Kirjoittanut Gunnlaugur B. Hjartarson, Strateginen asiakkuuspäällikkö EG:llä.
Gunnlaugur on työskennellyt kiinteistönhallinnan ja operatiivisen teknologian parissa X vuotta, auttaen organisaatioita Pohjoismaissa ajattelemaan uudelleen miten he hallitsevat rakennettua ympäristöään.
Vuosikymmenten ajan ERP-järjestelmät ovat olleet yritysjohtamisen selkäranka. Taloushallinto, kirjanpito, hankinnat, henkilöstöhallinto – kaikki hoidetaan vaikuttavalla luotettavuudella. Kun kysytään, mitä on kulutettu, mitä on hyväksytty ja mitä pitää raportoida, ERP antaa oikean vastauksen.
Miksi niin monet organisaatiot sitten kokevat ERP:n pettävän heidät?
Turhautuminen on kokemusperäisesti hyvin todellista – mutta diagnoosi on useimmiten väärä. Huoltotiimit kiertävät järjestelmän. Kiinteistöpäälliköt palaavat taulukkolaskentaan. Kriittinen operatiivinen tieto päätyy hajalleen sähköposteihin, puhelimiin ja epävirallisiin ratkaisuihin. Johtopäätös on liian usein se, että ERP pettää. Mutta näin ei ole. ERP tekee täsmälleen sen, mihin se on suunniteltu. Ongelma on siinä, että sitä pyydetään tekemään jotain aivan muuta.
Tämä ero on tärkeämpi kuin miltä ensi kuulemalta kuulostaa. ERP on pohjimmiltaan rakennettu rekisteröimään tapahtumia jälkikäteen – ostotilaukset, laskut, palkkamerkinnät, kirjanpitokirjaukset. Sen vahvuus on kontrollissa, jäljitettävyydessä ja standardoinnissa. Se vastaa kysymykseen: mitä tapahtui?
Operatiivinen työ kysyy aivan eri kysymyksiä: Mitä tapahtuu juuri nyt? Mitä tulee tapahtumaan seuraavaksi? Mitä pitää tehdä?
Päivittäinen toiminta tapahtuu rakennuksissa, huoneissa, teknisissä järjestelmissä ja ulkoalueilla. Se pitää sisällään tarkastuksia, ennakoivaa kunnossapitoa, korjaustöitä, sopimushallintaa, lakisääteisiä velvoitteita ja yllättäen esiin tulevia tilanteita. Päätöksiä tehdään paikan päällä, aikapaineen alla ja usein puutteellisin tiedoin. Tämä työ edellyttää, että järjestelmä tietää missä jokin tapahtuu, missä kunnossa kohde on ja mitä historiaa ja kontekstia siihen liittyy. ERP ei ole suunniteltu mallintamaan fyysistä ympäristöä tällä tavalla – eikä sen ole tarkoituskaan.
Kun organisaatiot yrittävät ajaa operatiivisia työnkulkuja ERP:n kautta, lopputulos on lähes aina sama: kasvava kokoelma räätälöintejä, kiertoteitä ja lisäosia, joilla yritetään toistaa toiminnallisuutta, johon järjestelmää ei ole koskaan suunniteltu. Ajan myötä alustasta tulee vaikeasti ylläpidettävä, hitaasti muuttuva ja yhä hankalampi käyttää.
Merkittävin kustannus on sellainen, joka harvoin näkyy missään budjettirivissä: operatiivinen tieto, joka jää kirjaamatta, koska järjestelmä on liian raskas käyttää kentällä. Työ tehdään, mutta sitä ei tallenneta. Historia kertyy ihmisten päihin järjestelmien sijaan. Ja kun nämä ihmiset lähtevät, tieto lähtee heidän mukanaan.
Organisaatiot, jotka ovat ratkaisseet tämän ongelman, päätyvät lähes poikkeuksetta samaan rakenteelliseen johtopäätökseen: lakkaa yrittämästä saada yhtä järjestelmää tekemään kaikkea ja anna kullekin järjestelmälle rooli, johon se soveltuu.
ERP on edelleen välttämätön. Se on ja sen tulee pysyä kirjanpidon, taloushallinnon ja vaatimustenmukaisuuden järjestelmänä. Operatiiviset järjestelmät – jotka on rakennettu fyysisten kohteiden, sijaintien ja työnkulkujen ympärille – hoitavat toteutuksen ja päivittäisen toiminnan. Molemmat ovat integroituina toisiinsa, mutta kummallakin on selkeä oma roolinsa.
Tässä arkkitehtuurissa operatiivinen data virtaa luontevasti ERP:iin siellä, missä taloudellinen kontrolli on tarpeen. Budjetit, sitoumukset ja toteutuneet kustannukset pysyvät synkronoituina ilman, että operatiiviset käyttäjät joutuvat työskentelemään taloudellisissa järjestelmissä. ERP:ltä vapautuu vastuu tehtävistä, joihin sitä ei ole suunniteltu. Tulos on parempi datanlaatu molemmissa järjestelmissä – koska molempia käytetään siihen, mihin ne soveltuvat.
Hyvä taloudellinen kontrolli edellyttää hyvää operatiivista näkymää. Tämä kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta sen seuraukset ovat merkittävät.
Ilman selkeää käsitystä kohteiden kunnosta, huoltovelasta, riskialttiudesta ja palvelusuorituskyvystä pelkät talousraportit kertovat vain osan tarinasta. Ne kertovat, että kustannuksia on syntynyt – mutta eivät miksi. Operatiiviset järjestelmät tarjoavat kontekstin, joka tekee taloudellisista luvuista ymmärrettäviä. Ne muuttavat kirjanpidon ymmärrykseksi.
ERP ei ole rikki. Se ei ole koskaan ollutkaan. Ongelma syntyy, kun organisaatiot odottavat sen hallitsevan toiminnan fyysistä, dynaamista ja inhimillistä puolta – työtä, joka on jatkuvaa, tilannekohtaista ja sidottu todelliseen maailmaan.
Operatiivinen erinomaisuus ei synny paremmista kirjanpitokuvaruuduista. Se syntyy järjestelmistä, jotka on suunniteltu kentällä tehtävän työn todellisuuteen.
Monet kiinteistö- ja operaatioiden tiimit kamppailevat juuri tämän haasteen kanssa – kykenevät ERP-järjestelmät rinnakkain erilaisilla väliaikaisratkaisuilla, ja operatiivinen tieto asuu kaikkialla paitsi siellä, missä siitä olisi hyötyä.
EG MainManager perustuu toiseen periaatteeseen: että rakennukset, omaisuus, kunnossapito, sopimukset ja kustannukset tulisi hallita yhdessä yhdistetyssä operatiivisessa järjestelmässä – integroituina ERP:hen, mutta siitä riippumattomina.
Kirjoittanut Gunnlaugur B. Hjartarson, Strateginen asiakkuuspäällikkö EG:llä.
Gunnlaugur on työskennellyt kiinteistönhallinnan ja operatiivisen teknologian parissa X vuotta, auttaen organisaatioita Pohjoismaissa ajattelemaan uudelleen miten he hallitsevat rakennettua ympäristöään.
