Mange virksomheter starter kvalitetsreisen i SharePoint. Det virker logisk: dere har allerede Microsoft 365, ansatte kjenner verktøyet, og IT liker tanken på å bruke noe dere betaler for fra før. Likevel opplever mange at styringssystemet blir tungt, uoversiktlig og vanskelig å bruke i praksis.
I denne artikkelen går vi gjennom hvorfor SharePoint kan være fristende som kvalitetsstyringssystem (QMS), hvilke fallgruver du bør være oppmerksom på - og når det er på tide å gå over til et dedikert system som EG Landax. Målet er at du skal kunne ta et bevisst valg, spesielt om du jobber i en regulert, dokumentasjonskrevende bransje der ISO, risiko og avvikshåndtering er kritisk for forretningen.
Hvorfor så mange prøver å bygge styringssystem i SharePoint
Det er ikke uten grunn at SharePoint ofte blir førstevalg når bedrifter skal “lage et kvalitetssystem”. Systemet er tilgjengelig, fleksibelt og kjent. Det finnes også leverandører i som bygger løsninger på toppen av SharePoint for kvalitetsstyring.
Flere aktører peker på at SharePoint-basert QMS kan gi bedre dokumenthåndtering og intern kommunikasjon. Samtidig er det nettopp her mange av fallgruvene dukker opp når kompleksiteten i virksomheten øker.
SharePoint er allerede “betalt for”
For mange kvalitets- og HSE-ledere er det et tydelig press på å utnytte eksisterende verktøy. Microsoft365 er på plass, lisensene er betalt, og SharePoint brukes kanskje allerede som intranett eller dokumentarkiv.
Det kan gjøre terskelen lav for å si: “La oss bare sette opp noen dokumentbibliotek og lister for avvik, så har vi et styringssystem.” På kort sikt virker dette både rimelig og effektivt. Men et styringssystem er mer enn noen mapper og lister - det skal binde sammen prosesser, risiko, avvik, tiltak og ansvar.
Fordeler som frister – særlig for mindre virksomheter
SharePoint har reelle styrker:
Enkelt å lagre, dele og søke opp dokumenter
Kan integreres i intranett og Teams
Støtter enkle skjema for avviksregistrering
Kan tilpasses noe av virksomhetens struktur
Flere leverandører tilbyr skreddersydde ledelsessystemer i SharePoint som kan støtte ISO-krav. Og Netpower beskriver blant annet hvordan ansatte kan søke opp interne prosedyrer og melde avvik uten å forlate intranettet.
For små og relativt enkle organisasjoner kan dette fungere en stund. Utfordringene melder seg når omfanget av prosesser, lokasjoner, krav og roller øker.
Et voksende marked – og økende kompleksitet
Markedet for SharePoint-baserte kvalitetsløsninger har vokst. For eksempel har over 300 kunder tatt i bruk løsninger fra OnePoint for kvalitetsstyring i Microsoft 365. Det viser tydelig at behovet er stort. Samtidig peker blant annet Simplitize på tilbakevendende utfordringer knyttet til tilpasning til eksisterende arbeidsprosesser og opplæring av ansatte. Jo mer regulert og dokumentasjons-tung virksomheten er, jo større blir risikoen for at SharePoint-løsningen til slutt blir en flaskehals.
De største fallgruvene ved SharePoint som kvalitetsstyringssystem
Mange av utfordringene viser seg først når dere skal gjennom en ISO-revisjon, håndtere et alvorlig avvik eller rulle ut felles praksis på tvers av flere lokasjoner. Da blir grensene for hva SharePoint egentlig er bygget for, tydelige.
Under ser du noen av de mest typiske fallgruvene vi møter hos virksomheter som senere velger å gå over til EG Landax.
1. Systemet speiler ikke faktisk prosess og ansvar
Et kvalitetsstyringssystem skal først og fremst speile hvordan dere faktisk jobber. Hvem gjør hva, når og på hvilken måte. I SharePoint ender mange opp med at strukturen styres av mapper, ikke prosesser.
Resultatet blir ofte:
Prosesser som ligger “spredt” i ulike dokumentbibliotek
Lite tydelig kobling mellom prosess, risiko, avvik og tiltak
Utydelig ansvar - det er uklart hvem som eier hva
Når struktur og prosess ikke henger sammen, blir det vanskelig å vise helhetlig styring i en revisjon. Det blir også vanskelig å jobbe systematisk med forbedring.
