Pari vuotta sitten WSP Tanska teki resurssisuunnittelua taulukkolaskentaohjelmilla ja erilaisilla Excel-tiedostoilla, joissa henkilöstö päivitti omat työaikansa. Tärkeää, mutta tuolloin puuttuvaa, oli kokonaiskuva ihmisten ja projektien välisestä suhteesta. WSP Tanska huomasi, että Silverbucket voisi auttaa heitä täyttämään tämän tarpeen.
Globaali rakennesuunnittelun yritys WSP kehittää luovia, kattavia ja kestäviä insinööriratkaisuja. WSP Tanska työskentelee kaikenlaisissa projekteissa kolmessa liiketoimintayksikössään. Lasse Wilms, WSP Tanskan BIM- ja ICT-päällikkö, kertoo WSP Tanskan resurssienhallinnasta EG Silverbucketin avulla.
EG Silverbucketin käyttöönoton tavoitteena oli yksinkertaisesti parantaa resurssien suunnittelua ja nostaa käyttöastetta.
Yleisesti tavoitteena oli helpottaa viikoittaista työmäärää taulukkolaskennassa ja saada asiat samaan tietokantaan suhteisiin. "Halusimme myös löytää ratkaisun, joka ei tekisi liikaa", sanoo Lasse ja jatkaa: "Emme tarvinneet yksityiskohtaista dataa, ja olen todella tyytyväinen, että EG Silverbucket on pitänyt sen näin yksinkertaisena".
Lasse mainitsee, että EG Silverbucketin paras hyöty on se linkki projektien ja ihmisten välillä. On todella tärkeää saada tämä tieto näkyville, jotta voidaan tehdä tarkempaa resurssisuunnittelua ja suunnitella paremmin tulevaisuutta varten, koska se pitää liiketoiminnan liikkeellä, hän sanoo.WSP Tanska aloitti EG Silverbucketin käytön aluksi yhdessä kolmesta liiketoimintayksiköstään; kiinteistöt ja rakennukset, itsenäisenä ohjelmistona pelkästään resurssisuunnitteluun, mutta sillä mielessä, että he myöhemmin yhdistäisivät sen Vismaan, kertoo Lasse Wilms. Karkeasti noin vuoden kuluttua, kun ERP-integraatio oli käynnissä ja kaikki toimi ensimmäisessä liiketoimintayksikössä, WSP Tanska alkoi käyttää EG Silverbucketia laajasti koko organisaatiossa resurssienhallintaan.
Lasse Wilms, joka on johtanut EG Silverbucketin käyttöönottoa WSP Tanskassa, kertoo, että käytön aikana WSP on laajentanut EG Silverbucketin käyttötarkoituksia. Tuotantoprojektien resurssisuunnittelun lisäksi WSP Tanska tuo nyt tarjousprojekteja EG Silverbucketiin. Lasse selittää, että he ottavat tiedot EG Silverbucketista luodakseen käytännössä pehmeää backlog-dataa koko tarjousprosessille. Viimeisin päätös oli lisätä osaamiset EG Silverbucketiin. Lassen mukaan suunnitelmana on, että pystytään hakemaan ja näkemään, onko WSP:n resursseilla tiettyä osaamista.
WSP Tanska on luonut prosessin, jossa pääasiassa projektipäälliköt voivat lisätä ja muokata projektien resurssijakautumia. Aiemmin, taulukkolaskenta-aikana, jokainen lisäsi omat allokointinsa. Uuteen työskentelytapaan omaksuminen ei tietenkään aina ole helppoa. Projektinhallinnan näkökulmasta Lasse ajattelee, että tämä on oikea suunta, koska projektipäälliköiden tulisi hallita projektejaan ja kantaa taloudellinen vastuu. "Tämä asettaa hieman enemmän painetta projektipäälliköille ja lisää vastuuta heidän projektien valvonnassa.
