Når en servicemedarbeider i Slagelse Kommune skifter en lyspære på et pleiehjem, handler det ikke bare om lys i et rom. Det handler om å støtte kommunens kjerneoppgaver: trygghet, omsorg og gode rammer for livene til innbyggerne. Dette er tankesettet bak det Ann-Britt Jørgensen kaller Velferds Facility Management.
Ann-Britt husker godt hvordan det startet:
– Før hadde vi vaktmestere som passet på “sin” skole. Kunnskapen lå i hodene deres, eller i regneark på en PC. Ingen samlet oversikt.
Da kommunen sentraliserte serviceområdet, ble alt snudd på hodet. Servicemedarbeiderne skulle nå løse oppgaver på tvers av kommunen, og Ann-Britt fikk ansvaret for å bygge opp en ny praksis – med EG MainManager som fundament.
Det var ingen liten oppgave: 440.000 m² fordelt på 850 bygninger – tilsvarende 2900 eneboliger – skulle driftes og vedlikeholdes smartere.
– Målet vårt var og er å bli en datadrevet virksomhet. EG MainManager har vært en trofast følgesvenn på reisen, sier hun.
Et system som binder alt sammen
I dag er EG MainManager det sentrale systemet som kobler alle kommunens eiendomsdata.
– Vi kan hente data fra økonomi, energi, rengjøring, tilstandsvurderinger og energimerker – og koble det til arealer, bruksområder og kategorier fra EG MainManager. Det gir oversikt på både strategisk og operativt nivå, og gjør at vi kan handle proaktivt og ta bedre beslutninger, forklarer Ann-Britt.
En ny hverdag for servicemedarbeiderne
Omstillingen var stor. Først fikk alle servicemedarbeidere en iPad. De måtte lære å følge oppgaver digitalt og melde fra når de var løst. Det krevde mange besøk på kontorene og i verkstedene for å få prosessen inn i hverdagen.
Planleggerne måtte venne seg til å legge inn alle oppgaver i EG MainManager – kategorisert som akutt, planlagt eller drift. Samtidig ble det laget årshjul som viser hvilke oppgaver som skal registreres når.
– Vi fikk ryddet i en “sky” av oppgaver som var feilplassert, og sørget for at alle bestillinger til eksterne håndverkere ble sendt til rett tid. Fakturaene behandles nå digitalt i EG MainManager, integrert med økonomisystemet vårt, sier Ann-Britt.
Resultatet er en helt ny oversikt: Brukere og borgere kan melde inn feil via helpdesk, planlagte oppgaver ligger i systemet, og tilstandsvurderinger følges opp. Avdelingen kan nå lage kvalifiserte tall, følge utvikling over tid og gjøre proaktive tiltak – både overfor politikere og KL.
Kontinuerlig utvikling
Åtte år senere kan Ann-Britt konstatere at EG MainManager har levert – men hun ser fortsatt nye muligheter.
– Akkurat nå gjør vi tilstandsvurderinger i et annet system. Det vil vi samle i EG MainManager, slik at alle oppgaver og data er på ett sted. Vi ser også store gevinster i å ta i bruk rengjøringsmodulen, slik at vi kan legge plantegninger og tilfredshetsundersøkelser inn i systemet på samme måte som for serviceoppgavene.
Underveis har kommunen også etablert en brannportal i EG MainManager, som gir full oversikt over alt brannslukkingsutstyr.
Kjerneoppgaven i fokus
Selv om EG MainManager handler om drift og vedlikehold, er slutten av historien egentlig begynnelsen: Det handler om mennesker.
– I kommunene må vi hele tiden bevise at vi er her for borgerne. Vi er ikke til for å eie murstein og tak. Vår oppgave er å sikre at bygningene fungerer som ramme for leveransen av kjerneoppgavene ut til innbyggerne, sier Ann-Britt Jørgensen, Facilities Management, Strategi og Bygningsdrift.
EG MainManager i Slagelse Kommune
Kommunen bruker i dag flere moduler i EG MainManager:
Bygningsarkiv: Opprette tekniske systemer med definerte komponenter, lokalisere dem i bygningen, knytte dokumenter til strukturer og validere data.
Helpdesk: Dashboard for oversikt over alle innmeldte problemer fra brukere, borgere og ansatte. Kan visualiseres med GIS, BIM eller 2D-tegninger.
Økonomistyring: Oversikt over portefølje og kostnader for eiendommer, bygg og tekniske systemer, samt status for hvert aktiv.
Servicekontrakter: Lagring av avtaler, servicenivåer og KPI-er for hver kontrakt.
Drift og vedlikehold: Samler alle prosesser og arbeidsflyter knyttet til drift og vedlikehold.
Prosjektledelse: Full oversikt over prosjekter, med budsjett, milepæler osv.
Veien videre
EG MainManager gir Slagelse Kommune en helhetlig løsning for Facility Management: energistyring, arealforvaltning, drift og vedlikehold, helpdesk, økonomi og historikk – alt på én plattform, tilgjengelig via mobil, nettbrett og web.
👉 Vil du se hvordan EG MainManager kan gjøre vedlikeholdet mer datadrevet og gi en enklere hverdag for både ansatte og innbyggere?