2. Vanskelig å få kontroll på avvik, risiko og forbedring i ett bilde
Et moderne styringssystem må håndtere mer enn dokumenter. Avvik, uønskede hendelser, risiko og forbedringstiltak må henge sammen på en sømløs måte.
I SharePoint løses dette ofte med:
Flere lister for ulike typer avvik
Egne lister for risikovurderinger
Excel-ark eller Planner for tiltak og oppfølging
Det gir data, men sjelden oversikt. Det som mangler, er et helhetlig bilde på tvers av prosesser, anlegg, avdelinger og tidsperiode. For en kvalitetssjef betyr det mye manuelt arbeid for å rapportere status og trender til ledelsen.
3. Dokumentstyring og versjonskontroll blir tungt i praksis
SharePoint har støtte for versjonering, men det er ikke det samme som styrt dokumentkontroll etter ISO-krav. Mange ender med flere varianter av samme prosedyre, lagret på ulike steder, med ulik status.
Typiske utfordringer er:
Ansatte finner gamle versjoner via søk eller gamle lenker
Det er uklart hva som er godkjent og gyldig dokumentasjon
Det mangler sporbarhet på hvem som har godkjent og når
For ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 og ISO 27001 er kontrollert dokumentstyring helt avgjørende. Klarer dere ikke å vise dette tydelig, øker risikoen for avvik i revisjon.
4. Løsningen blir sårbar og avhengig av enkeltpersoner
SharePoint-baserte kvalitetssystemer er ofte bygget som prosjekter. En intern ressurs eller ekstern konsulent setter opp arkitektur, lister, arbeidsflyter og rettigheter. Over tid blir alt dette en “skjult” kompleksitet.
Konsekvensen er ofte:
Sårbarhet når nøkkelpersoner slutter eller bytter rolle
Endringer tar lang tid og krever spesialkompetanse
Løsningen “låser seg” i gamle valg som ikke lenger passer
Et styringssystem bør kunne forvaltes av fagpersonene som eier kvalitet og HSE, ikke bare av tekniske SharePoint-spesialister.
5. Brukeropplevelse, opplæring og etterlevelse
Det er ikke nok at systemet finnes. Det må brukes. Mange virksomheter opplever at ansatte synes det er vanskelig å finne riktig prosedyre, melde avvik eller forstå hvordan de skal bruke løsningene i SharePoint.
Forskning og erfaring peker på at opplæring og tilpasning til arbeidsprosesser ofte er en av de største utfordringene. Når det er tungvint å gjøre ting riktig, velger folk snarveier.
Dårlig brukeropplevelse gir lav etterlevelse - og da hjelper det lite at systemet i teorien dekker kravene.
Konsekvensene for ISO, risikostyring og drift
Fallgruvene over er ikke bare tekniske. De har direkte konsekvenser for hvor godt dere faktisk styrer risiko, kvalitet og arbeidsmiljø - og hvor robust dere står i møte med kunder, myndigheter og sertifiseringsorgan.
For regulerte bransjer som f.eks. industri, bygg og anlegg, logistikk og havbruk kan dette være helt avgjørende for kontrakter og omdømme.
ISO 9001, 14001, 45001 og 27001 - helhetlig styring eller delvise løsninger?
ISO-standardene stiller krav til helhetlig styring. Det handler ikke bare om å ha et sett dokumenter, men om sammenheng mellom:
Prosesser og ansvarsfordeling
Risiko- og mulighetsvurderinger
Avvik, hendelser og korrigerende tiltak
Kontinuerlig forbedring og ledelsens gjennomgang
Når disse elementene ligger i ulike SharePoint-lister, Excel-ark og e-poster, er det vanskelig å vise sammenhengen. Det øker både arbeidsmengden og risikoen for at noe faller mellom stolene.
Revisjoner, tilsyn og kundekrav
Norske kommuner og offentlige virksomheter stiller stadig tydeligere krav til dokumentert styring. I enkelte tilfeller, som i Sarpsborg kommune, har nye kvalitetsstyringssystemer blitt integrert med både SharePoint og arkivkjerne for å møte kravene fra lovverk og tilsyn.
I revisjon og tilsyn handler mye om å kunne svare raskt og presist på spørsmål som:
Hvor ser vi alle avvik knyttet til denne prosessen?
Hvilke risikovurderinger ligger bak denne aktiviteten?
Hvilke tiltak er gjennomført, og hva er effekten?
