Efter två byten av medlemssystem på tolv år valde Sveriges Yrkesmusikerförbund, efter noggranna överväganden, att satsa på EG Membercare.
När Gunnar Jönsson inte har fullt upp som förbundsordförande för Sveriges Yrkesmusikerförbund, SYMF, arbetar han som frilansande cellist i Sveriges främsta symfoni- och operaorkestrar.
"Som frilansare kan det hända, att man inte har något jobb på måndagen, när man vaknar men ska vara redo två timmar senare. För min del har jag varit i branschen så länge, att jag redan spelat en stor del av standardrepertoaren, men i början var det en utmaning”, säger Gunnar Jönsson med ett leende.
Den största fördelen med EG Membercare är dess pålitlighet, enkelhet och den snabba supporten från leverantören, samt att det underlättar rapportering och hantering av medlemsdata för både centrala kansliet och lokala avdelningar.
Liten fackförening med stora uppgifter
Gunnar Jönssons dubbla roller är talande för den specialiserade fackföreningen för symfoni- och operaorkestrar med 1 400 medlemmar, varav 300 är frilansare.
Förbundet har samma administrativa uppgifter som de största fackförbunden – som in- och utträden, avgiftsinkrävning, rapportering och mycket mer – men med få heltidsanställda.
"Vi kan inte hantera ett eget system, det blir för komplicerat. Vi är beroende av att ha ett medlemssystem som bara fungerar och som kräver så lite som möjligt av vår personal, som redan har många andra uppgifter i sitt dagliga arbete", säger Gunnar Jönsson.
Därför var förbundet i många år inte nöjda med sitt medlemssystem.
"Ärligt talat fungerade vårt tidigare system men hade begränsningar, och vi hade stora problem med leverantören, vilket var en avgörande faktor för att byta system," säger Gunnar Jönsson.
Efter flera olika system föll valet på EG Membercare
SYMF valde EG Membercare som medlemssystem för tre år sedan, efter ett par misslyckade försök att hitta rätt system och leverantör.
Det bästa med det här systemet är faktiskt ansvaret som EG som leverantörer tar, alltså den service och den backup som vi får hela tiden. När vi känner att det här förstår vi inte så tar det inte många, många minuter förrän vi har ett svar på de frågorna.
"Med EG Membercare tyckte vi att det verkade passa oss även om det möjligtvis är lite för stort för vår organisation, men å andra sidan så tänkte vi att då finns det ju goda utvecklingsmöjligheter för oss. Efterhand som vi upptäcker nya funktioner kan vi bygga på och få ett fungerande system. Och det tycker jag att vi har nu.
För mig är den största fördelen med EG Membercare dess pålitlighet, enkelhet och den snabba supporten från leverantören, samt att det underlättar rapportering och hantering av medlemsdata för både centrala kansliet och lokala avdelningar.
Fokus på GDPR och rapportering
När SYMF valde EG Membercare var det också tydligt att organisationen behövde kunna leva upp till alla GDPR-krav och samtidigt effektivisera många manuella arbetsuppgifter.
"För oss var det avgörande att systemet är GDPR-anpassat och att servrarna är säkra, eftersom uppgifter om fackligt medlemskap är särskilt skyddade.
Det centrala förbundet har det juridiska ansvaret för GDPR och även för de lokala avdelningarna, vilket innebär att eventuella fel i datahanteringen hos någon av våra 35 lokala avdelningar faller tillbaka på det centrala förbundet", förklarar Gunnar Jönsson, som också såg ett behov av bättre stöd i det dagliga arbetet.
Särskilt arbetet med rapportering var en tidskrävande uppgift för den lilla organisationen.
I EG Membercare fick SYMF därför en rad automatiserade standardrapporter.
"Det är verkligen en lättnad, för systemet gör det möjligt att snabbt och enkelt generera rapporter och medlemslistor. Nu kan jag bara trycka på en knapp, vilket sparar flera dagars arbete och underlättar både statistik- och försäkringsrapportering", säger Gunnar Jönsson.
Så använder SYMF medlemssystemet EG Membercare
SYMF använder medlemssystemet EG Membercare med fokus på följande funktioner:
Inloggning via BankID
Spar-integration (veckovis adressuppdatering på samtliga medlemmar)
Integration via API mot deras hemsida – Symf erbjuder sina frilansande medlemmar att synas i en Frilanskatalog som innebär att en uppdragsgivare kan söka fram en medlem utifrån instrument/röstfack
Reskontra
Distributionskanal av månadsavgifter via autogiro, e-faktura och Kivra samt postala utskick till de som inte har något sådant betalsätt.
Communitylösningen Mina grupper för Symfs förtroendevalda, exempelvis samarbetar avdelningsordförandena i en egen grupp tillsammans med förbundsordförande
"Vi är väldigt nöjda med systemet och det är enkelt att lära sig de grundläggande funktionerna. Jag är dessutom mycket nöjd med supporten. Vi är ju inte de mest avancerade användarna av EG Membercare, eftersom vi är en liten fackförening. Därför är det viktigaste för oss att själva grundsystemet fungerar.
Samtidigt betyder det mycket att systemet kan byggas ut efter hand, och att vi hela tiden har möjlighet att aktivera nya funktioner i takt med att behoven uppstår."
SYMF har stora planer för framtiden
På sikt siktar SYMF nämligen på att gå samman med systerfackförbundet Musikerförbundet, som har cirka 2 500 medlemmar och liksom SYMF har valt EG Membercare som medlemssystem.
”Vi sitter i samma hus, samarbetar och har faktiskt samkört upphandlingen av medlemsregister med Musikerförbundet för att underlätta sammanslagningen, som är en oundviklig och pågående process även om det finns hinder kvar att lösa. Om det sker, har vi i alla fall samma medlemssystem”, säger Gunnar Jönsson, förbundsordförande för Sveriges Yrkesmusikerförbund, SYMF.
