Etter to utskiftninger av medlemssystem på tolv år valgte Sveriges Yrkesmusikerförbund, etter nøye overveielser, å satse på EG Membercare.
Når Gunnar Jönsson ikke har hendene fulle som forbundsleder i Sveriges Yrkesmusikerförbund, SYMF, arbeider han som frilanscellist i Sveriges fremste symfoni- og operakorps.
«Som frilanser kan det hende at man ikke har noe oppdrag mandag morgen når man våkner – men skal være klar to timer senere. For min del har jeg vært i bransjen så lenge at jeg allerede har spilt en stor del av standardrepertoaret, men i begynnelsen var det en utfordring,» sier Gunnar Jönsson med et smil.
Den største fordelen med EG Membercare er påliteligheten, enkelheten og den raske støtten fra leverandøren, samt at systemet gjør det enklere å rapportere og håndtere medlemsdata for både hovedkontoret og de lokale avdelingene.
Lite forbund med store oppgaver
Gunnar Jönssons doble roller er talende for det spesialiserte fagforbundet for symfoni- og operamusikere med 1.400 medlemmer, hvorav 300 er frilansere.
Forbundet har de samme administrative oppgavene som de største fagforbundene – som inn- og utmeldinger, kontingentinnkreving, rapportering og mye mer – men med få heltidsansatte.
«Vi kan ikke drifte et eget system, det blir for komplisert. Vi er avhengige av å ha et medlemssystem som bare fungerer, og som krever så lite som mulig av vårt personale, som allerede har mange andre oppgaver i sitt daglige arbeid,» sier Gunnar Jönsson.
Derfor var forbundet i mange år ikke fornøyd med sitt medlemssystem.
«Ærlig talt fungerte vårt tidligere system, men det hadde begrensninger, og vi hadde store problemer med leverandøren, noe som var en avgjørende faktor for å bytte system,» sier Gunnar Jönsson.
Etter flere systemer falt valget på EG Membercare
SYMF valgte EG Membercare som medlemssystem for tre år siden, etter et par mislykkede forsøk på å finne riktig system og leverandør.
«Det beste med dette systemet er faktisk ansvaret EG tar som leverandør – altså den servicen og den backupen vi får hele tiden. Når vi tenker ’dette forstår vi ikke’, går det ikke mange minutter før vi har et svar på spørsmålene.»
Gunnar Jönsson, forbundsleder, Sveriges Yrkesmusikerförbund
«Med EG Membercare syntes vi at det passet oss, selv om det muligens er litt for stort for vår organisasjon. Men på den andre siden tenkte vi at da har vi gode utviklingsmuligheter. Etter hvert som vi oppdager nye funksjoner, kan vi bygge videre og få et velfungerende system. Og det synes jeg vi har nå.
For meg er den største fordelen med EG Membercare påliteligheten, enkelheten og den raske støtten fra leverandøren, samt at det forenkler rapportering og håndtering av medlemsdata for både hovedkontoret og de lokale avdelingene.»
Fokus på GDPR og rapportering
Da SYMF valgte EG Membercare, var det også tydelig at organisasjonen hadde behov for å kunne oppfylle alle GDPR-krav og samtidig effektivisere mange manuelle arbeidsoppgaver.
«For oss var det avgjørende at systemet er GDPR-tilpasset, og at serverne er sikre, ettersom opplysninger om fagforeningsmedlemskap er spesielt beskyttet.
Hovedforbundet har det juridiske ansvaret for GDPR – også for de lokale avdelingene. Det betyr at eventuelle feil i datahåndteringen hos en av våre 35 lokale avdelinger faller tilbake på hovedforbundet,» forklarer Gunnar Jönsson, som også så et behov for bedre støtte i det daglige arbeidet.
Særlig rapporteringsarbeidet var en tidkrevende oppgave for den lille organisasjonen.
I EG Membercare fikk SYMF derfor en rekke automatiserte standardrapporter.
«Det er virkelig en lettelse, for systemet gjør det mulig raskt og enkelt å generere rapporter og medlemslister. Nå kan jeg bare trykke på en knapp, noe som sparer flere dagers arbeid og forenkler både statistikk- og forsikringsrapportering,» sier Gunnar Jönsson.
Slik bruker SYMF medlemssystemet EG Membercare
SYMF bruker medlemssystemet EG Membercare med fokus på følgende funksjoner:
Innlogging via BankID
Spar-integrasjon (ukentlig adresseoppdatering på alle medlemmer)
Integrasjon via API mot nettsiden – Symf tilbyr sine frilansmedlemmer å vises i en Frilanskatalog, der oppdragsgivere kan finne medlemmer ut fra instrument/stemmetype
Reskontro
Distribusjon av månedsavgifter via autogiro, e-faktura og Kivra, samt postutsendelser til dem som ikke har slike betalingsløsninger
Communityløsningen Mine grupper for Symfs tillitsvalgte – for eksempel samarbeider avdelingslederne i en egen gruppe sammen med forbundslederen
«Vi er veldig fornøyde med systemet, og det er enkelt å lære seg de grunnleggende funksjonene. Jeg er dessuten svært fornøyd med supporten. Vi er jo ikke de mest avanserte brukerne av EG Membercare, siden vi er et lite fagforbund. Derfor er det viktigste for oss at selve grunnsystemet fungerer.
Samtidig betyr det mye at systemet kan bygges ut etter hvert, og at vi hele tiden har mulighet til å aktivere nye funksjoner i takt med at behovene oppstår.»
SYMF har store planer for fremtiden
På sikt har SYMF nemlig som mål å slå seg sammen med søsterforbundet Musikerförbundet, som har cirka 2.500 medlemmer, og som – i likhet med SYMF – har valgt EG Membercare som medlemssystem.
«Vi sitter i samme hus, samarbeider og har faktisk samordnet anskaffelsen av medlemsregister med Musikerförbundet for å lette sammenslåingen, som er en uunngåelig og pågående prosess, selv om det fortsatt finnes utfordringer som må løses. Om det skjer, har vi i hvert fall samme medlemssystem,» sier Gunnar Jönsson, forbundsleder i Sveriges Yrkesmusikerförbund, SYMF.