Hvis svaret innebærer manuell leting i SharePoint, Excel og e-post, er systemet ikke godt nok - selv om det formelt sett finnes dokumentasjon.
Skjulte kostnader - når “gratis” blir dyrt
Et SharePoint-basert system kan se rimelig ut på papiret. Lisensene er allerede betalt, og mye bygges internt. Men over tid dukker det ofte opp skjulte kostnader:
Tid brukt på manuell rapportering og datainnsamling
Konsulenttimer for å gjøre endringer eller rette feil
Tid tapt i revisjoner og tilsyn
Risiko for driftsavbrudd, bøter eller tapte kontrakter
Totaløkonomien ved et system bør måles i risiko, tid og kvalitet - ikke bare lisenskostnad.
For mellomstore og større virksomheter med flere lokasjoner er dette ofte det som tipper vekten i retning av et dedikert QMS.
Når passer SharePoint - og når bør du vurdere et dedikert QMS?
Det finnes ikke én løsning som passer alle. For noen er SharePoint et fornuftig første steg. For andre vil det skape mer problemer enn det løser. Her er noen kjennetegn som kan hjelpe deg å vurdere situasjonen.
Det viktigste er å være ærlig på kompleksitet, risiko og krav i din virksomhet.
Når SharePoint kan være godt nok på kort sikt
SharePoint kan fungere relativt bra hvis dere:
Er en liten eller enkel organisasjon med få prosesser
Har begrensede krav til sertifisering og dokumentasjon
Ikke har mange avdelinger, lokasjoner eller språk
Har lav risiko og få myndighetskrav
Da kan en enkel struktur for prosedyrer og noen grunnleggende skjema for avvik være tilstrekkelig. Men det er likevel lurt å tenke langsiktig: hva skjer når dere vokser, eller når kravet om ISO-sertifisering kommer?
Varsellamper for mellomstore og store virksomheter
For virksomheter i regulerte, dokumentasjons-tunge bransjer er SharePoint ofte en midlertidig løsning. Du bør vurdere et dedikert kvalitetsstyringssystem som EG Landax hvis du kjenner deg igjen i flere av disse punktene:
Flere lokasjoner, anlegg eller produksjonslinjer
Behov for eller krav om ISO 9001, 14001, 45001 eller 27001
Streng HSE/QHSE-oppfølging og rapportering til styre/eier
Mange typer avvik og uønskede hendelser som må følges opp
Krav om sporbarhet og revisjonslogg for beslutninger og tiltak
I slike miljøer er et samlet system for prosesser, avvik, risiko, dokumentasjon og forbedring ofte en forutsetning for å lykkes med kvalitetsarbeidet.
Hvordan EG Landax løser utfordringene du møter i SharePoint
EG Landax er utviklet nettopp for nordiske, regulerte og dokumentasjons-tunge bransjer. Systemet brukes blant annet av produksjonsbedrifter, havbruk, bygg og anlegg, logistikk og tilknyttede verdikjeder - ofte med flere lokasjoner og komplekse prosesser.
Hovedforskjellen fra en SharePoint-løsning er at EG Landax er bygget som et helhetlig styringssystem fra start, ikke som et dokumentarkiv som er tilpasset underveis.
Ett system for prosesser, avvik, risiko og forbedring
I EG Landax henger alle delene av styringssystemet sammen:
Prosesskart og prosessbeskrivelser med tydelig ansvar
Avvik, uønskede hendelser og forbedringsforslag
Risikovurderinger knyttet til prosesser, aktiviteter og lokasjoner
Dokumentstyring med versjonskontroll og godkjenningsflyt
Det betyr at du som kvalitetsleder kan se helheten: hvilke prosesser gir flest avvik, hvor ligger risikoen, og hvilke tiltak har størst effekt. Denne oversikten er i praksis vanskelig å få til når systemet er bygget rundt SharePoint-lister.
Bygget for ISO og nordiske, regulerte bransjer
EG Landax støtter aktivt kravbildet i standarder som ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 og ISO 27001. Det handler både om struktur, sporbarhet og rapportering. For mange kunder betyr det raskere vei til sertifisering og enklere vedlikehold av sertifikater.
Systemet er også tilpasset nordiske rammevilkår, lovverk og bransjepraksis.
Det gir en annen trygghet enn generiske løsninger som må tilpasses til norske forhold.
