Puuilos eiendomsdata avslørte en skjult forbruksforskjell

Puuilo vokser raskt i Finland og åpner snart dørene også i Sverige. Når det åpnes 7–10 nye butikker i året, kan vedlikehold av eiendommer og energiforbruk ikke lenger styres via e-post og spredte mapper eller systemer. EG MainManager og EG EnerKey innførte en ny arbeidsmåte og avdekket underveis noen overraskende besparelser.

Fra snekkerverksted til børsnotert selskap

Puuilo, som startet i 1982 som et snekkerverksted i Puolanka, er i dag en av Finlands raskest voksende lavpriskjeder. Antall butikker har allerede nådd 60 og har mer enn doblet seg på fem år. I det siste regnskapsåret var omsetningen 442,3 millioner euro, en økning på 15,4 % sammenlignet med året før. Målet er å øke antall butikker til 90 i Finland innen 2030, og samtidig ekspandere til det svenske markedet. Bak veksten ligger det, ifølge Puuilos eiendomssjef Juhani Kinnunen, en enkel forklaring: kundene trenger oss.

Den høye veksttakten betyr også dusinvis av eiendommer der vedlikehold, drift og energiforbruk må kunne håndteres enhetlig, enten det dreier seg om den tredje butikken i Jyväskylä eller en helt ny åpning et sted i Finland eller Norden for øvrig.

Fra spredt informasjon til én samlet helhet

Før samarbeidet med EG var informasjonen om Puuilos eiendommer spredt rundt i hele organisasjonen. Vedlikeholdsavtaler, tjenestebeskrivelser og annen viktig dokumentasjon lå i e-poster, mapper, og til dels bare i hodet på nøkkelpersoner. Det fantes ikke noe samlet, enhetlig bilde av eiendommenes status.

Også oppfølgingen av energiforbruket var begrenset. Forbruket ble i praksis bare fulgt opp gjennom fakturaer på et overordnet nivå, noe som gjorde det vanskelig å oppdage avvik og forbedre energieffektiviteten. For å håndtere den voksende eiendomsmassen var det behov for en samlet løsning som kunne knytte sammen data om eiendom, vedlikehold og energiforbruk, og gjøre den reelt anvendelig.

Kinnunen forteller at det å samle inn grunnlagsdata til det nye systemet var et eget prosjekt i seg selv. Gjennom årene hadde avtaler og dokumentasjon knyttet til eiendommene samlet seg opp flere forskjellige steder, så det krevde tid og grundighet å sette helheten sammen. Nå er grunnarbeidet gjort, og det går ikke lenger tid til å lete etter og samle informasjon.

Når alt endelig er samlet på ett sted, kan vi fokusere på hvordan vi kan bruke dataene fra systemet til å videreutvikle eiendomsforvaltningen.

Betaler vi bare for det vi faktisk bruker?

Svaret kom da forbrukstallene ble synlige i EG EnerKey: i to eiendommer ble det oppdaget et avvik som ikke tidligere var lagt merke til.

Det dreide seg om to ulike eiendommer der det, i tillegg til Puuilo, holder til andre leietakere. Varmeforbruket i disse eiendommene var uvanlig høyt, og energikostnadene var opptil tre ganger så høye som i tilsvarende Puuilo-lokaler av samme størrelse. Kinnunen forteller:

Da vi fikk forbrukstallene fra EG EnerKey synlige, begynte vi å undersøke årsaken til avviket nærmere. Det viste seg at en annen leietaker i eiendommen hadde et betydelig forbruk i forhold til arealet sitt, på grunn av en teknisk mangel.

Det som gjorde saken ekstra interessant, var imidlertid hvordan energikostnadene ble fordelt. Kostnadene var ikke basert på de ulike aktørenes faktiske energiforbruk, men ble i stedet fordelt etter kvadratmeter. I praksis betydde dette at selv om leietakeren i de mindre lokalene forbrukte mye energi i forhold til sin størrelse, ble andelen av kostnadene i hovedsak bestemt ut fra arealet. Puuilo betalte dermed, på grunn av sitt større areal, også en del av dette ekstra forbruket. Kinnunen fortsetter:

Da vi sammenlignet kostnadene for disse to eiendommene med tilsvarende Puuilo-lokaler, viste det seg at effekten var betydelig: i løpet av de siste ti årene har vi i disse eiendommene betalt en betydelig sum i unødvendige oppvarmingskostnader. Uten innsyn i det faktiske energiforbruket kunne en slik kostnadsfordeling fort ha gått helt ubemerket.

Saken viste konkret hvor vanskelig det er å vurdere om kostnadsfordelingen er rettferdig, uten innsyn i det faktiske forbruket. Når man har dusinvis av eiendommer og flere leietakere i samme bygg, kan avvik og feilaktige kostnadsfordelinger lett gå ubemerket hen.

