Pohjoismaiset toimistot toimivat noin kolmasosalla kapasiteetistaan. Jopa kiireisimpinä päivinä käyttöastehuippu jää alle 50 %.
Nordic Workplace Utilization Report paljastaa hybridityön taustalla olevat kuviot: mitkä päivät ovat huippupäiviä, missä energiaa menee hukkaan ja mitä data kertoo oletusten ja todellisuuden välisestä aukosta.
Raportti perustuu koko vuoden sensoridataan sadoista pohjoismaisista työpaikoista.
Tuttu kaava useimmissa toimistoissa.
Kokous on sovittu kello 10 neuvotteluhuoneeseen 4B. Kalenteri blokkaa ajan ja huone näkyy varattuna. Samaan aikaan viiden hengen tiimi kiertää kerrosta etsimässä kokoushuonetta, eikä vapaata tilaa löydy. Paitsi että löytyy. Huone 4B onkin tyhjä. Kokous peruttiin, siirrettiin verkkoon tai jäi yksinkertaisesti pitämättä. Varaus jäi kuitenkin voimaan.
Tätä ilmiötä kutsutaan no-show:ksi, ja se on yksi yleisimmistä, näkymättömimmistä ja helpoimmin korjattavista olevista ongelmista hybriditoimiston hallinnassa.
Useimmat organisaatiot hallinnoivat neuvotteluhuoneitaan ja yhä useammin myös työpisteitään varausjärjestelmillä: Outlook-kalentereilla, huonevaraustyökaluilla ja työpistevaraussovelluksilla. Nämä järjestelmät tekevät hyvin sen, mihin ne on suunniteltu eli antavat ihmisten varata resurssin etukäteen. Niitä ei kuitenkaan koskaan suunniteltu kertomaan, käytettiinkö resurssia oikeasti.
Tätä eroa varatun ja todellisen tilanteen välillä, kutsumme tuoreessa raportissamme Nordic Workplace Utilization Report nimellä "Truth Gap". Se tarkoittaa sitä eroa sen välillä, mitä esimerkiksi kalenterisi kertoo tapahtuvan, ja sen, mitä eri tiloissa oikeasti tapahtuu.
Useimmat työympäristövastaavat eivät syystäkään aina oivalla, kuinka suuri tämä kuilu todellisuudessa on. Monissa organisaatioissa varausdata antaa toimistosta kiireisemmän kuvan kuin mitä se oikeasti on. Koko päivän täyteen varatulta näyttävä neuvotteluhuone saattaa seistä tyhjillään kolmanneksen ajasta tai enemmänkin. Järjestelmässä varatuksi merkityllä työpisteellä ei välttämättä istu koko päivänä kukaan. Varaus luo illuusion kysynnästä vaikka todellisuus on toinen.
No-show-hukka ei ole pelkkä tyhjä huone. Se käynnistää ketjureaktion, jonka seuraukset leviävät huomaamatta koko rakennukseen.
Ensimmäinen ongelma on keinotekoinen tilanpuute. Kun huoneet ja työpisteet näkyvät varattuina vaikkei niissä ole ketään, tilaa oikeasti tarvitsevat eivät löydä sitä. Järjestelmä väittää toimiston olevan täynnä. Todellisuudessa käytävillä kävellään tyhjien huoneiden ohi. Tämä ristiriita nakertaa luottamusta järjestelmään ja turhauttaa juuri niitä ihmisiä, jotka halutaan takaisin toimistolle.
Toinen ongelma on palvelujen väärä mitoitus. Siivous, catering ja ilmastointi skaalataan usein varausdatan perusteella, ei todellisen läsnäolon mukaan. Jos varausdatan mukaan kahdeksaa huonetta käytettiin päivän aikana, kahdeksan huonetta siivotaan illalla, vaikka ihmisiä oli vain viidessä. Kerros kerrokselta, rakennus rakennukselta ja viikko viikolta tämä hukka kertautuu.
Kolmas ongelma on päätöksenteon vääristyminen. Kun työympäristöstä vastaavat tiimit perustavat strategiset päätöksensä varausdataan, he nojaavat lukuihin jotka liioittelevat kysyntää. Montako neuvotteluhuonetta tarvitaan? Mitä tiloja kannattaa laajentaa, mitä supistaa? Panostetaanko yhteistyötiloihin? Jos lähtötiedot eivät vastaa todellisuutta, eivät vastaa päätöksetkään. Lopputuloksena syntyy tiloja, jotka on suunniteltu toimistoa varten jota ei ole olemassa.