Projektin kokonaiskuva auttaa myös projektipäälliköitä näkemään, pitäisikö resurssisuunnittelua tehdä paremmin", muotoilee Lasse. Lasse korostaa, että EG Silverbucketia ei otettu käyttöön korvaamaan viestintää. Sen sijaan EG Silverbucket on työkalu, joka auttaa ihmisiä kommunikoimaan paremmin kun he haluavat samoja ihmisiä projekteihinsa. Mahdolliset resurssienhallinnan haasteet WSP Tanskassa käsitellään viikoittaisissa resurssikokouksissa käyttäen EG Silverbucket-ratkaisua apuna.Käytämme EG Silverbucketin dataa kaikilla organisaatiotasoilla ylimmästä johdosta alaspäin.
EG Silverbucketia eivät käytä vain projektipäälliköt WSP Tanskassa. Myös ylin johto hyötyy EG Silverbucketista. Erityisesti tarjousprojektien osalta tarkoituksena on, että pääkonttoreiden ylimmässä johdossa Ruotsissa ja Kanadassa on selkeä kokonaiskuva resurssitilanteesta.Lasse Wilms, WSP Tanskan BIM- ja ICT-päällikköTämä resurssitieto EG Silverbucketista integroidaan PowerBI:hin ja sitä hyödynnetään ennustamiseen ja raportointiin.
on intuitiivinen ja todella helppo käyttää, ja se vie vain minuutteja saada ihmiset aloittamaan sen käyttö ja ymmärtämään, miten se toimii
", hän kertoo. Toki ERP-integraatio tekee käytöstä ajoittain hieman monimutkaisempaa. Tärkein asia käyttöönotto vaiheessa on saada kaikki käyttämään ratkaisua. Lasse toteaa, että "jos dataa ei ole, järjestelmä ei oikeastaan auta." Lasse ajattelee, että projektipäälliköille on pienet mutta tärkeitä niksejä opittavana, kuten: "Kun katsot projektia, katsot projektin resurssisuunnittelua. Ja vain oikeaa nappia painamalla näet henkilön kumulatiiviset tunnit."EG Silverbucketin avulla Lasse Wilms kokee, että WSP Tanska on saavuttanut sen tietoisuuden
, jota he etsivät projekteista ja näkyvyyden pitkälle tulevaisuuteen. He pystyvät nyt näkemään suunnilleen kuukauden eteenpäin, onko projekteissa tulossa resurssienhallintaan liittyviä haasteita. Tätä näkymää ei ollut aiemmin saatavilla. WSP Tanskan käyttöaste on todellakin noussut. Mutta tietenkin on erittäin vaikeaa mitata, onko käyttöastetta nostanut pelkästään EG Silverbucket. Todennäköisesti se on monen asian yhdistelmä.Kun alamme laittaa myös kaikki tarjoukset EG Silverbucketiin, se antaa työntekijöillemme entistä paremman kuvan tulevasta, koska he näkevät myös mitä tarjousprojekteissa on pipeline:ssa", Lasse selittää ja lisää, että tämä näkymä on suuri etu, joka antaa turvan tunteen. Hän jatkaa "usein isommissa organisaatioissa työntekijät eivät osallistu tarjousprojekteihinLasse Wilms, WSP Tanskan BIM- ja ICT-päällikkö
WSP Tanskan kiinteistö- ja rakennusyksikkö on ollut rohkaiseva esimerkki EG Silverbucketin resurssienhallinnan käytöstä ja hyödyllisyydestä sisäisesti. Muut osastot ovat katsoneet sitä ja todenneet, että se näyttää erittäin hyvältä, ja nyt he haluavat olla osa sitä, kertoo Lasse Wilms.
on keskeinen avainasia suunnitella resurssit oikein, jotta voi pyörittää tervettä liiketoimintaa ja pitää hyvän työympäristön". WSP haluaa tehdä muutoksen myös maailmanlaajuisesti ympäristöasioissa.
"Jos et pysty pyörittämään tervettä yritystä ja suunnittelemaan asioita oikein, et pysty tekemään suurta vaikutusta", päättää Lasse."
If you´re not able to run a healthy business and plan your things right, you won´t be able to do any big impact", closes Lasse.
