Kirjoittaja: Gunnlaugur B. Hjartarson, Strategic Account Executive, EG.
Gunnlaugurilla on X vuoden kokemus kiinteistöjohtamisesta ja operatiivisesta teknologiasta. Hän on auttanut pohjoismaisia organisaatioita kehittämään tapaansa hallita rakennettua ympäristöään.
Useimmat organisaatiot eivät tietoisesti valitse toimintansa rakentamista kirjavalle joukolle erillisiä työkaluja. Se tapahtuu pikkuhiljaa. Pyyntöjä varten hankitaan helpdesk-järjestelmä. Budjetit pyörivät taulukkolaskennassa. Piirustukset löytyvät jaetulle asemalle luodusta arkistosta. Joku rakensi väliaikaiseksi tarkoitetun tietokannan, joka on pyörinyt jo kuusi vuotta. Investointihankkeet kulkevat omassa projektityökalussaan. Sopimukset ovat erillisessä järjestelmässä. Jokainen ratkaisu oli aikanaan perusteltu. Todelliset kustannukset syntyvät siitä, mitä hajanaisten järjestelmien välillä tapahtuu – tai jää tapahtumatta.
Pirstaloituminen muuttaa päivittäisen työn tiedon siirtelyksi järjestelmästä toiseen.
Vuoto ilmoitetaan yhdessä paikassa. Sijainti etsitään toisesta. Valokuvat päätyvät jonnekin muualle. Työmääräys luodaan puutteellisin tiedoin. Lasku saapuu väärällä viitteellä. Ihmiset paikkaavat tilannetta sähköposteilla, kaksinkertaisella kirjaamisella, omilla seurantataulukoillaan ja hiljaisella tiedolla, joka on vain heillä. Homma hoituu – enimmäkseen. Kunnes ei enää hoidu.
Kiinteistö- ja toimitilajohtaminen on luonteeltaan kohdeperusteista. Kaikki liittyy johonkin paikkaan, rakennukseen, laitteeseen, tilaan, sopimukseen tai projektiin – ja nämä kohteet muuttuvat ajan myötä. Kun jokainen järjestelmä tallentaa oman versionsa todellisuudesta, syntyy viisi ennakoitavaa ongelmaa.
Päällekkäinen työ muuttuu normiksi. Kun kuntoa koskevat arviot ovat yhdessä järjestelmässä ja huoltosuunnittelu toisessa, joku on aina viemässä, tuomassa tai kirjoittamassa tietoja käsin yhteyksien rakentamiseksi. Pienetkin kitkat kertautuvat nopeasti, kun hallittavana on satoja rakennuksia ja tuhansia laitteita.
Päätöksiä tehdään puutteellisen tiedon varassa. Budjetista vastaavat näkevät kustannukset mutta eivät huoltovelkaa niiden taustalla. Operatiiviset tiimit näkevät tehtävät mutta eivät sopimusvelvoitteita tai takuuehtoja. Johto saa raportteja, jotka näyttävät tarkoilta – mutta jotka on koottu käsin, usein viikkoja jälkikäteen. Raporttien luoma varmuus on usein harhaa.
Vaatimustenmukaisuudesta tulee tarpeettoman vaikeaa. Monet tarkastukset ja toimenpiteet ovat lakisääteisiä ja ne on dokumentoitava johdonmukaisesti. Hajanaiset järjestelmät houkuttelevat paikallisiin ratkaisuihin: tulostettu tarkistuslista, puhelimelle tallennettu valokuva, myöhemmin jonnekin ladattu PDF. Kun tarkastajat pyytävät todisteita, vastaus on liian usein: "Luullakseni se on jossain kansiossa."
Vastuu hämärtyy. Kun organisaatiorakenteet muuttuvat – niin kuin ne muuttuvat – tehtävät, vastuut ja tietojen käyttöoikeudet eivät seuraa automaattisesti perässä. Asiat ajautuvat epäsynkkaan ja aiheuttavat viivästyksiä ja riskejä, erityisesti muutosten keskellä.
Tilojen käyttäjät turhautuvat. Kun kiinteistöpalvelut hajoavat useiden tiimien, urakoitsijoiden ja hajanaisten järjestelmien kesken, käyttäjien kokemus on sekava ja epäjohdonmukainen. He eivät tiedä, keneen ottaa yhteyttä. He saavat eri vastauksia eri ihmisiltä. He ilmoittavat saman asian useampaan kertaan. Tavallisimmatkin tarpeet – korjaukset, siivous, lämpötilavalitukset – tuntuvat arvaamattomilta, mikä nakertaa luottamuksen kiinteistöorganisaatiota kohtaan.
Hajanaisten järjestelmien IT-kustannukset voivat vaikuttaa kohtuullisilta: lisenssimaksuja, muutamia integraatioita, ylläpitoa. Tämä luku on näkyvä ja hallittavissa.
