De kontor som väljer ett advokatsystem utifrån en demo och en prislista får betala priset senare. Tekniska val fattade utan strategisk grund bromsar tillväxten istället för att stödja den.

Varje år byter ett betydande antal advokatkontor i Norden till ett nytt advokatsystem. Vissa gör det för att det gamla systemet inte längre håller ihop. Andra för att de har växt ur det. Och några, för att de valde fel första gången.

Det sista händer tyvärr långt oftare än det borde.

"Vi ser många kontor som väljer ett system baserat på en produktdemo och en prislista. Det är för tunt som grund", säger vice president Lisbeth Bekker, EG Member & Legal: "Den rätta frågan är nämligen inte vad systemet kan idag. Det är om det stöder det sätt kontoret kommer att arbeta på om tre år".

Systemvalet börjar inom kontorets egna väggar

Många kontor börjar sitt systemval med att inhämta offerter från en rad leverantörer, men det är inte nödvändigtvis den bästa ordningen.

Innan någon leverantör överhuvudtaget kontaktas bör ledningen kunna svara på tre frågor:

  • Vilka är de största ineffektiviteterna i våra nuvarande arbetsflöden?

  • Vad hindrar oss från att betjäna klienter bättre?

  • Och vad ska tekniken stödja när vi växer?

Svaret på dessa frågor kräver en kartläggning som många kontor hoppar över. Inte för att de inte har tid, utan för att de inte är vana vid att se teknologivalet som ett ledningsansvar. Det är ett misstag.

"Den kartläggning som många kontor hoppar över är precis den som avgör om implementeringen blir en framgång", säger Lisbeth Bekker: "Ett advokatsystem är bara så bra som det arbetsflöde och den typ av advokatfirma det stödjer."

Det kan verka enkelt, men i praktiken är det mer krävande. Många advokatkontor har arbetsflöden som vuxit fram organiskt över årtionden, och ingen har ifrågasatt dem eftersom de alltid har fungerat någorlunda. Det är just här ett systembyte kan göra en verklig skillnad, men det kräver att ledningen är villig att se kritiskt på sina egna processer, inte bara på leverantörernas broschyrer.

Tidsregistrering är inte ett tekniskt problem

På de flesta ställen är tidsregistrering till exempel ryggraden i advokatkontorets ekonomi.

"Ändå visar erfarenheten att många advokater aldrig fakturerar upp till 20 procent av sin arbetstid, helt enkelt för att den inte fångas. Timmar som används på e-post, korta samtal och snabba avstämningar försvinner i mängden" säger Lisbeth Bekker, som understryker att det inte är en fråga om disciplin utan ett problem med systemdesignen.

Ett modernt advokatsystem bör registrera fakturerbar tid automatiskt, koppla den till det relevanta ärendet och göra det över alla enheter, utan att advokaten behöver komma ihåg att starta en timer. Om det inte sker i bakgrunden sker det inte konsekvent.

"Fråga de potentiella leverantörerna om systemet registrerar tid automatiskt via kalender, e-post och telefonsamtal, och om det fungerar på smartphone och surfplatta på samma sätt som på skrivbordet. Svaret berättar mer om systemets verkliga mognad än en presentation med färgglada diagram".

Sekretess är inte ett tillägg

I juridiskt arbete är åtkomstkontroll inget som kan hanteras ytligt. En advokatbyrå med flera avdelningar eller specialområden behöver ett system som styr exakt vem som ser vad. En advokat på familjerättsavdelningen får inte ha åtkomst till ärendena på affärsavdelningen. Det är varken en teknisk detalj eller en självklarhet.

Systemet måste kunna hantera åtkomststyrning på användar- och rollnivå med en komplett revisionslogg som dokumenterar varje åtgärd. Det är också en förutsättning för GDPR-efterlevnad och hantering av intressekonflikter.

Med NIS2-direktivet har kraven på informationssäkerhet för juridiska företag skärpts avsevärt. Ett advokatsystem som inte är byggt på en säker molninfrastruktur med kryptering, åtkomstkontroll och löpande uppdateringar är idag en sårbarhet, inte en tillgång.

Data är inte leverantörens egendom

"

Dataägande är inte en teknisk fråga. Det är en fråga om suveränitet," säger Lisbeth Bekker: " Byrån måste alltid veta var data befinner sig och hur man kan ta med sina data om det behövs." En leverantör som inte kan besvara denna fråga klart och utan förbehåll bör inte gå vidare i utvärderingsprocessen.

Den modulära principen är vettig här: byrån betalar inte för mer än den behöver, men byter aldrig plattform därför att den vuxit ur sitt system.

Valet är ledningens ansvar

"Ett felaktigt val kostar inte bara pengar. Det kostar tid, motivation och i värsta fall klienter.

De byråer som lägger tid på att förstå sina egna behov, ställa de rätta frågorna till leverantörerna och välja en plattform som kan växa med dem har ett betydande försprång. Inte för att de är mer tekniskt inriktade, utan för att de behandlar systemvalet som det strategiska val det är", säger Vice President, Lisbeth Bekker, Member & Legal, EG.

EG Lex247 är ett cloud-native advokatsystem som samlar ärendehantering, tidsregistrering, fakturering, dokumenthantering och business intelligence i en moduluppbyggd plattform. Vill du se hur det matchar er byrå?

EG Lex247 er et cloud-native advokatsystem, der samler sagsstyring, tidsregistrering, fakturering, dokumenthåndtering og business intelligence i én modulopbygget platform. Vil du se, hvordan det matcher jeres kontor?