Monissa organisaatioissa käytetään edelleen Excel-malleja projektien resurssisuunnitteluun, mikä ei ole parhainta mahdollista keinoa, kun otetaan huomioon se vaiva ja työ, mitä erillisistä Excel-tiedostoista koostetun kokonaiskuvan saaminen vaatii. Excel on kuitenkin helppo vaihtoehto turvautua, kun organisaation ”virallinen resurssityökalu” antaa päänsäryn, turhauttaa ja koettelee hermoja. On ymmärrettävää, että oman resurssipohjan luominen on helppoa, jota voi muokata tarpeen mukaan ja alkaa tehdä resurssien allokointisuunnitelmia. Excelin tuttuus ja luotettavuus auttavat sinua resurssikapuloinnissa. Yksittäisen resurssipäällikön tai projektipäällikön näkökulmasta se toimii hyvin, mutta koko organisaation näkökulmasta asia ei ole niin yksinkertainen. Kuinka saada kokonaiskuva kaikista resurssijaoista? Resurssienhallinta Excel-taulukoilla jättää monia kysymyksiä avoimiksi ja synnyttää erilaisia tarpeita. Lisäksi kaikkien näiden taulukoiden koostaminen on kuin raskas treeni ilman asianmukaisia varusteita.
”Ei vastaa.” - Excel-taulukko
Miksi harkita resurssienhallinnan Excel-taulukoista luopumista? Tässä muutamia meidän ja asiakkaidemme kommentteja kolmesta eri näkökulmasta: tiedon levittäminen, ennustaminen ja työkalu.
Resurssienhallinta Excelillä
Resurssitiedon jakelu tapahtuu sähköpostilla, Google Sheetsillä ja kokouksissa.
Tulevien allokointisuunnitelmien tekeminen perustuu resurssienhallinnan Excelsovelluksiin, jotka joku on manuaalisesti koonnut yhteen.
Resurssienhallinnan Excel-taulukoita voi olla useita, ja niiden päivittäminen sekä hallinnointi voi olla hankalaa. Excel-taulukoiden sijainnista riippuen myös tiedostojen saatavuus voi ajoittain olla vaikeaa.
Resurssienhallinta Silverbucketilla
Ajantasainen tieto on aina saatavilla käyttäjille ilman viivettä.
Ennustaminen on helpompaa, kun järjestelmä näyttää kaikki allokointisuunnitelmat, jotka päivittyvät reaaliaikaisesti tietoja muokattaessa tai vaihdettaessa.
Kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, joten kaikki muutokset näkyvät heti. Suunnitelmien muokkaaminen on käyttäjälle helppoa, mikä lisää halukkuutta pitää suunnitelmat ajan tasalla.
Excel on monipuolinen työkalu, joka sopii hyvin pienten yritysten resurssienhallintaan. Kun projektien ja ihmisten määrä kasvaa, Excel ei ole aina paras ratkaisu projektien resurssinhallintaan.
Resurssienhallinta Excelleillä
Kuinka saada viimeisin ja päivitetty resurssitieto Excel-taulukoilla? On monia yrityksiä ja ratkaisuja, kuinka saada Excelit ajan tasalle ja kaikkien saataville. Tavallisesti kaava on, että ensin ”Excel-jumala” kokoaa kaikki tiedot yhteen kokonaiskuvan saamiseksi, jonka jälkeen tiedot jaetaan muille sähköpostilla, viikkokokouksissa tai Google Sheetsillä. Kaikki edellä mainitut keinot kuulostavat järkeviltä, mutta niiden toteutus ei yksinkertaisesti toimi pitkällä aikavälillä. Kuinka usein sinulla on ollut käytettävissäsi ajantasaisin resurssitieto juuri silloin kun sitä eniten tarvitset?