Puuilo har gjort lignende observasjoner også andre steder. Ved hjelp av EG EnerKey kan Puuilo nå sammenligne forbruket systematisk og forsikre seg om at faktureringen er basert på faktisk bruk.

En løsning uten unødvendig krøll

EG MainManager overrasket positivt nettopp med det som ikke er der: unødvendig kompleksitet. Sammenlignet med andre elektroniske vedlikeholdsbøker føltes systemet med en gang rett frem og praktisk. Ulike tiltak kan enkelt defineres selv, uten at det krever konsulentbistand utenfra. Konfigurerbarheten gjør det mulig å tilpasse systemet til Puuilos egne behov, og daglige grunnoppgaver, som å opprette serviceforespørsler og kvittere ut vedlikeholdsarbeid, går smidig og effektivt.

Innføringen av systemet fulgte Puuilos egen tidsplan. Da grunnlagsdataene var samlet inn og det var hentet inn nok data, gikk selve oppstarten effektivt, og gevinstene viste seg raskt i det daglige arbeidet, blant annet i form av relevante serviceforespørsler.

EG MainManager og EG EnerKey er allerede i bruk hos Puuilo, og bruken utvides gradvis etter hvert som nye byer og eiendommer kommer til. På den måten blir systemet en kontrollert del av hverdagen, samtidig som arbeidsmåtene kan videreutvikles basert på erfaringene som gjøres.

Eiendomsbransjen i endring

Mange eiendomseiere bruker allerede digitale verktøy og følger aktivt med på dataene sine — men langt fra alle har kommet dit ennå, eller så har ikke dagens system klart å henge med i takt med økt vekst. Hva er det da som i noen tilfeller gjør det vanskelig å gå over til en bedre løsning, selv om fordelene er tydelige? Ifølge Kinnunen handler det ikke bare om voksesmerter hos enkeltorganisasjoner, men om en bredere endring i hvordan bransjen jobber: mange sitter fortsatt fast i "sånn har vi alltid gjort det"-tankegangen, og det kan være vanskelig å forsvare et nytt systeminnkjøp hvis man ikke klarer å se den konkrete nytteverdien på forhånd.

I et digitalt system er den samme informasjonen hele tiden oppdatert og synlig med ett blikk. Kontroller og observasjoner blir dokumentert i systemet, og informasjonen er lett tilgjengelig for alle som trenger den. I sin egen organisasjon begrunnet Kinnunen systeminnkjøpene på en svært praktisk måte:

Hvis vi ikke hadde tatt i bruk moderne digitale verktøy, ville jeg trengt tre kolleger til for å få gjort denne jobben.

Nettopp her ser Kinnunen den største gevinsten ved digitaliseringen: systemet er ikke bare et nytt verktøy for eksisterende oppgaver, men gjør det mulig å utføre det samme arbeidet mer effektivt, mer transparent og med betydelig mindre manuelt arbeid.

Hvorfor nettopp EG?

For EG EnerKey fantes det ingen løsning blant konkurrentene som dekket Puuilos behov like helhetlig. Det som overbeviste spesielt ved løsningen, var de mangfoldige funksjonene og muligheten til å bruke energidata som støtte i den praktiske eiendomsforvaltningen.

I valget av EG MainManager var det brukervennlighet, fleksibilitet og muligheten til å vedlikeholde informasjon uten tunge prosesser, samt den sømløse koblingen til energistyringen, som veide tyngst.

Integrasjonen mellom EG MainManager og EG EnerKey ga Puuilo en helhet der eiendomsvedlikehold og energiforbruk ikke lever i separate systemer. Ifølge Kinnunen var dette en betydelig fordel sammenlignet med andre systemer. Når data for eiendomsvedlikehold og energistyring deler samme datagrunnlag, trenger ikke informasjonen å flyttes manuelt mellom systemer. I stedet kan den samme dataen brukes direkte i den daglige forvaltningen og beslutningstakingen knyttet til eiendommene.

Veksten fortsetter også over landegrensene

Puuilos vekst fortsetter sterkt. Målet er å åpne 7–10 nye butikker i året i Finland, og samtidig systematisk øke tilstedeværelsen i Sverige. Kinnunen oppsummerer Puuilos suksess kort og konsist:

Kundene opplever at de får varer til en god pris hos oss, og at det finnes litt for enhver i Puuilos utvalg.

Når veksten fortsetter, må også eiendomsforvaltningen henge med i tempoet. EGs løsninger gir en enhetlig måte å håndtere en voksende helhet på — i Finland, og fremover i stadig større grad også i Sverige.

Bildekilde: Puuilos bildebank

Relaterte produkter