Hämeenlinnan kaupungin tilapalvelut vastaa yli 350 kiinteistön hallinnasta – toimitiloista aina vuokrakohteisiin saakka. Näin laaja kiinteistökanta edellyttää, että tiedot ovat aina luotettavasti saatavilla ja helposti hallittavissa.
Aiempi järjestelmä ei kuitenkaan enää vastannut tarpeisiin. Tiedot olivat hajallaan, päivitysten tekeminen vei aikaa ja integraatioita muihin järjestelmiin puuttui. Samalla tarve entistä joustavampaan vuokrasopimusten hallintaan sekä luotettavaan raportointiin kasvoi.
Yksi järjestelmä kokoaa kaiken yhteen
Vuoden 2025 alussa tilapalvelut siirtyivät käyttämään EG Optimazea – yhtä järjestelmää, johon kaikki kiinteistö- ja tilatiedot voidaan koota ja pitää ajan tasalla.
Käyttöönottoon sisältyi muun muassa:
ajantasainen kiinteistörekisteri ja pohjakuvat
integraatiot huoltokirja- ja kirjanpitojärjestelmiin
sisäinen ja ulkoinen vuokraus yhdessä järjestelmässä
raportointi eri käyttäjäryhmille – strategisesta johtamisesta virallisiin tietopyyntöihin
Optimazessa voimme pitää kiinteistötiedon yllä meidän tarpeidemme mukaisesti. Olemme lisänneet esimerkiksi Salkku-kentän kiinteistöstrategian mukaiseen ryhmittelyyn ja Vartiointi-kentän, jonka kautta palvelukokonaisuudet löytyvät kohteittain.
Selkeä hyöty arjessa ja päätöksenteossa
Kiinteistötiedot pysyvät ajan tasalla, vaikka omistuksessa tapahtuu muutoksia.
Pohjakuvat tukevat palveluverkkosuunnittelua, sisäistä laskutusta ja yhteiskäyttötilojen määrittelyä.
Vuokrasopimusten hallinta helpottuu sähköisen allekirjoituksen, erillislaskutuksen ja dokumenttipankin avulla.
Raportointi tarjoaa päättäjille tietoa kustannusten hallintaan ja strategiseen suunnitteluun.
Katse kohti seuraavia kehitysaskelia
Hämeenlinna on siirtynyt hajanaisesta tiedonhallinnasta keskitettyyn ja ajantasaiseen järjestelmään. Optimaze tuo läpinäkyvyyttä, tehostaa prosesseja ja tukee koko kaupungin kiinteistöstrategiaa.
Seuraavaksi haluamme hyödyntää Optimazea yhä laajemmin – esimerkiksi siivouksen kilpailutuksessa, pelastussuunnitelmien liittämisessä pohjakuviin ja jätehuollon seurannassa.
