Digital rekruttering og medlemsverving - veien til flere medlemmer

Sverige får stadig flere store og små medlemsorganisasjoner. Derfor er det et økende behov for å styrke deres evne til å tiltrekke, beholde og engasjere medlemmer.

"Kampen om medlemmene er hard. Derfor må medlemsstyrte organisasjoner som interesseorganisasjoner, frivillige organisasjoner, fagforeninger og politiske partier finne nye løsninger for å rekruttere, beholde og aktivere medlemmene. Det krever effektive medlemssystemer som støtter hver organisasjons økonomi og ambisjoner", sier Anna Norrman, prosjektleder i programvareselskapet EG, som leverer digitale medlemssystemer til medlemsstyrte organisasjoner i Sverige.

Flere organisasjoner deler på medlemmene

I følge statistikkrapporten Det civila samhället 2023 fra Statistiska centralbyrån (SCB) fantes det i 2023 totalt 265 700 organisasjoner i det sivile samfunnet – en økning på 500 organisasjoner sammenlignet med året før. Av disse utgjorde ideelle organisasjoner majoriteten, omtrent 62 prosent av totalen, altså 163 900 organisasjoner.

En annen rapport, Vilkorrapporten 2025 fra MUCF – Stabila steg trots svårigheter – viser at veksten ikke kommer alle organisasjoner til gode, og at kampen om medlemmenes tid har blitt tøffere.

"Vi ser nå en økning i antall organisasjoner. Det er positivt på den ene siden. På den andre siden betyr det at organisasjonene må gjøre en ekstra innsats for å være relevante og attraktive for potensielle medlemmer som har stadig flere alternativer å velge mellom.

En del av svaret på utfordringen ligger i økt digitalisering av medlemsstyrte organisasjoner.

Økonomi og tid presser organisasjonene

Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) har fått i oppdrag av regjeringen å følge utviklingen av vilkårene for det sivile samfunnet over tid. Ifølge deres nyeste rapport fra juni 2025 står organisasjonene overfor flere utfordringer:

• 41 prosent av organisasjonene opplever at medlemmenes manglende interesse eller tid har vært en ganske eller svært stor utfordring i 2024.

• 25 prosent mener at den økonomiske situasjonen i Sverige har påvirket deres evne til å drive virksomhet i stor grad samme år.

• Den beste nyheten fra undersøkelsen er kanskje at de fleste organisasjonene – hele 83 prosent – i stor grad tror de vil ha gode muligheter til å fortsette virksomheten også de kommende årene», sier prosjektleder Anna Norrman i EG, som peker på økt digitalisering som en løsning.

Foreningsundersøkelsen peker på digitalisering

EG gjennomfører hvert år en nordisk foreningsundersøkelse. Den siste viste at organisasjoner som jobber systematisk med rekruttering, opplever større medlemsvekst – og at bruk av digitale løsninger, spesielt sosiale medier, har en positiv effekt på rekrutteringsarbeidet.

"Samtidig ser vi mange organisasjoner som får en dårlig start på sin digitaliseringsreise fordi de velger feil medlemssystem", sier Norrman.

"Årsakene varierer selvsagt fra organisasjon til organisasjon. Men når økonomien er presset, kan det være fristende å velge den billigste løsningen – eller et system som ikke er utviklet for medlemsorganisasjoner. Andre har kanskje ikke kartlagt hva de faktisk trenger, og ender derfor opp med et system som verken passer organisasjonens struktur eller ambisjoner."

Sveriges Veteranförbund måtte begynne på nytt

Et godt eksempel er Sveriges Veteranförbund, som for noen år siden sto i en situasjon der IT-løsningen krevde for mye av både organisasjonen og medlemmene.

Forbundet har rundt 6 000 medlemmer fordelt på 26 foreninger over hele landet, med 50 møteplasser fra nord til sør.

Den gamle løsningen fungerte aldri som ønsket. De hadde kjøpt et system som ikke møtte forventningene.

Problemer som ble opplevd:

• Manglende selvbetjening - medlemmer og tillitsvalgte kunne ikke avlaste sekretariatet med enkle oppgaver.

• Sekretariatet hadde begrensede rettigheter og måtte sende nesten alle endringer til leverandørens support - noe som ble svært kostbart.

• Usikkerhet rundt medlemstall - ulike søk ga forskjellige resultater.

• Tillitsvalgte hadde vanskeligheter med å bruke løsningen.

• Det tok opptil seks timer å hente ut en adresseliste for bladutsendelser.

"Da Sveriges Veteranförbund valgte å bytte system, var hovedmålet å få pålitelige medlemstall og større handlingsrom i et nytt system, uten at alt krevde støtte fra leverandøren. Vi trengte også et system som enkelt kunne håndtere GDPR-kravene",

forklarer Johan Mattsson, virksomhets- og foreningsansvarlig i Sveriges Veteranförbund.

Systembytte ga resultater

Mattsson er overbevist om at beslutningen om å investere i et moderne medlemssystem har gjort en stor forskjell.

Ved å bytte til medlemssystemet EG Membercare har forbundet blant annet redusert administrasjonsbelastningen tilsvarende ett helt årsverk – slik at de ansatte nå kan fokusere på medlemsstøttende aktiviteter.

"Bare integrasjonen med Spar og BankID gjør at innlogginger og adresser håndteres automatisk - sekretariatet trenger ikke lenger bruke tid på dette. Vi opplever nå høy medlemslojalitet og tilbyr aktiviteter medlemmene faktisk etterspør.

Å bytte til EG Membercare var helt riktig. Nå bygger vi en løsning som kan håndtere flere medlemmer i framtiden, uten å øke bemanningen, og som gradvis vil gi oss flere funksjoner", sier Mattsson.

Bytt system i tide

"Sveriges Veteranförbund er et godt eksempel på hvor viktig det er å velge riktig medlemssystem", sier prosjektleder Anna Norrman i EG, som har to gode råd til medlemsorganisasjoner som veldedige foreninger, interesseorganisasjoner og fagforeninger:

Sveriges Veteranförbund er et godt eksempel på hvor viktig det er å velge riktig medlemssystem.

Velg med både lommebok og hode

Løsningen må selvfølgelig ha en fornuftig pris - men prisen bør ikke være avgjørende. Man må se på hvordan organisasjonen ser ut i dag og hvilke behov den vil ha i fremtiden.

Velger man for billig eller for enkelt fra starten, kan det koste dyrt - både i form av svak evne til å tiltrekke og beholde medlemmer, og fordi man må bytte system flere ganger før man finner en god løsning.

Kartlegg behov og muligheter

Når organisasjoner skal velge et nytt medlemssystem, bør de kartlegge behovene sine - gjerne ved å involvere aktive i lokallagene - og være nysgjerrige på hva som faktisk finnes der ute.

Mange organisasjoner mangler kunnskap om hvordan et dedikert medlemssystem kan støtte arbeidet digitalt: automatisering av tidskrevende oppgaver som medlemsavgifter og arrangementshåndtering, selvbetjening og medlemskommunikasjon, datadrevne medlemstilbud, støtte til lokale lag og frivillige, samt sentrale demokratiske prosesser som debatter og valg.

"Følger man disse to rådene, tror jeg digitalisering kan gi organisasjonen et enormt løft - fordi den frigjør tid for ansatte og frivillige. Når de slipper tung administrasjon, kan de heller bruke tiden på å styrke foreningens formål og fellesskap - og skape et engasjerende foreningsliv der medlemmene ønsker å delta over tid", sier Anna Norrman.

Relaterte produkter