Sveriges Veteranförbund: Vi har øget medlemsengagementet og har bedre økonomistyring

Sveriges Veteranförbund er gået over til EG Membercare, fordi den tidligere løsning ikke levede op til organisationens behov.

"Forbundet havde købt en løsning, som aldrig levede op til forventningerne eller ønskerne. Alting skulle fungere bedre", forklarer drifts- og foreningsansvarlige Johan Mattsson, Sveriges Veteranförbund.

Valgte forkert system

Sveriges Veteranförbund samler civile og militære veteraner i Sverige. Forbundet har omkring 6000 medlemmer fordelt på 26 foreninger og tilbyder 50 mødesteder over hele landet.

Et af problemerne for veteranförbundet var, at sekretariatet følte sig usikre på medlemstallene, da forskellige søgninger gav forskellige resultater.

"Det viste sig, da vi skiftede til EG Membercare, at der var 800 profiler, som var dubletter eller afdøde medlemmer, hvilket betyder, at medlemstallet faldt med lige så mange!"

Yderligere problemer med det gamle system var, at medlemmer og tillidsvalgte havde svært ved at hjælpe sekretariatet med enkle opgaver, hvilket betød, at næsten alt arbejde blev udført af sekretariatet. Sekretariatet havde begrænsede muligheder for selv at foretage ændringer i systemet og måtte i stedet kontakte systemets support, hvilket medførte høje omkostninger. Tillidsvalgte oplevede desuden vanskeligheder med at arbejde i løsningen.

"At udtrække en udsendelsesfil til organisationens avisabonnementer før udsendelsen af medlemstidningen kunne tage seks timer hver gang", forklarer Johan Mattsson.

"Da Sveriges Veteranförbund valgte at skifte system, var det først og fremmest fordi vi ønskede pålidelige medlemstal og større handlefrihed i et nyt system, hvor ikke alle handlinger krævede support fra leverandøren. Vi havde også brug for et system, der kunne opfylde GDPR-kravene på en enkel og tydelig måde", forklarer Johan Mattsson.

Overgangen til EG Membercare førte til en forandring

Med EG Membercare har Sveriges Veteranförbund kunnet uddanne hele sekretariatet i enklere medlemsadministration og samtidig lægge flere opgaver ud til de lokale foreninger.

Systemet har også frigjort ressourcer – blandt andet kunne de spare en fuldtidsstilling, som tidligere blev brugt på medlemsadministration og mindske afhængigheden af konsulenter.

Ved at begrænse administrationen til maksimalt to systemer mindskes arbejdsbyrden også for alle.

Med skiftet til EG Membercare siger Johan Mattsson nu, at de har opnået flere forbedringer i administrationen og nævner blandt andet:

• Arbejdsbyrden for administration af medlemssystemet er reduceret med en fuldtidsstilling om året, hvilket betyder, at de ansatte kan fokusere på andre medlemsstøttende aktiviteter i stedet for at udføre opgaver i systemet.

• Administration har nu stor handlefrihed – administrationen bestemmer selv, hvordan løsningen skal bruges.

• Tillidsvalgte og medlemmer aflaster sekretariatet ved at foretage enklere ændringer selv.

• Integration til Spar og BankID betyder, at login og adresser håndteres automatisk – der bruges ikke længere tid på dette fra sekretariatets side.

• Et nyt medlem styres tydeligere til et passende medlemskab og kan nu også tilføje nye medlemskaber i Veteranförbundets jagt- eller golfsektioner.

• Ny samarbejde er opstået spontant mellem foreningerne.

• Foreningerne kan oprette egne arrangementer og bestemme, hvem der må deltage i disse arrangementer.

• Med den indbyggede debitorbogføring ved både forbundet og foreningerne, hvordan økonomien ser ud, og sekretariatet håndterer udbetalinger med en simpel udbetalingsfil, der uploades til banken.

"Vi oplever nu høj medlemsloyalitet og er begyndt at tilbyde aktiviteter, som medlemmerne selv ønsker. Samlet set bygger vi nu en løsning, der skal kunne rumme et større antal medlemmer fremover. Vi sigter mod at bevare vores nuværende arbejdsstyrke, men alligevel gradvist kunne tilbyde flere og flere funktioner i medlemssystemet.

Alle nye funktioner, vi begynder at bruge, har til formål at reducere arbejdet for sekretariatet og de tillidsvalgte, men give mer værdi til medlemmerne", siger Johan Mattsson.

Sveriges Veteranförbunds løsning består af:

• Medlemssystemet EG Membercare

• Selvbetjeningsløsningen EG Membersite

• Integration til nyhedsbrevsclient

• Integration til hjemmeside

• Debitorbogføring

• EG Membercares Power BI-modul til analyser og rapporter

Relaterede produkter