No-show-hukka ei rajoitu neuvotteluhuoneisiin vaan näkyy myös jaetuissa työpisteissä, tosin hienovaraisemmin. Joku varaa työpisteen aamulla, tulee paikalle, jättää takin ja vesipullon pöydälle ja viettää loppupäivän kokouksissa muualla. Sensori ei havaitse ketään. Varausjärjestelmä näyttää "varattu". Piste on tyhjä mutta ei kenenkään käytettävissä. Aalto-yliopiston tuore tutkimus kutsuu tätä ilmiötä passiiviseksi läsnäoloksi.
Kyse ei ole pikkuasiasta. Tutkimuksen mukaan passiivinen läsnäolo kattoi noin 34 prosenttia havainnoiduista tapahtumista. Käytännössä joka kolmas "varattu" työpiste oli sellainen, jossa kukaan ei oikeasti työskennellyt. Jos tätä ei mitata, tilatarve arvioidaan liian suureksi ja säästömahdollisuudet jäävät piiloon.
Varausjärjestelmistä ei pidä luopua. Niitä tarvitaan, jotta ihmiset voivat suunnitella päiväänsä ja tiimit koordinoida yhteistä tekemistä. Olennaista on lakata käsittelemästä varausdataa luotettavana kuvana siitä, mitä oikeasti tapahtui.
Sensoripohjainen läsnäolodata, joka mittaa todellista tilankäyttöä reaaliajassa, sulkee Truth Gapin. Kun varausdata ja sensoridata yhdistetään, selviää tarkalleen missä no-show-tapauksia esiintyy, kuinka usein ja missä tiloissa. Sen jälkeen voidaan toimia.
Huoneet joissa no-show-aste on jatkuvasti korkea voidaan siirtää automaattivapautukseen: jos kukaan ei kirjaudu sisään 10 tai 15 minuutissa, varaus vapautuu. Työpisteet joissa todellinen käyttö jää toistuvasti vähäiseksi korkeista varausmääristä huolimatta kertovat jostain syvemmästä: ehkä sijainti on huono, pohjaratkaisu ei toimi tai clean desk -käytäntöä täytyy päivittää. Siivous, ilmastointi ja catering voidaan mitoittaa sen mukaan mitä oikeasti käytettiin, ei sen mukaan mitä varattiin. Niin kustannukset laskevat ilman, että palvelun taso kärsii.
No-show-hukan turhauttavin piirre on, että se ei näy perinteisessä raportoinnissa juuri lainkaan. Varausjärjestelmä näyttää hyvää huonekohtaista käyttöastetta. Työpistevarausdata viittaa vahvaan kysyntään. Raportit talousjohtajalle näyttävät olevan kunnossa. Mutta todellisuus on toinen. Sen kertovat energialaskut, siivouslaskut ja ne työntekijät, jotka eivät löydä vapaata huonetta vaikka kalenteri väittää muuta.
Meidän tuore Nordic Workplace Utilization -raportti nostaa tämän esiin yhtenä modernin tilahallinnan tärkeimmistä kysymyksistä: kuinka totuudenmukaisesti järjestelmät kuvaavat todellista käyttöä? Pelkkä tieto siitä paljonko tilaa käytetään ei riitä. Organisaatiot jotka onnistuvat pienentämään tai jopa poistamaan "Truth Gapin", eivät pelkästään säästä rahaa, vaan palauttavat luottamuksen niihin työkaluihin ja siihen dataan joiden varaan tilapäätökset rakennetaan.
No-show-hukka on hiljainen vero, jonka maksaa jokainen hybriditoimisto joka ohjaa toimintaansa varausten eikä todellisen käyttödatan perusteella. Hyvä uutinen on, että se on yksi nopeimmin korjattavista olevista ongelmista, kunhan sen ensin näkee.
Tämä artikkeli perustuu havaintoihin Nordic Workplace Utilization Report (koko vuoden data). Pohjoismaisia vertailuarvoja ja läsnäolopohjaisia mittareita käsittelevää syvällisempää tarkastelua varten,
Pohjoismaiset toimistot toimivat noin kolmasosalla kapasiteetistaan. Jopa kiireisimpinä päivinä käyttöastehuippu jää alle 50 %.
Nordic Workplace Utilization Report paljastaa hybridityön taustalla olevat kuviot: mitkä päivät ovat huippupäiviä, missä energiaa menee hukkaan ja mitä data kertoo oletusten ja todellisuuden välisestä aukosta.
Raportti perustuu koko vuoden sensoridataan sadoista pohjoismaisista työpaikoista.
