Sveriges Veteranförbund: Vi har økt medlemsengasjementet og har bedre kontroll på økonomien

Sveriges Veteranförbund har gått over til EG Membercare, ettersom den tidligere løsningen ikke dekket organisasjonens behov.

”Forbundet hadde kjøpt en løsning som aldri levde opp til forventningene eller ønskene. Alt måtte fungere bedre,” forklarer virksomhets- og foreningsansvarlig Johan Mattsson, Sveriges Veteranförbund.

Valgte feil system

Sveriges Veteranförbund samler sivile og militære veteraner i Sverige. Forbundet har rundt 6000 medlemmer i 26 foreninger og tilbyr 50 møteplasser over hele landet.

Et av problemene for veteranförbundet var at sekretariatet følte seg usikker på antallet medlemmer, siden ulike søk ga forskjellige resultater.

”Det viste seg da vi byttet til EG Membercare at det fantes 800 profiler som var duplikater eller avdøde medlemmer, noe som innebar at medlemstallet sank tilsvarende!”

Ytterligere problemer med det gamle systemet var at medlemmer og tillitsvalgte hadde vansker med å bistå sekretariatet med enkle arbeidsoppgaver, noe som medførte at nesten alt arbeid ble utført av sekretariatet. Sekretariatet hadde begrensede muligheter til å gjøre endringer i systemet selv og måtte i stedet henvende seg til systemets support, noe som medførte høye kostnader. Tillitsvalgte opplevde dessuten vanskeligheter med å jobbe i løsningen.

”Å hente ut en utsendelsesfil for organisasjonens avisabonnementer i forbindelse med utsending av medlemsbladet kunne ta seks timer hver gang,” forklarer Johan Mattsson.

”Da Sveriges Veteranförbund valgte å bytte system, var det først og fremst fordi vi ønsket pålitelige medlemstall og større handlingsrom i et nytt system, der ikke alle handlinger krevde support fra leverandøren. Vi trengte også et system som kunne oppfylle GDPR-kravene på en enkel og tydelig måte,” forklarer Johan Mattsson.

Overgangen til EG Membercare førte til en endring

Med EG Membercare har Sveriges Veteranförbund kunnet utdanne hele sekretariatet i enklere medlemsadministrasjon og samtidig overføre flere arbeidsoppgaver til de lokale foreningene.

Systemet har også frigjort ressurser – blant annet kunne de spare inn en heltidsstilling som tidligere ble brukt på medlemsadministrasjon, og redusere avhengigheten av konsulenter.

Ved å holde administrasjonen til maksimalt to systemer reduseres også arbeidsbyrden for alle.

Med byttet til EG Membercare sier Johan Mattsson nå at de har oppnådd flere forbedringer i administrasjonen og nevner blant annet:

• Arbeidsbelastningen for administrasjon av medlemssystemet er redusert med en heltidsstilling årlig, noe som betyr at de ansatte kan fokusere på andre medlemsstøttende aktiviteter.

• Administrasjonen har nå stort handlingsrom – de bestemmer selv hvordan løsningen skal brukes.

• Tillitsvalgte og medlemmer avlaster sekretariatet ved å gjøre enkle endringer selv.

• Integrasjon til Spar og BankID gjør at innlogginger og adresser håndteres automatisk – ingen tid brukes lenger på dette fra sekretariatet.

• Nye medlemmer ledes tydeligere til et passende medlemskap og kan nå også legge til medlemskap i Veteranförbundets jakt- eller golfseksjoner.

• Nytt samarbeid har spontant oppstått mellom foreningene.

• Foreningene kan opprette egne arrangementer og bestemme hvem som får delta.

• Med den innebygde reskontroen vet både forbundet og foreningene hvordan økonomien ser ut, og sekretariatet håndterer utbetalinger med en enkel utbetalingsfil som lastes opp til banken.

”Vi opplever nå høy medlemslojalitet og har begynt å tilby aktiviteter som medlemmene selv ønsker. Samlet sett bygger vi nå en løsning som skal kunne håndtere et større antall medlemmer framover. Vi sikter på å beholde vår nåværende arbeidsstyrke, men likevel gradvis kunne tilby flere og flere funksjoner i medlemssystemet.

Alle nye funksjoner vi tar i bruk har som mål å redusere arbeidet for sekretariatet og de tillitsvalgte, men gi merverdi til medlemmene,” sier Johan Mattsson.

Sveriges Veteranförbunds løsning består av:

• Medlemssystemet EG Membercare

• Selvbetjeningsløsningen EG Membersite

• Integrasjon til nyhetsbrevklient

• Integrasjon til nettside

• Reskontro

• EG Membercares Power BI-modul for analyser og rapporter

Relaterte produkter