Ennustaminen ja tulevien resurssisuunnitelmien tekeminen ei myöskään ole mukavinta Excelleillä. Voitko ja haluatko tehdä resurssisuunnitelmia tuleville ja potentiaalisille projekteille? Onko kokonaisresurssitilanteen data saatavilla ja voitko luottaa siihen? Jos saat edes satunnaisesti aidosti ajantasaista tietoa resurssijaoista, ennustaminen ja resurssisuunnitelmien päivittäminen on huomattavasti helpompaa eikä tarvitse käyttää vaistoaan. Silti on suuri riski, että olet perustanut päätöksesi vanhentuneeseen tietoon.
”Ei vastaa.” Juuri kun olet päivittänyt resurssisuunnitelmasi ja olet päivittämässä tiedostoa, Excel alkaa näyttämään epämiellyttävää puoltaan eikä vastaa päivitysyritykseesi. Pahimmassa tapauksessa koko tietokoneesi jähmettyy ja sinun on pakko käynnistää se uudelleen. Kuulostaako tutulta? Tai tarvitset tiettyä Excel-taulukkoa, mutta se ei olekaan saatavilla. Ja kun lopulta saat sen käsiisi, huomaat että se on vanhentunut.
Resurssienhallinta Silverbucketilla
Ajantasainen resurssitieto välittyy vaivattomasti Silverbucketissa, sillä tieto on käyttäjien saatavilla missä päin maailmaa tai millä laitteella tahansa. Asiakas päättää, kuka voi kirjautua Silverbucketiin. Käyttöoikeuksien mukaan käyttäjä voi nähdä vähintään omat resurssijaot projekteihin, projektipäälliköt voivat helposti päivittää omia resurssisuunnitelmiaan ja johto näkee kokonaiskuvan reaaliaikaisen tiedon perusteella. Kokouksissa resurssitiedot voidaan katsoa ja tarvittavat päivitykset sekä muutokset tehdä heti.
Resurssijaot on mahdollista tehdä pitkäksi ajanjaksoksi eteenpäin, mikä parantaa merkittävästi ennustettavuutta. On helppo seurata, onko kapasiteetti käytetty täysimääräisesti vai ovatko osaamistarpeet kunnossa.
Silverbucket toimitetaan pilvipalveluna, mikä helpottaa resurssitiedon saatavuutta. Tarvitset vain nettiyhteyden ja tietokoneen (tai mobiililaitteen). Resurssien allokointisuunnitelmien tekeminen ei ole sidottu paikkaan, joten voit suunnitella missä tahansa. Silverbucket saa paljon kehuja, ja yksi suurimmista eduista on, ettet enää tarvitse miettiä ovatko resurssisuunnitelmat ja data vanhentuneita ja voitko luottaa niihin. Resurssisuunnittelu on sujuvampaa.
Ensimmäisessä kappaleessa mainitsimme muutamia hyviä asioita Excelistä resurssisuunnittelussa. Mutta rehellisesti sanottuna Excelit eivät sovi parhaiten kokonaisresurssien hallintaan erityisesti, kun ihmisiä ja projekteja on paljon. On muutama keskeinen seikka, jotka tulisi ottaa huomioon, kun pohditaan projektien resurssisuunnitelmien hallintaa Excel-tauluilla. Kuka kokoaa kaikki Excel-tiedot yhdeksi kokonaiskuvaksi? Kuinka tärkeää on saada viimeisin ja päivitetty resurssitieto löytääksesi oikean resurssin projekteihin ja tiedot kokonaiskuvasta? Miten asianmukainen työkalu voisi auttaa resurssisuunnitelmien hallinnassa ja tarkistuksessa ja mitä muita hyötyjä se voisi tarjota?
Pelkkä Silverbucket ei tietenkään tee kaikkea paremmaksi, koska uusi työkalu vaatii aina lisävaivaa ja aikaa, jotta uusi toimintatapa vakiintuu osaksi projektinhallinnan kulttuuria. Saamamme palautteen perusteella suosittelemme keskustelemaan ja arvioimaan, onko Excel järkevin vaihtoehto vai kannattaisiko tutkia erilaisia resurssienhallinnan työkaluja ja tutkia mitä hyötyjä ne tarjoavat.