Fleksible arbeidsflyter som følger virksomheten - ikke omvendt
En vanlig bekymring når man går fra SharePoint til et dedikert system, er frykten for rigide løsninger. EG Landax er bygget med fleksible arbeidsflyter som kan tilpasses ulike enheter, prosesser og roller - uten at du trenger SharePoint-spesialister.
For eksempel kan du:
Tilpasse avviksflyt til ulike typer hendelser
Definere egne risikomatriser per område eller fag
Styre hvem som får hvilke oppgaver når noe skjer
Resultatet er at det er systemet som støtter hvordan dere faktisk jobber, ikke omvendt.
Dette er en tydelig forskjell fra mange SharePoint-baserte løsninger, som ofte må ta omveier for å dekke slike behov.
Eksempel: Fra SharePoint-kaos til strukturert styringssystem
Se for deg en norsk produksjonsbedrift med tre fabrikker, krav om ISO 9001 og 14001, og økende fokus på HSE. De startet med prosedyrer i SharePoint og avvik registrert via skjema på intranettet. Etter hvert opplevde de:
Ulike praksiser for avviksregistrering på de tre fabrikkene
Manglende oversikt over hvilke tiltak som faktisk var gjennomført
Myndighetskrav og kunderevisjoner som tok mye tid å håndtere
Overgangen til EG Landax ga dem ett felles system for prosesser, avvik, risiko og dokumentasjon. Kvalitetssjefen slapp å samle data manuelt fra flere SharePoint-lister og Excel-ark.
Ledelsen fikk et tydelig bilde av status og utvikling på tvers av alle lokasjoner, noe som var avgjørende for videre vekst og for å beholde sentrale kunder.
Slik vurderer du veien videre - konkret sjekkliste
Om du allerede bruker SharePoint som styringssystem, eller vurderer å gjøre det, kan det være nyttig å gjøre en ærlig status. Under finner du noen spørsmål som kan hjelpe deg.
Bruk dem i dialog med både kvalitetsledelsen, IT og toppledelsen.
Spørsmål du bør stille før du bygger videre i SharePoint
Vurder følgende punkter:
Kan vi i dag enkelt vise sammenheng mellom prosess, risiko, avvik og tiltak?
Har vi full kontroll på hvilke prosedyrer som er gjeldende versjon - for alle?
Hvor mye tid bruker vi på å samle data til ledelse, kunder og revisjoner?
Hva skjer hvis vår nøkkelperson i SharePoint slutter?
Er vi trygge på at dagens løsning vil tåle økt regulatorisk press og vekst?
Hvis flere av svarene skaper usikkerhet, er det et klart signal om at SharePoint-løsningen ikke gir den robustheten dere trenger som kvalitetsstyringssystem.
Neste steg hvis du vil utforske EG Landax
For virksomheter i f.eks. produksjon, bygg og anlegg, logistikk, havbruk, landbruk og tilsvarende verdikjeder kan EG Landax være et mer framtidsrettet valg enn å bygge stadig mer kompleksitet i SharePoint.
Et godt neste steg kan være å:
Ta en uforpliktende gjennomgang av dagens løsning mot kravene dere har
Se en demonstrasjon av hvordan EG Landax håndterer prosesser, avvik, risiko og dokumenter samlet
Vurdere en pilot på én fabrikk, ett anlegg eller én avdeling
Poenget er ikke å “kaste ut” SharePoint. For mange vil det fortsatt være et godt intranett og samhandlingsverktøy. Men som selve motoren i styringssystemet er det ofte mer hensiktsmessig å la et spesialisert QMS som EG Landax ta rollen - og la SharePoint være god på det det faktisk er laget for.
Oppsummering
SharePoint kan være et nyttig verktøy for dokumentdeling og enkel avvikshåndtering, spesielt i små og mindre komplekse virksomheter. Men for regulerte, dokumentasjons-tunge bransjer med flere lokasjoner og strenge krav til ISO, risiko og HSE blir begrensningene tydelige.
De viktigste læringspunktene er:
SharePoint er ikke laget som et helhetlig kvalitetsstyringssystem
Fragmenterte lister og dokumentbibliotek gir dårlig oversikt og høy risiko
Kompleksitet og avhengighet av nøkkelpersoner øker over tid
Et dedikert system som EG Landax gir én samlet plattform for prosess, risiko, avvik og forbedring
Hvis du kjenner deg igjen i utfordringene med SharePoint, er det sannsynlig at gevinsten ved å ta i bruk et dedikert styringssystem vil være betydelig – både i tid, kvalitet og redusert risiko.
