Rakennushankkeiden menestymiseen vaikuttavien muuttujien määrä on loputon, mikä tekee talouden hallinnasta ja hankesuunnittelusta jatkuvaa jongleeraamista. Valitettavan usein karu totuus hankkeiden kannattavuudesta selviää talousjohdolle vasta tilinpäätöksestä, mikä luo omat mausteensa taloudelliselle päätöksenteolle. Kysyimme EG Jydacomin tuotepäälliköltä Hanna Harralta miksi hankkeiden talouden hallinta pettää, mitä seurauksia sillä on arjessa ja millä keinoilla talousjohto voi varmistaa, että taloudellinen tasapaino säilyy vaihtelevista olosuhteista huolimatta.
Mitkä asiat sotkevat rakennusliikkeiden taloutta eniten?
Tuotepäällikkö Hanna Harra: "Usein se ei ole mikään yksittäinen iso virhe, vaan pienten viiveiden ja epäselvyyksien kertyminen sekä tilanteisiin reagoidaan väärällä hetkellä tai virheellisen datan pohjalta. Esimerkiksi tilauksia tehdään ilman ajankohtaista tietoa budjettitilanteesta, tai aliurakoitsijan laskut saapuvat kuukausia työn jälkeen. Nämä pienet mutta toistuvat tapahtumat kasaantuvat ja vaikeuttavat kokonaisuuden hallintaa.
Tilinpäätöksen plus- tai miinusmerkkisyys on seurausta sadoista pienistä valinnoista ja mikäli päättyneen hankkeen kannattavuus selviää vasta kirjanpidosta, mikä on alalla valitettavan yleistä, ollaan taloudellisessa ohjaamisessa auttamatta myöhässä."
Miksi rakennusalalla on niin vaikea pysyä kartalla kassan tilasta hankkeiden aikana? Eikö Excel riitä useimmille työmaille?
HH: "Tietoa kyllä syntyy, mutta se on hajallaan työmailla, toimistolla ja kumppanien järjestelmissä. Kun tieto ei liiku reaaliaikaisesti, päätöksiä joudutaan tekemään vanhentuneen tai puutteellisen tiedon varassa ja luotettavien ennusteiden muodostaminen on tämän vuoksi haastavaa.
Excel on loistava työkalu, mutta ei riitä silloin kun hankkeiden koko kasvaa tai mukana on useita sidosryhmiä. Työmaiden arki muuttuu nopeasti, ja manuaalinen päivitystyö ei pysy perässä. Lisäksi virhealttius kasvaa, eikä Excelistä saa helposti jaettua reaaliaikaista tilannekuvaa kaikille päätöksentekijöille."
Miten laadukas ennustaminen vaikuttaa rakennusyhtiön arkeen?
HH: "Se mahdollistaa ennakoivat päätökset reaktiivisten sijaan. Uusia investointipäätöksiä voidaan tehdä varmemmin ja hankkeiden aloittaminen helpottuu kun päätöksentekoa tukeva data on kunnossa. Ennustaminen tuo myös varmuutta kassanhallintaan, mikä helpottaa rahoitussuunnittelua ja tukee liiketoiminnan hallittua kasvua."
Miten liiketoiminnan taloudellinen ohjaaminen muuttuu, kun työmaapäälliköt, hankinta ja talousjohto saavat reaaliaikaisen ja tarkkaan eritellyn näkymän tuloihin ja menoihin?
HH: "Yhteistyö paranee merkittävästi. Kun kaikki katsovat samaa tilannekuvaa, voidaan tehdä parempia päätöksiä nopeammin. Ei tarvitse arvailla tai odottaa raportteja, vaan esimerkiksi muutosten juurisyihin päästään kiinni heti. Tämä lisää luottamusta ja vähentää taloudellisia yllätyksiä hankkeiden aikana. EG Jydacomilla jokaisella on roolinsa mukainen näkymä projektien tilanteeseen, minkä ansiosta taloudellisia päätöksiä ja korjausliikkeitä pystytään tekemään ajoissa."
Mikä olisi mielestäsi tärkeintä, mitä suuren rakennushankkeen pääurakoitsijan tulisi ottaa huomioon liiketoiminnan taloudellisessa johtamisessa?
HH: "Mieti, onko yrityksellänne taloudellinen reagointikyky kunnossa ja jos ei ole, niin mistä se johtuu? Panosta tiedonkeruun ja päätöksenteon yhdistämiseen. Kun tieto kulkee saumattomasti työmaalta johdolle ja takaisin kassavirtaa voidaan johtaa proaktiivisesti, eikä pelkästään seurata peräpeilistä."
Jos antaisit yhden neuvon kasvavalle rakennusliikkeelle, joka haluaa parantaa kassavirran hallintaa ja hankkeiden ennustettavuutta, mikä se olisi?
HH: "Rakenna talouden seuranta skaalautuvaksi heti alusta alkaen. Kasvuvaiheessa on helppo ajautua tilanteeseen, jossa järjestelmät ja toimintatavat eivät pysy mukana. Kun kassanhallinta on läpinäkyvää ja ennustettavaa jo varhaisessa vaiheessa, kasvu on terveempää ja riskit hallittavampia."
