Sveriges Veteranförbund: Vi har ökat medlemsengagemanget och har bättre ekonomikoll

Sveriges Veteranförbund har övergått till EG Membercare eftersom den tidigare lösningen inte uppfyllde organisationens behov. 

"Förbundet hade köpt en lösning som aldrig levde upp till förväntningarna eller önskemålen. Allt behövde fungera bättre", förklarar verksamhets- och föreningsansvarig Johan Mattsson, Sveriges Veteranförbund. 

Valde fel system 

Sveriges Veteranförbund samlar civila och militära veteraner i Sverige. Förbundet har runt 6000 medlemmar i 26 föreningar och erbjuder 50 mötesplatser över hela landet. 

Ett av problemen för veteranförbundet var att kansliet kände sig osäkert på antalet medlemmar, eftersom olika sökningar gav olika resultat. 

"Det visade sig när vi bytte till EG Membercare att det fanns 800 profiler som var dubbletter eller avlidna medlemmar, vilket innebär att medlemsantalet sjönk med lika många!"  

Ytterligare problem som fanns med gamla systemet var att medlemmar och förtroendevalda hade svårt att bistå kansliet med enkla arbetsuppgifter, vilket innebar att nästan allt arbete utfördes av kansliet. Kansliet hade begränsade möjligheter att själv göra ändringar i systemet och behövde istället vända sig till systemets support, vilket medförde höga kostnader. Förtroendevalda upplevde dessutom svårigheter med att arbeta i lösningen. 

"Att ta ut en utskicksfil för organisationens tidningsprenumerationer inför utskick av medlemstidningen kunde ta sex timmar varje gång", förklarar Johan Mattsson. 

"När Sveriges Veteranförbund valde att byta system var det framför allt för att vi önskade oss pålitliga medlemssiffror och större handlingsutrymme i ett nytt system, där inte alla åtgärder krävde support från leverantören. Vi behövde också ett system som kunde uppfylla GDPR-kraven på ett enkelt och tydligt sätt", förklarar Johan Mattsson. 

Övergången till EG Membercare ledde till en förändring 

Med EG Membercare har Sveriges Veteranförbund kunnat utbilda hela kansliet i enklare medlemsadministration och samtidigt lägga fler arbetsuppgifter på de lokala föreningarna. 

Systemet har också frigjort resurser – bland annat kunde de spara in en heltidstjänst som tidigare lades på medlemsadministration och minska beroendet av konsulter. 

Genom att hålla administrationen till maximalt två system minskas också arbetsbördan för alla. 

Med bytet till EG Membercare säger Johan Mattsson nu att de har uppnått flera förbättringar i administrationen och nämner bland annat: 

• Arbetsbelastningen för administration av medlemssystemet har minskat med en heltidstjänst per år, vilket innebär att de anställda kan fokusera på andra medlemsstödjande aktiviteter istället för att utföra uppgifter i systemet. 

• Administrationen har nu stort handlingsutrymme – administrationen bestämmer själva hur lösningen ska användas. 

• Förtroendevalda och medlemmar avlastar kansliet genom att göra enklare ändringar själva. 

• Integration till Spar och BankID innebär att inloggningar och adresser sköts automatiskt – ingen tid läggs längre på detta från kansliets sida. 

• En ny medlem styrs tydligare till ett passande medlemskap och kan nu även lägga till nya medlemskap i Veteranförbundets jakt- eller golfsektioner. 

• Ny samverkan har uppstått spontant mellan föreningar. 

• Föreningarna kan skapa egna evenemang och bestämma vilka som får delta på dessa evenemang. 

• Med den inbyggda reskontran vet både förbundet och föreningarna hur ekonomin ser ut, och kansliet hanterar utbetalningar med en enkel utbetalningsfil som laddas upp till banken. 

"Vi upplever nu hög medlemslojalitet och har börjat erbjuda aktiviteter som medlemmarna själva önskar. Sammantaget bygger vi nu en lösning som ska kunna ta emot ett större antal medlemmar framöver. Vi siktar på att behålla vår nuvarande arbetsstyrka men ändå successivt kunna erbjuda fler och fler funktioner i medlemssystemet.  

Alla nya funktioner som vi börjar använda syftar till att minska arbetet för kansliet och de förtroendevalda, men ge mervärde till medlemmarna", säger Johan Mattsson. 

Sveriges Veteranförbunds lösning består av: 

• Medlemssystemet EG Membercare 

• Självbetjäningslösningen EG Membersite 

• Integration till nyhetsbrevsklient 

• Integration till hemsida 

• Reskontra 

• EG Membercares Power BI-modul för analyser och rapporter 

Relaterade produkter