Når organisasjoner begynner å vurdere et digitalt forvaltningssystem for sine eiendommer, starter prosessen ofte med et enkelt Google-søk. Man ønsker å få en oversikt over hvilke systemer som finnes på markedet og hvilke leverandører som kan tilby den funksjonaliteten man er ute etter. Men hvordan tar man det neste steget? Hvordan sikrer man at man velger et system som ikke bare har riktig funksjonalitet, men som også blir implementert og brukt på en effektiv måte?
Denne artikkelen gir en grundig gjennomgang av prosessen – fra research til valg av system, med EG MainManager som en potensiell leverandør.
Steg 1: Research av systemer og leverandører
Første steg i anskaffelsesprosessen er å undersøke hvilke digitale forvaltningssystemer som finnes der ute. Det er viktig å kartlegge hvilke behov organisasjonen har og hvilke utfordringer man ønsker å løse. Når en liste over potensielle systemer og leverandører er laget, er neste steg å vurdere om de tilbyr den funksjonaliteten som kreves.
Steg 2: Markedsdialog og behovskartlegging
I det offentlige Norge er det vanlig praksis å arrangere en markedsdialog før man går ut på anbud. Her inviteres ulike leverandører for å presentere sine løsninger og få innspill til hva som bør inkluderes i anbudet. Før dette skjer, må organisasjonen ha et internt team som kartlegger behovene og utfordringene dagens løsninger gir. Hva fungerer ikke i dag? Hva er kritiske krav for den nye løsningen? Denne grundige forberedelsen sikrer at markedsdialogen blir nyttig og at konkurransen gjennomføres på et solid grunnlag.
Etter markedsdialogen må man sette seg ned sammen for å lage konkurransegrunnlaget basert på innspill og dialog med leverandører og det som er viktig for kunden å fokusere på. Når konkurransegrunnlaget er klart, legges det ut på Doffin – den norske databasen for kunngjøringer av offentlige anskaffelser i Norge.. Det er lurt å gi leverandørene god tid på å svare for å få det beste resultatet. En god fremdriftsplan og implementeringsplan er viktig for å sikre en smidig overgang til det nye systemet.
Steg 3: Anbud og evaluering
Når konkurransegrunnlaget utformes, er det avgjørende å være tydelig på hvilke kriterier som skal vektlegges, for eksempel:
Pris (for eksempel 30%)
Krav til funksjonalitet
Leverandørens kompetanse og referanser
Vilkår og betingelser
Det er vanlig å utarbeide en kravspesifikasjon hvor man lister opp enkeltkrav man stiller til et nytt system.
Kravene kan graderes som krav som må være oppfylt og evalueringskrav.
Noen velger også å beskrive egne rutiner rundt spesielt viktige prosesser, og ber leverandør om å beskrive hvordan systemet vil kunne være til hjelp i en slik prosess. Dette kan være krevende både for de som utarbeider kravspesifikasjonen og for leverandør som skal gi en god beskrivelse, men dersom det er viktige prosesser vil det gi en god gevinst i andre enden når man har valgt system og skal implementere og ha opplæring på systemet.
Steg 4: Implementering og opplæring
Et vanlig problem ved implementering av nye systemer er at organisasjonen ikke setter av nok tid og ressurser til å bygge opp systemet med nødvendig data, som bygg, inventar og objekter. Funksjonaliteten er der, men systemet må mates med informasjon for å fungere optimalt. I tillegg er det avgjørende at ansatte får tilstrekkelig opplæring, og at det er forankret i ledelsen at systemet faktisk skal brukes.
Steg 5: Valg av leverandør og videre samarbeid
Det er når man har valgt leverandør at jobben virkelig starter. Det som er viktig da, er å ha en tett og god dialog med leverandøren og lage en plan for veien videre. En god implementeringsstrategi, tydelig kommunikasjon og klare ansvarsområder er essensielt for en vellykket overgang til det nye systemet. Planlegging av opplæring, dataoverføring og integrering i organisasjonens eksisterende prosesser må prioriteres for å sikre maksimal utnyttelse av systemets funksjonalitet.
Private virksomheter vs. offentlige anskaffelser
Mens offentlige virksomheter må gjennom en strukturert anbudsprosess, kan private aktører ha en raskere prosess hvor de henter inn tilbud og velger leverandør direkte. Likevel er utfordringene ofte de samme: Man må sikre at systemet passer organisasjonens behov, at det implementeres riktig, og at det brukes effektivt.
EG MainManager – en solid løsning
EG MainManager tilbyr en fleksibel og helhetlig løsning for digital eiendomsforvaltning. Systemet støtter organisasjoner i hele prosessen – fra planlegging til implementering og daglig drift. Med en solid plattform for drift, vedlikehold og digitalisering av eiendomsforvaltning, kan EG MainManager være det riktige valget for organisasjoner som ønsker en smidig overgang til et digitalt system.
Sammendrag
Valg av digitalt forvaltningssystem er en omfattende prosess som krever grundig research, tydelig behovskartlegging, en velstrukturert anbudsprosess og god implementering. For offentlige virksomheter er markedsdialogen en viktig fase for å sikre at man ender opp med riktig system. Etter markedsdialogen må man sette seg ned og utarbeide konkurransegrunnlaget, som deretter legges ut på Doffin. Det er essensielt å investere i opplæring og forankring i organisasjonen for å maksimere verdien av systemet.
Når en leverandør er valgt, er det avgjørende å etablere en god dialog og en klar plan for implementering og videre samarbeid. Med EG MainManager får man en robust løsning som kan møte organisasjonens behov både på kort og lang sikt.
