Kuvittele kolme kampusta, yli 30 rakennusta ja yli 6300 tilaa. Joka päivä tuhannet opiskelijat ja työntekijät etsivät vapaita luokkia ja työpisteitä, ja henkilöstö tarvitsee ajantasaista tietoa opetuksen ja tutkimuksen tueksi. Jos tiladata ei ole oikein tai se on hajallaan, kaaos on taattu. Jyväskylän yliopisto päätti ratkaista tämän haasteen EG Optimazen avulla.
Tilatieto elää koko ajan
Yliopistolla on jatkuva tarve hallita ja jakaa tilatietoa moniin eri käyttötarkoituksiin:
opetustilojen varaaminen
työpisteiden joustava käyttö henkilökunnalle
huoneiden varaaminen opiskelijoille ja henkilökunnalle
opiskelijoiden ja henkilöstön sijaintitiedot
tilojen löytäminen kampuksella
Koska tilat muuttuvat koko ajan, eri järjestelmien tiedot uhkasivat jäädä epäyhtenäisiksi ja vanhentuneiksi. Ratkaisu tarvittiin, jotta tieto olisi aina luotettavaa ja näkyvää kaikille käyttäjille.
EG Optimaze osaksi arkea
Jyväskylän yliopisto on käyttänyt Optimazea jo vuodesta 2003. Viime vuosina sen roolia laajennettiin ja tiladata vietiin osaksi arjen palveluja. Mikropalveluarkkitehtuuri mahdollisti sen, että:
Optimazesta ladataan tilatiedot ja pohjakuvat viikoittain omaan tietokantaan
muut sovellukset hyödyntävät tietoa keskitetysti ja toimintavarmasti
data viedään automaattisesti kampuksen käyttäjien sovelluksiin
Tärkein muutos näkyy kampuksen käyttäjille: Optimazen data on integroitu MyJYU-mobiilisovellukseen ja Navi-karttapalveluun. Opiskelijat ja henkilökunta voivat kartalta hakea vapaan tilan, etsiä työhuoneen sijainnin ja varata huoneen – kaikki Optimazen ajantasaisen datan avulla.
Optimazen ansiosta tieto tiloista ei jää piiloon järjestelmiin, vaan opiskelijat ja henkilökunta näkevät sen suoraan MyJYU-mobiilisovelluksesta. Se helpottaa tilojen löytämistä ja säästää aikaa.
Konkreettista hyötyä tuhansille käyttäjille
Ajantasaisuus: tiedot päivittyvät automaattisesti, mikä vähentää virheitä ja turhaa manuaalityötä.
Käyttäjien arjen helpottuminen: MyJYU-sovelluksessa karttapalvelu on yksi käytetyimmistä toiminnoista – tärkeämpi kuin moni muu yliopiston palvelu.
Nopeus ja helppous: vapaan tilan löytäminen vie sekunteja, ei minuutteja.
Joustavuus: mikropalveluarkkitehtuuri mahdollistaa uusien integraatioiden liittämisen ilman raskaita kehitysprojekteja.
Kohti älykkäämpää kampusta
Jyväskylän yliopisto ei aio pysähtyä tähän. Seuraavat mahdolliset kehityspolut voivat olla:
kampuskartan ja tilakarttojen yhdistäminen
tilojen varaamisen tekeminen vieläkin vaivattomammaksi
uusien teknologioiden, kuten sensoriteknologian ja sisätilapaikannuksen, mahdollinen hyödyntäminen tilankäytön optimoinnissa
Jyväskylän yliopisto on muuttanut tiladatan näkymättömästä resurssista arjen työkaluksi. Optimaze tarjoaa perustan, jonka päälle rakennetaan älykäs ja käyttäjälähtöinen kampus.
