Puuilon tarina on esimerkki EG PropCore -ekosysteemistä käytännössä
EG MainManager ja EG EnerKey ovat osa EG PropCorea — kaksi toisiinsa integroitua kiinteistö- ja energiaratkaisua, jotka jakavat saman tietopohjan. Kun energia- ja kiinteistödata keskustelevat samassa järjestelmässä, poikkeamat eivät jää vain havainnoiksi — ne muuttuvat suoraan toimenpiteiksi. Kiinteistötoiminta tulee läpinäkyvämmäksi ja kustannustehokkaammaksi.
Puuilo kasvaa Suomessa kovalla tahdilla ja avaa lähiaikoina ovensa myös Ruotsissa. Kun myymälöitä avataan 7–10 vuodessa, kiinteistöjen ylläpito ja energiankulutus eivät voi enää elää sähköposteissa ja hajanaisissa kansioissa tai järjestelmissä. EG MainManager ja EG EnerKey toivat uuden toimintatavan ja paljastivat matkan varrella jopa hiukan yllättäviä säästökohteita.
Vuonna 1982 Puolangalla puusepänverstaana aloittanut Puuilo on tänään yksi Suomen nopeimmin kasvavista halpatavaraketjuista. Myymälöitä on jo 60 ja niiden määrä on yli kaksinkertaistunut viidessä vuodessa. Viimeisimmällä tilikaudella liikevaihto oli 442,3 miljoonaa euroa, mikä on edeltävään vuoteen verrattuna +15,4 %. Tavoitteena on kasvattaa myymälöiden määrää 90:een Suomessa vuoteen 2030 mennessä ja samalla laajentua Ruotsin markkinoille. Kasvun taustalla on Puuilon kiinteistöpäällikkö Juhani Kinnusen mukaan yksinkertainen syy: asiakkaat tarvitsevat meitä.
Kova kasvuvauhti tarkoittaa myös kymmeniä kiinteistöjä, joiden huolto, ylläpito ja energiankulutus pitäisi pystyä hallitsemaan yhdenmukaisesti riippumatta siitä, onko kyse Jyväskylän kolmannesta myymälästä vai tuoreesta avauksesta jossain päin Suomea tai Pohjoismaita.
Ennen yhteistyötä EG:n kanssa Puuilon kiinteistöihin liittyvä tieto oli hajallaan eri puolilla organisaatiota. Huoltosopimukset, palvelukuvaukset ja muut tärkeät dokumentit löytyivät sähköposteista, kansioista ja osin avainhenkilöiden muistista. Yhtenäistä ja keskitettyä kokonaiskuvaa kiinteistöjen tilanteesta ei ollut.
Myös energiankulutuksen seuranta oli rajallista. Kulutusta tarkasteltiin lähinnä laskujen kautta ylätasolla, mikä vaikeutti poikkeamien havaitsemista ja energiatehokkuuden parantamista. Kasvavan kiinteistökannan hallintaan tarvittiin keskitetty ratkaisu, joka kokoaisi kiinteistöihin, huoltoon ja energiankulutukseen liittyvän datan yhteen ja tekisi siitä aidosti hyödynnettävää.
Kinnunen kertoo, että lähtötietojen kokoaminen uutta järjestelmää varten oli oma projektinsa. Vuosien aikana kiinteistöihin liittyvät sopimukset ja dokumentaatio olivat tallentuneet useaan eri paikkaan, joten kokonaisuuden kokoaminen yhteen vaati aikaa ja huolellisuutta. Nyt pohjatyö on tehty, eikä aikaa enää kulu tietojen etsimiseen ja kokoamiseen.
Kun kaikki on vihdoin yhdessä paikassa, voimme keskittyä siihen, miten järjestelmästä saatavan datan avulla voidaan kehittää kiinteistönhallintaa.
Vastaus löytyi, kun energiankulutuksen lukemat saatiin näkyviin EG EnerKeyssä: kahdesta kohteesta löytyi poikkeama, jota ei aiemmin ollut huomattu.
