EG ØS Indsigt: Skal medarbejderne være bange for AI? Holstebro Kommunes erfaringer giver svaret

Når en kommune annoncerer, at AI skal overtage en del af det administrative arbejde, er den første reaktion hos mange medarbejdere bekymring. Bliver mit arbejde overflødigt?

Holstebro Kommune har stillet det spørgsmål til sine egne medarbejdere i praksis, gennem en bred implementering af AI-løsningen Kaunt i EG ØS Indsigt. Svaret er nuanceret, men klart: AI tager ikke jobbet. Det flytter opgaven.

Skepsis er det normale udgangspunkt

Kirstine Loff, økonomikonsulent i Holstebro Kommune, lægger ikke skjul på, at hendes egen første reaktion var forbeholden.

"I starten er man selvfølgelig lidt skeptisk, når der kommer noget AI, som helt eller delvist kan erstatte ens arbejde. Men i takt med, at man så, hvad den kunne finde ud af, blev man også mere tryg," siger Kirstine Loff.

Den skepsis var ikke enkeltstående. Den gik igen i store dele af organisationen, da AI-løsningen skulle implementeres.

De fleste har, ligesom jeg selv, været lidt skeptiske i starten, nogle mere end andre. Men vi oplever, at langt de fleste nu er endt med at være rigtig glade for, at Kaunt faktisk behandler mange af deres bilag.

En af de konkrete bekymringer handlede om kontering. Mange medarbejdere havde i årevis selv stået for at bogføre udgifter korrekt i en kompleks kontoplan, og det skabte naturlig tvivl om, hvorvidt AI kunne gøre det rigtigt.

"Nogle af de bekymringer, vi er blevet mødt med, handler om, om udgifterne bliver bogført det rigtige sted, fordi man måske selv har haft oplevelsen af, at sin kontoplan har været meget kompleks. Men når de har set, at AI kan lære af den gode bogføring, man selv har gjort, er der faldet ro på," siger Kirstine Loff.

Kontrollen forsvinder ikke, den flytter sig

Det centrale budskab fra Kirstine Loffs erfaringer er, at AI ikke fjerner ansvaret for at kontrollere bilag. Det flytter ansvaret til et andet sted i processen.

"Man skal tage imod AI med åbne arme. Selvfølgelig skal man være skeptisk over for, hvad det kan, men bare fordi man implementerer AI i en del af opgaverne, betyder det ikke, at de opgaver er erstattet. Kontrollen af bilagene, som normalt lå i fakturabehandlingen og varemodtagelsen, er bare flyttet til et andet sted," siger Kirstine Loff.

For hende personligt har det betydet, at hun i dag bruger sin tid på de bilag, der kræver faglig vurdering, mens AI tager de rutineprægede opgaver.

"Ved at Kaunt har taget mange af de bilag, jeg normalt ville kigge på, har jeg fået bilagsbehandling på de mere særprægede områder, som kræver noget mere undersøgelse og indsigt. Det har frigivet tid til nogle helt andre opgaver end ellers," siger Kirstine Loff.

Hvorfor det virker: AI som en integreret del af systemet

En væsentlig grund til, at AI-løsningen er blevet en naturlig del af arbejdsdagen i Holstebro Kommune, er, at den ligger direkte i EG ØS Indsigt i stedet for at være et selvstændigt system, medarbejderne aktivt skal opsøge.

"Fordi Kaunt er en del af EG ØS Indsigt, har jeg en formodning om, at langt flere benytter sig af det, Kaunt kan hjælpe med. Hvis det var noget, man skulle slå op i et andet system, ville der ikke være lige så mange, der brugte det som et naturligt værktøj i arbejdsdagen," siger Kirstine Loff.

Kaunt giver håndteringsforslag, uanset om medarbejderne selv beder om det. Det gør, at de naturligt forholder sig til løsningens forslag i stedet for at skulle huske at bruge værktøjet aktivt.

Implementeringen: bred udrulning med direktionen i ryggen

Holstebro Kommune valgte en bred implementering frem for et begrænset pilotprojekt i en enkelt afdeling. Det var et bevidst, strategisk valg, fortæller Helle Keller, projektleder i Holstebro Kommune.

