stubkjær.

Hvorfor EG valgte at samarbejde med Kaunt frem for at bygge selv

Bag integrationen ligger et bevidst strategisk valg fra EGs side. I stedet for selv at udvikle en AI-løsning til fakturabehandling fra bunden har EG valgt at indlejre Kaunts allerede gennemtestede teknologi direkte i EG ØS Indsigt.

Det valg giver tre konkrete fordele. For det første er løsningen kommet markant hurtigere på markedet, end hvis EG selv skulle bygge og modne en tilsvarende AI-model. For det andet får kunderne adgang til en teknologi, der allerede er afprøvet i markedet siden 2019, og som videreudvikles løbende. For det tredje får EGs kunder direkte adgang til specialistviden inden for AI, fra et team der udelukkende arbejder med automatisering af finansielle processer.

Resultatet er en konkret, målbar AI-løsning, der adresserer en velkendt ressourceudfordring i både offentlige og private organisationer, fremfor en bred, ukonkret AI-satsning.

Bygget til offentlige krav fra starten

Kaunt er udviklet af det danske fintechselskab Kaunt A/S, der er grundlagt i 2019 med kontorer i København og Aarhus. Selskabet har fra starten haft fokus på at imødekomme de høje krav fra den danske offentlige sektor til datasikkerhed og GDPR-overholdelse.

Kunstig intelligens kommer med et enormt drive og potentiale til fuldstændig at forandre det økonomikontor, vi kender i dag. En vigtig forudsætning er dog, at der stilles høje krav til datakvaliteten, og at leverandører og samarbejdspartnere forstår vigtigheden af at levere korrekte og pålidelige data.

Konkurrencedygtig pris gennem tæt integration

Fordi EG har valgt at indlejre Kaunts teknologi direkte i EG ØS Indsigt, fremfor at koble det på som en ekstern tredjepartsintegration, får kunderne adgang til løsningen til en mere konkurrencedygtig pris end traditionelle tredjepartsintegrationer typisk tilbyder. Samtidig betyder den tætte integration, at videreudvikling af funktionerne sker direkte i det system, medarbejderne allerede kender.

Ud over de tidsmæssige besparelser peger Holstebro Kommunes erfaringer også på en menneskelig gevinst. Når medarbejderne frigøres fra rutinepræget fakturabehandling og kan bruge tiden på mere komplekse opgaver, bidrager det ikke kun til effektivitet, men også til øget medarbejdertilfredshed.

Hvad det betyder for medarbejderne i hverdagen

Bag tallene og strategien er der en konkret forandring i den enkelte medarbejders arbejdsdag. Kirstine Loff, økonomikonsulent i Holstebro Kommune, oplevede selv skepsis, da Kaunt blev rullet ud, men den vendte hurtigt til tillid.

"Ved at Kaunt har taget mange af de bilag, jeg normalt ville kigge på, har jeg fået bilagsbehandling på de mere særprægede områder, som kræver noget mere undersøgelse og indsigt. Det har frigivet tid til nogle helt andre opgaver end ellers," siger Kirstine Loff.

For hende handler gevinsten ikke kun om tid, men om hvilken type opgaver hun bruger tiden på.

"I starten er man selvfølgelig lidt skeptisk, når der kommer noget AI, som helt eller delvist kan erstatte ens arbejde. Men i takt med, at man så, hvad den kunne finde ud af, blev man også mere tryg. Og det tør jeg godt overlade den her ellers ret manuelle og rutineprægede opgave til, fordi jeg så kan frigøre tid til noget, jeg synes er mere spændende," siger økonomikonsulent Kirstine Loff, Holstebro Kommune.

Relateret produkt