Kyseessä oli kaksi eri kiinteistöä, joissa toimii Puuilon lisäksi muita vuokralaisia. Näiden kohteiden lämmönkulutus oli poikkeuksellisen korkeaa ja energiakustannukset olivat jopa kolminkertaiset verrattuna muihin vastaaviin samankokoisiin Puuilon liiketiloihin. Kinnunen kertoo:
Kun saimme EG EnerKeystä kulutuslukemat näkyviin, aloimme selvittää poikkeaman syytä tarkemmin. Kävi ilmi, että kiinteistöissä toimivalla toisella vuokralaisella oli pinta-alaan nähden merkittävä kulutus erään teknisen puutteen vuoksi.
Mielenkiintoiseksi asian teki kuitenkin se, miten energiakustannukset jaettiin. Kustannukset eivät perustuneet eri toimijoiden todelliseen energiankulutukseen, vaan ne jaettiin suhteessa neliöihin. Käytännössä tämä tarkoitti, että vaikka tiloissa toimiva toinen vuokralainen kulutti suhteessa paljon energiaa, sen osuus kustannuksista määräytyi ensisijaisesti sen pinta-alan perusteella. Puuilo puolestaan maksoi suuremman pinta-alansa vuoksi osan myös tästä ylimääräisestä kulutuksesta. Kinnunen jatkaa:
Kun vertasimme näiden kahden kiinteistön kustannuksia vastaaviin Puuilon liiketiloihin, vaikutus osoittautui merkittäväksi: viimeisen kymmenen vuoden aikana olemme maksaneet näissä kohteissa huomattavan summan ylimääräistä lämmityskulua.
Ilman näkyvyyttä todelliseen energiankulutukseen tämä olisi voinut jäädä kokonaan huomaamatta.
Tapaus osoitti konkreettisesti, kuinka vaikeaa kustannusten oikeudenmukaisuutta on arvioida ilman näkyvyyttä todelliseen kulutukseen. Kun kiinteistöjä on kymmeniä ja samassa kohteessa toimii useita vuokralaisia, poikkeamat ja virheelliset kustannustenjaot voivat jäädä helposti pimentoon.
Puuilolla on ollut myös muita vastaavia havaintoja. Monen käyttäjän kiinteistöissä erityisen kiinnostavaa on se, vastaako laskutus todellista energiankulutusta. EG EnerKeyn avulla Puuilo pystyy nyt vertaamaan kulutusta systemaattisesti ja varmistua siitä, että laskutus perustuu todelliseen käyttöön.
EG MainManager yllätti positiivisesti sillä, mitä siinä ei ole: turhaa monimutkaisuutta. Muihin vastaaviin sähköisiin huoltokirjoihin verrattuna, järjestelmä tuntui heti suoraviivaiselta ja käytännönläheiseltä. Eri toimenpiteitä pystyy helposti itse määrittelemään, ilman että se vaatii jonkun kolmannen osapuolen konsultointia. Konfiguroitavuus mahdollistaa järjestelmän mukauttamisen Puuilon omiin käyttötarpeisiin ja arjen perustoiminnot, kuten palvelupyyntöjen tekeminen ja huoltotehtävien kuittaaminen, sujuvat tehokkaasti.
Järjestelmän käyttöönotto eteni Puuilon omien aikataulujen mukaisesti. Kun lähtötiedot oli koottu ja dataa kerätty riittävästi, varsinainen käynnistys sujui tehokkaasti ja hyödyt näkyivät nopeasti käytännön työssä, muun muassa asianmukaisina huoltopyyntöinä.
EG MainManager ja EG EnerKey ovat Puuilolla jo käytössä ja niiden hyödyntäminen laajenee vaiheittain uusien kaupunkien ja kohteiden mukaan. Näin järjestelmä saadaan osaksi arkea hallitusti ja samalla toimintamalleja voidaan kehittää käyttökokemusten perusteella.
