Vi kan hantera mer per medarbetare
Pappershögarna är borta, och detsamma gäller tunga manuella uppgifter. Speditionsföretaget East Logistics har digitaliserat en lång rad arbetsuppgifter.
– Nu är allt samlat på ett ställe och det märks, säger Natacha Koch, CEO East Logistics.
Det räcker att knappa in allt en gång
– Digitalisering är nytt för oss. Vi kom från en gammal version av ett C5-ekonomiprogram som inte var avsett att hantera transport och distribution. Så allt som rör transport gjorde vi vid sidan om.
– Till exempel skapades ordrar till åkerier och andra samarbetspartners samt bekräftelser till kund via e-post, med Word- och Excelfiler. Det var ett oerhört tungt manuellt arbete, berättar Natacha Koch, som har varit chef för speditionsföretaget East Logistics sedan 2019, då hon tog över efter sin far Jan Koch som grundade företaget. Förra året firade företaget 20-årsjubileum.
East Logistics är specialister på transport av gods mellan Skandinavien och Östeuropa och använder främst åkerier som underleverantörer. Trots coronapandemin har företaget lyckats implementera både ett nytt IT-system från ASPECT4 Transport, som optimerar företagets disponering och redovisning – och öka sitt resultat markant.
Vi klarar av att hantera mer med befintligt antal medarbetare.
Alla funktioner i samma flöde
– Den stora vinsten ligger i att vi har samlat allt på ett ställe. När vi väl har knappat in allt behöver vi inte lägga in det på nytt, säger CEO Natacha Koch.
– Nu kan vi skapa in ordrar, åkeriinstruktioner etc. –och lägga in bokningar och fakturor på en och samma gång. I ett och samma flöde.
– Tidigare hade vi en massa Excelark och satt med massor av översiktsbilder och information om fordonen. Allt detta har vi också kunnat lägga in i ASPECT4. Inmatningsarbetet har minimerats, och det är uppenbart att vi kan hantera mer med befintligt antal medarbetare, säger Natacha Koch.
Digitalt och personligt på samma gång
– Vi vinner mycket på det personliga i vårt företag. Den personliga kontakten har vi kvar. Vi skickar alltså inte enbart mejl till kunderna bara för att vi har blivit digitala, berättar Natacha Koch.
– Det ena behöver inte utesluta det andra. Det är fortfarande samma person som sköter kundkontakten.
Onlineutbildning och superanvändare
– I vår satsning på att bli digitala beslutade vi redan i strategin för 2018-20 att IT skulle vara en av huvudpunkterna. Målsättningen var att gå live med det nya ASPECT4-systemet i slutet av 2020.
Detta höll vi stenhårt på trots corona, och det är jag glad över att vi gjorde. Dessutom lyckades vi. Implementeringen av transportdelen har varit superbra, säger Natacha Koch.
– Vi gick live med ASPECT4 i juni 2020. April och maj använde vi till att implementera systemet och onlineutbildning för medarbetarna, som leddes utmärkt av Nicolai Smet Andersen på ASPECT4 Transport.
Vi har minskat antalet manuella processer så mycket som möjligt.
Bygger specifika flöden
– Vi har många utländska kunder, främst tyska, tjeckiska och österrikiska, och de använder fortfarande mycket pappersarbete. De vill till exempel gärna ha en fysisk kopia av fraktsedeln eller originalet.
– Det har inneburit systemmässiga utmaningar med det manuella, bland annat med månads- och periodavslut, men vi bygger ett flöde där vi kan göra en skanning av leveransbekräftelsen (POD), som hamnar i onlinearkivet, helt integrerat med ASPECT4. Det innebär att allt kommer att ske automatiskt vid bokningar framöver. Detta har möjliggjorts tack vare den nya releasen, där det även blivit möjligt att dra och släppa direkt till ASPECT4.
En framtidssäkrad och mer attraktiv verksamhet
– Förutom att vi har fått en lösning som är framtidssäkrad finns det flera fördelar. Det är även viktigt för framtida medarbetare att de kommer till ett företag med ett modernt IT-system där vi har minskat antalet manuella processer så mycket som möjligt.
East Logistics är mycket nöjda med att funktionerna löpande kan utvecklas efter företagets önskemål:
– Initialt hade vi fokus på ”Need to have”, nu är det ”Nice to have” – allt det som gör det ännu bättre.
Systemet fungerar som det ska, och därför har vi börjat bygga ut det. Bland annat håller vi på att skapa ett POD-flöde. Det reducerar antalet manuella processer ytterligare, t.ex. när vi behöver frigöra åkerikrediter och när vi får in leveransbekräftelser (POD) från våra åkerier.
Jag är glad över att vi har skapat ett system som vi fortsätter att uppdatera.
Goda råd till andra om att bli digitala
Natacha Koch delar gärna med sig av erfarenheterna från implementeringen av ASPECT4 i East Logistics.
– Gör kollegorna delaktiga. De som använder funktionerna till vardags kan komma med input om vilka parametrar som behöver implementeras. Välj gärna ut superanvändare som deltar i onlineutbildning och sedan lär upp resten av kollegorna. Hos oss hade de även till uppgift att upprätta standardrutiner för just våra processer.
Kom samtidigt ihåg att medarbetare lär sig i olika takt och behöver olika mycket uppbackning. Systemet blir aldrig bättre än hur vi använder det.
Ett annat gott råd är att ha en strategi för implementeringen och hålla fast vid den:
– Håll fast vid go live-datumet. Det gjorde vi trots corona. Även om det uppstår hinder är det viktigt att fortsätta med implementeringen.
– Och underskatta aldrig den ekonomiska aspekten av implementeringen. Det finns många detaljer i t.ex. momslagstiftning och regler som kan ta tid att konfigurera.
– Vi gick in i projektet med ett öppet sinne och var väl medvetna om att allt inte skulle vara klart och redo på en gång. Men det viktigaste var att vi kände oss trygga med att någon hjälpte oss att få allt på plats:
Att ASPECT4 hade koll på allt och att vi inte skulle överraskas med en monsterfaktura för att vi vid ett senare tillfälle skulle behöva extra hjälp med att förstå processerna. Allt har fungerat väldigt bra. Avtalet med ASPECT4 har följts till punkt och pricka.
Jag är glad över att vi har skapat ett system som vi fortsätter att uppdatera och att vi kan fortsätta utveckla våra processer, säger Natacha Koch, CEO East Logistics.
Kontakta oss så berättar vi mer
Vill du veta mer om EG Transport, våra produkter och tjänster? Kontakta vårt team av experter och berätta om din verksamhets behov och hur vi kan hjälpa dig.