"Det var en meget strategisk beslutning, fordi vi fik direktionen med på vognen. Der var ingen tvivl om, at det var den vej, vi skulle gå, så der var stor opbakning til projektet, og at vi skulle have en bred implementering i hele organisationen," siger Helle Keller.

Den brede tilgang krævede en stram styring af processen, men gav til gengæld gevinster, der spreder sig ud i hele organisationen i dag.

"Vi havde implementeringen ret stramt styret, og det var det helt rette valg, for det gør, at vi i dag kan høste store gevinster bredt på tværs af hele organisationen," siger Helle Keller.

Kommunikation har spillet en central rolle gennem hele processen, både for at forberede medarbejderne på forandringen og for at omsætte deres feedback til konkrete justeringer.

"Det har derfor været et stort fokus, at vi har sørget for at kommunikere alt det, vi kunne, og fået intern feedback og sparring, så vi fik skabt den rigtige løsning," siger Helle Keller.

En del af den dialog handlede om konkrete praktiske tilpasninger. Blandt andet blev kontoplanen justeret for at understøtte automatiseringen bedre, og posteringsteksterne, som mange medarbejdere skulle vænne sig til efter mange års vane, blev tilpasset til kommunens praksis.

Hvad Holstebro Kommune har fået ud af det

Resultatet af implementeringen er en markant stigning i automatiseringsgraden. Inden Kaunt blev rullet ud, dækkede eksisterende værktøjer som autokontering, RPA og indkøbsportal 41 procent af kommunens 120.000 fakturaer årligt. Det var et niveau, kommunen ikke kunne komme videre fra med de daværende værktøjer.

"Vi havde allerede en automatiseringsgrad på 41 procent. Vi ville gerne videre, men vi havde nået loftet for, hvad vi kunne komme til med de værktøjer, vi havde," siger Helle Keller.

Med Kaunt integreret i EG ØS Indsigt steg automatiseringsgraden til 81 procent.

Det er en kæmpe hjælp i hverdagen, og det sparer rigtig meget tid i forhold til, hvis vi skulle sidde og behandle alle de her fakturaer manuelt," siger Helle Keller.

Det strategiske rationale: et lavthængende sted at starte

Bag beslutningen om at satse på AI til fakturabehandling ligger et bredere strategisk rationale, forklarer Karin Stubkjær, leder af regnskabsservice i Holstebro Kommune. Fakturabehandling rammer en stor del af organisationen, fordi opgaven løses decentralt i alle kommunens afdelinger og institutioner.

"I samtlige kommuner er der stor politisk fokus på effektivisering. Bilagshåndtering er et af de steder, det er nemt at gribe fat i. Det er en nem proces at starte med, og den er rimelig håndterbar at effektivisere," siger Karin Stubkjær.

Med omkring 150 afdelinger og institutioner, der alle arbejder med fakturabehandling, betyder en investering i automatisering, at gevinsten spreder sig bredt i organisationen.

"I Holstebro Kommune har vi cirka 150 afdelinger og institutioner. Alle de her steder arbejder med fakturabehandling. Derfor er det et rigtig godt sted at starte med at effektivisere," siger Karin Stubkjær.

For Karin Stubkjær handler rationalet i sidste ende om, hvad den frigivne tid kan bruges til.

"Jeg synes, det smarte ved at bruge AI i en kommune er, at det er rigtig vigtigt, vi kigger på de arbejdsprocesser, vi har, og finder ud af, hvor det giver mening, at vi får hjælp af et system, så vi ikke skal lave det manuelt. Det frigiver nogle timer til, at vi kan bruge på andre ting: mere analyse, mere ledelse," siger Karin Stubkjær.

Svaret på spørgsmålet

Erfaringerne fra Holstebro Kommune tegner et entydigt billede. Medarbejderne havde grund til at være forbeholdne i starten, det er en naturlig reaktion på enhver større forandring. Men når AI implementeres med tydelig kommunikation, direktionens opbakning og plads til faglig sparring undervejs, ender resultatet med at frigive tid til de opgaver, der kræver mest faglighed, i stedet for at gøre medarbejderne overflødige.

Relateret produkt