Moni kiinteistönomistaja hyödyntää jo digitaalisia työkaluja ja seuraa dataa aktiivisesti — mutta kaikki eivät vielä tee niin, tai nykyinen järjestelmä ei enää vastaa kasvaneita tarpeita. Mikä sitten voi joissakin tapauksissa hidastaa siirtymää toimivampaan ratkaisuun, vaikka hyödyt olisivat selvät? Kinnusen mukaan kyse ei ole vain yksittäisten organisaatioiden kasvukivuista, vaan laajemmasta toimintatapojen muutoksesta: monessa organisaatiossa eletään yhä ”näin on aina tehty” -ajattelussa, ja uuden järjestelmän hankinta voi tuntua vaikealta perustella, jos sen konkreettisia hyötyjä ei osata arvioida etukäteen.
Digitaalisessa järjestelmässä sama tieto on jatkuvasti ajan tasalla ja nähtävissä yhdellä silmäyksellä. Tarkastukset ja havainnot dokumentoituvat järjestelmään ja tieto on helposti kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla.
Omassa organisaatiossaan Kinnunen perusteli järjestelmähankintoja hyvin käytännönläheisesti:
Jos emme ottaisi moderneja digitaalisia työkaluja käyttöön, tarvitsisin kolme kaveria tähän töihin.
Juuri tässä Kinnunen näkee digitalisaation suurimman hyödyn: järjestelmä ei ole vain uusi työkalu olemassa olevaan tekemiseen, vaan sen avulla sama työ voidaan tehdä tehokkaammin, läpinäkyvämmin ja huomattavasti vähemmällä manuaalisella työllä.
EG EnerKeylle ei löytynyt kilpailijoiden joukosta ratkaisua, joka olisi vastannut Puuilon tarpeisiin yhtä kokonaisvaltaisesti. Ratkaisussa vakuuttivat erityisesti sen monipuoliset ominaisuudet, ja mahdollisuus hyödyntää energiadataa käytännön kiinteistöjohtamisen tukena.
EG MainManagerin valinnassa painoivat puolestaan helppokäyttöisyys, joustavuus ja mahdollisuus ylläpitää tietoja ilman raskaita prosesseja sekä saumaton yhteys energianhallintaan.
Integraatio EG MainManagerin ja EG EnerKeyn välillä tarjoaa Puuilolle kokonaisuuden, jossa kiinteistöjen ylläpito ja energiankulutus eivät elä erillisissä järjestelmissä. Kinnusen mukaan tämä oli merkittävä etu verrattuna muihin järjestelmiin. Kun kiinteistö- ja energianhallinnan data jakaa saman tietopohjan, tietoa ei tarvitse siirtää manuaalisesti järjestelmästä toiseen. Sen sijaan samaa dataa voidaan hyödyntää suoraan kiinteistöjen päivittäisessä hallinnassa ja päätöksenteossa.
Puuilon kasvu jatkuu vahvana. Tavoitteena on avata Suomessa 7–10 uutta myymälää vuodessa ja samalla kasvattaa systemaattisesti läsnäoloa Ruotsissa. Kinnunen kiteyttää Puuilon menestyksen ytimekkäästi:
Asiakkaat kokevat, että meiltä saa edullisesti tavaraa ja Puuilon valikoimasta löytyy vähän jokaiselle jotain.
Kasvun jatkuessa myös kiinteistöjen hallinnan on pysyttävä vauhdissa mukana. EG:n ratkaisut tarjoavat tähän yhdenmukaisen tavan hallita kasvavaa kokonaisuutta – Suomessa ja tulevaisuudessa yhä vahvemmin myös Ruotsissa.
Kuvalähde: Puuilon kuvapankki
Puuilon tarina on esimerkki EG PropCore -ekosysteemistä käytännössä
EG MainManager ja EG EnerKey ovat osa EG PropCorea — kaksi toisiinsa integroitua kiinteistö- ja energiaratkaisua, jotka jakavat saman tietopohjan. Kun energia- ja kiinteistödata keskustelevat samassa järjestelmässä, poikkeamat eivät jää vain havainnoiksi — ne muuttuvat suoraan toimenpiteiksi. Kiinteistötoiminta tulee läpinäkyvämmäksi ja kustannustehokkaammaksi.
Mietitkö, vastaako laskutuksenne todellista kulutusta vai onko kiinteistötietonne hajallaan eri järjestelmissä? Varaa lyhyt, maksuton keskustelu tilanteestanne.