Þegar starfsmaður í Slagelse sveitarfélagi skiptir um ljósaperu á hjúkrunarheimili snýst það ekki bara um ljós í herbergi. Það snýst um að styðja við kjarnahlutverk sveitarfélagsins: öryggi, umönnun og góðar aðstæður fyrir íbúa.
Þetta er hugsunin á bak við það sem Ann-Britt Jørgensen kallar Velferðar fasteignastjórnun. Ann-Britt man vel hvernig þetta hófst:
– Áður höfðum við húsvörð sem sáu um “sína” skóla. Þekkingin var í höfðinu á þeim eða í Excel-skjölum á tölvu. Engin sameiginleg yfirsýn.
Þegar sveitarfélagið miðlægaði þjónustuna breyttist allt. Starfsmenn þurftu nú að leysa verkefni um allt sveitarfélagið, og Ann-Britt fékk það hlutverk að byggja upp nýtt verklag – með EG MainManager sem grunn.
Það var engin smá áskorun: 440.000 m² dreift yfir 850 byggingar – jafngildi 2.900 einbýlishúsa – þurfti að reka og viðhalda á snjallari hátt.
– Markmið okkar var og er gagnadrifið skipulag. EG MainManager hefur verið tryggur félagi á þeirri vegferð, segir hún.
Kerfi sem tengir allt saman
Í dag er EG MainManager kjarnakerfið sem tengir öll fasteignagögn sveitarfélagsins.
Við getum sótt gögn úr fjármálum, orku, þrifum, ástandsmati og orkumörkun og tengt þau við fermetra, notkun og flokka í EG MainManager. Það gefur okkur yfirsýn á bæði stefnumótunar- og rekstrarstigi, og gerir okkur kleift að bregðast fyrirbyggjandi við og taka betri ákvarðanir.
Nýr vinnudagur fyrir þjónustustarfsmenn
Umskiptin voru mikil. Fyrst fékk hver starfsmaður iPad. Þeir þurftu að læra að fylgjast með verkefnum stafrænt og tilkynna þegar þau voru kláruð. Það tók margar heimsóknir á skrifstofur og verkstæði til að festa þetta í sessi.
Áætlunargerðarmenn þurftu að venjast því að skrá öll verkefni í EG MainManager – flokkuð sem brýn, áætluð eða dagleg rekstrarverkefni. Á sama tíma voru gerðir árslistar sem sýna hvaða verkefni þarf að skrá og hvenær.
– Við hreinsuðum upp “ský” af rangflokkuðum verkefnum, tryggðum að allar pantanir til verktaka fóru út á réttum tíma, og tengdum alla reikninga þannig að þeir yrðu afgreiddir rafrænt í EG MainManager, fullkomlega samþætt við fjármálakerfið okkar, segir Ann-Britt.
Niðurstaðan er alveg ný stjórn: Notendur og íbúar geta tilkynnt villur í gegnum helpdesk, áætluð verkefni eru skráð og ástandsmati fylgt eftir. Deildin getur nú útbúið áreiðanlegar tölur, fylgst með þróun yfir tíma og gripið til fyrirbyggjandi aðgerða – bæði fyrir stjórnmálamenn og KL.
Stöðug þróun
Átta árum síðar getur Ann-Britt fullyrt að EG MainManager hafi staðið undir væntingum – en hún sér enn ný tækifæri.
– Núna framkvæmum við ástandsmat í öðru kerfi. Við viljum flytja það í EG MainManager þannig að öll verkefni og gögn séu á einum stað. Við sjáum líka mikinn ávinning af því að taka í notkun þrifavettvanginn, svo við getum sameinað teikningar og gert ánægjukannanir eins og við gerum fyrir þjónustuverkefnin.
Í leiðinni hefur sveitarfélagið einnig búið til brunavarnargátt í EG MainManager sem sýnir staðsetningu alls slökkvibúnaðar.
Kjarnahlutverk í brennidepli
Þó að EG MainManager snúist um rekstur og viðhald, snýst sagan að lokum um fólk.
– Í sveitarfélögum verðum við stöðugt að sýna fram á að við erum hér fyrir íbúana. Við erum ekki hér til að eiga múrsteina og þök. Verkefni okkar er að tryggja að byggingarnar virki sem rammi utan um afhendingu kjarnahlutverkanna til íbúa, segir Ann-Britt Jørgensen, Facilities Management, Stefna og Byggingarekstur.
EG MainManager í Slagelse sveitarfélagi
Sveitarfélagið notar í dag nokkra EG MainManager-vettvanga:
Byggingarsafn: Stofna tæknikerfi með skilgreindum íhlutum, staðsetja þau í byggingu, tengja skjöl og staðfesta gögn.
Helpdesk: Yfirlitsborð yfir allar tilkynningar frá notendum, íbúum og starfsfólki. Hægt að birta með GIS, BIM eða 2D-teikningum.
Fjármálastjórnun: Yfirlit yfir eignasafn og kostnað fyrir eignir, byggingar og tæknikerfi, auk stöðu hvers eignarhlutar.
Þjónustusamningar: Geymsla samninga, þjónustustiga og KPI-a fyrir hvern samning.
Rekstur & viðhald: Safnar öllum ferlum og verkflæðum sem tengjast rekstri og viðhaldi.
Verkefnastjórnun: Full yfirsýn yfir verkefni, með fjárhagsáætlunum og áfangaskilum.
Leiðin áfram
EG MainManager gefur Slagelse sveitarfélagi heildarlausn fyrir Facility Management: orkustjórnun, rýmisnýtingu, rekstur og viðhald, helpdesk, fjármál og sögu – allt á einum vettvangi, aðgengilegt í farsíma, spjaldtölvu og á vef.
👉 Viltu sjá hvernig EG MainManager getur gert viðhald gagnadrifið og veitt bæði starfsmönnum og íbúum einfaldari hversdag?