Operatiiviset kustannukset pysyvät piilossa. Aikaa kuluu piirustusten, dokumenttien ja laitteisiin liittyvän historian etsimiseen. Aikaa kuluu sen selvittämiseen, mikä tietolähde on oikea. Tehdään vääriä päätöksiä puutteellisen tiedon varassa. Syntyy viivästyksiä puuttuvan kontekstin tai hyväksyntöjen takia. Kasvaa riski siitä, että huoltovälit jäävät väliin, takuut vanhenevat tai sopimusvelvoitteet jäävät täyttämättä. Raportoinnin työmäärä kasvaa lineaarisesti portfolion koon mukana sen sijaan, että se helpottuisi datan karttuessa.
Käytännössä pirstaloituminen on vero tekemiselle. Se ei yleensä näy yhtenä suurena romahduksena. Se näkyy jatkuvana hidastumisena – tekemisen teho laskee, lopputulosten ennustettavuus heikkenee ja hajanaisten järjestelmien aiheuttama hinta siirtyy hiljaa niiden harteille, jotka työtä tekevät.
Integroidun toimintaympäristön hyöty ei ensisijaisesti ole siinä, että käytössä on enemmän ominaisuuksia. Se on siinä, että järjestelmä poistaa kitkaa sieltä, missä työ oikeasti tehdään – tiimien väliltä, tietolähteiden väliltä ja suunnitellun ja toteutuneen väliltä.
Kun operatiivinen data on koottuna yhteen paikkaan – rakennukset, laitteet, sopimukset, ihmiset, tehtävät ja kustannukset yhdistettynä toisiinsa – muutama asia muuttuu käytännössä. Kenttätiimit käyttävät vähemmän aikaa etsimiseen ja enemmän tekemiseen. Esihenkilöt saavat ajantasaisen kuvan rakennusten, suunnitelmien ja budjettien tilanteesta sen sijaan, että odottaisivat koottuja raportteja. Talousosasto saa selkeämmät viitteet ja nopeamman täsmäytyksen. Vaatimustenmukaisuuden todisteet syntyvät luonnostaan työn sivutuotteena – ei koottuna jälkikäteen tarkastuksia varten. Johto näkee kehityssuuntia vuosien ajalta, ei vain käsin kasattuja tilannekatsauksia.
Ehkä tärkeintä on, että järjestelmä kasvaa arvoltaan ajan myötä. Kun operatiivinen historia kertyy yhteen paikkaan, alkaa näkyä kaavoja. Investointeja, riskejä ja resursseja koskevat päätökset voidaan perustaa todelliseen tietoon arvailujen sijaan.
Perinteisesti monet fyysisen ympäristön hallintaan liittyvistä prosesseista – hankinnat, energian seuranta, huolto, lakisääteiset tarkastukset, vuokrasopimusten hallinta, omaisuudenhallinta – ovat olleet eri osastojen vastuulla ilman yhtenäistä koordinaatiota. Kiinteistöjohtamisen kehittyessä omaksi ammattialakseen on käynyt yhä selvemmäksi, että näiden prosessien kokoaminen yhtenäisen toimintamallin alle on sekä loogista että kannattavaa.
Suurissa organisaatioissa onkin usein käytössä 10–15 eri ohjelmistoa näiden prosessien hallintaan. Jokainen on valittu hyvästä syystä. Mutta yhdessä ne muodostavat hajanaisen kokonaiskuvan, jota kukaan ei täysin omista, ja dataympäristön, jonka käyttökelpoiseksi saattaminen vaatii jatkuvaa manuaalista työtä.
Ne organisaatiot, jotka ovat siirtyneet yhtenäisempään toimintamalliin, kuvaavat lopputulosta johdonmukaisesti samoin sanoin: toiminta ei yksinkertaistunut, mutta toiminnan monimutkaisuus tuli hallittavaksi. Työ ei helpottunut – mutta järjestelmä alkoi viimein tukea tekemistä sen sijaan, että olisi ollut sen tiellä.
Hajanaiset järjestelmät eivät yleensä romahda näyttävästi. Ne nakertavat tehokkuutta ja kasvattavat riskiä päivä päivältä. Sillä on todellinen hinta – se vain ei näy sieltä, mistä useimmat organisaatiot osaavat sitä etsiä.
Käytännöllinen lähtökohta on yksinkertaisesti kartoittaa, missä operatiiviset tietosi tällä hetkellä sijaitsevat — ja missä järjestelmien väliset aukot maksavat sinulle eniten aikaa, tarkkuutta ja aiheuttavat riskejä. Pelkkä tämä keskustelu auttaa usein selkeyttämään tilannetta.
Jos haluat tutkia, miltä yhtenäisempi operatiivinen perusta voisi näyttää organisaatiollesi, aloitamme mielellämme siitä.
Kirjoittaja: Gunnlaugur B. Hjartarson, Strategic Account Executive, EG.
Gunnlaugurilla on X vuoden kokemus kiinteistöjohtamisesta ja operatiivisesta teknologiasta. Hän on auttanut pohjoismaisia organisaatioita kehittämään tapaansa hallita rakennettua ympäristöään.
