Time- og saksbehandling kjører i to systemer hos veldig mange advokatfirmaer. Tidregistrering ett sted, saker et annet. På månedsbasis blir alt samlet manuelt – ofte av en case manager eller en regnskapsfører, som bruker en hel arbeidsdag på å få timene til å samsvare med sakene.
Det er ikke et problem før man måler det. Men når man gjør det, viser det seg å være dyrt. Veldig dyrt.
Hvor pengene forsvinner
Når timeføring og sakshåndtering er adskilt, lekker fakturerbar tid på tre steder:
Glemt tid: Advokater registrerer tid bakover – ofte fredag ettermiddag eller mandag morgen. Mellom 5 og 15 % av den faktiske fakturerbare tiden blir aldri fanget. Bare det er verdt 200.000 kr. i året per advokat i et vanlig oppsett.
Feil sak: Når en advokat må velge sak fra en lang rullegardin to dager senere, blir tiden feilallokert. Kunden betaler for én sak, mens arbeidet skjedde på en annen – eller omvendt.
Reconciliation-arbeid: Hver måned bruker noen i firmaet timer på å matche tidsregistreringer mot saker, finne uoverensstemmelser, rette og godkjenne. Det er ulønnet arbeid som ikke faktureres.
Tidregistrering som ikke knyttes til saken i det øyeblikket arbeidet skjer, er en omtrentlig dokumentasjon. Ikke et regnskap.
Hva som endrer seg når timeføring og sakshåndtering er ett system
Det handler ikke om å automatisere registreringen for å spare advokaten bryet. Det handler om å fange den riktige tiden på den rette saken mens arbeidet pågår.
Tid følger handlingen
Når en advokat åpner en sak og begynner å arbeide – på et dokument, en e-post, en telefonsamtale – vet systemet hva som foregår. Tiden registreres automatisk i bakgrunnen, knyttet til riktig sak, klar til godkjenning senere.
Ingen manuell matching
Når tid og sak er ett, er det ingen reconciliation. Ingen ”hvilken sak var dette egentlig?”. Ingen partner som må gjette hvilket arbeid som dekker denne timen.
Realtidsoversikt over saksøkonomi
Partneren ser status på en sak og ser ikke bare hva som er gjort – men også hva det har kostet, hvor mye som gjenstår i budsjettet, og om saken er på vei til å bli fakturerbar eller ikke. Beslutninger tas tidligere. Korrigeringer skjer i sanntid, ikke i etterkant.
Bedre data for prisfastsettelse
Når all tid er riktig registrert på saker, har firmaet for første gang reelle data om hva forskjellige typer saker faktisk koster. Den innsikten er gull verdt ved neste års prisfastsettelse, ved fastprisavtaler og ved evaluering av lønnsomme klientsegmenter.
Den dyreste tiden er den som ikke registreres
Mange firmaer undervurderer hvor stort potensialet er. Et regnestykke å ta med i evalueringen:
10 advokater × 200.000 kr. per advokat i tapt fakturerbar tid per år = 2 millioner kr. Hvert år. Hver gang.
Det er forskjellen på å ha et godt år og et fantastisk år. Det er årslønnen til en juniorpartner. Det er en helt ny kontorlokasjon.
Når time- og sakshåndtering er ett system, vinner firmaet de pengene tilbake. Ikke ved å presse advokatene. Ved å fjerne friksjonen som fikk tiden til å forsvinne i utgangspunktet.
Det starter med en ærlig måling
Hvis dere vil vite hvor mye dere taper i dag, så gjør øvelsen i en uke: be alle advokater registrere tid i sanntid, ikke bakover. Sammenlign med en typisk uke fra forrige måned. Differansen er det dere taper hver eneste uke.
Når tallet ligger på bordet, er beslutningen om å samle tidsregistrering og sakshåndtering sjelden vanskelig.