Puuilos fastighetsdata avslöjade en dold förbrukningsskillnad

Puuilo växer snabbt i Finland och öppnar snart dörrarna även i Sverige. När 7–10 nya butiker öppnas per år kan fastighetsunderhåll och energiförbrukning inte längre skötas via mejl och spridda mappar eller system. EG MainManager och EG EnerKey förde med sig ett nytt arbetssätt och avslöjade längs vägen några överraskande besparingsmöjligheter.

Från snickeriverkstad till börsbolag

Puuilo, som startade 1982 som en snickeriverkstad i Puolanka, är i dag en av Finlands snabbast växande lågpriskedjor. Antalet butiker är redan uppe i 60 och har mer än fördubblats på fem år. Under det senaste räkenskapsåret var omsättningen 442,3 miljoner euro, en ökning med 15,4 % jämfört med föregående år. Målet är att öka antalet butiker till 90 i Finland fram till 2030, och samtidigt expandera till den svenska marknaden. Bakom tillväxten ligger, enligt Puuilos fastighetschef Juhani Kinnunen, en enkel förklaring: kunderna behöver oss.

Den snabba tillväxttakten innebär också dussintals fastigheter vars underhåll, drift och energiförbrukning måste kunna hanteras enhetligt, oavsett om det handlar om Jyväskyläs tredje butik eller en helt ny öppning någonstans i Finland eller övriga Norden.

Från spridd information till samlad helhet

Innan samarbetet med EG inleddes var informationen om Puuilos fastigheter spridd över hela organisationen. Underhållsavtal, tjänstebeskrivningar och annan viktig dokumentation fanns i mejl, mappar och ibland bara i huvudet på nyckelpersoner. Det fanns ingen enhetlig och samlad bild av fastigheternas status.

Även uppföljningen av energiförbrukningen var begränsad. Förbrukningen följdes i praktiken upp enbart via fakturor på en övergripande nivå, vilket gjorde det svårt att upptäcka avvikelser och förbättra energieffektiviteten. För att hantera det växande fastighetsbeståndet behövdes en samlad lösning som kunde föra ihop data om fastigheter, underhåll och energiförbrukning och göra den verkligt användbar.

Kinnunen berättar att arbetet med att samla in grunddata till det nya systemet var ett eget projekt i sig. Under årens lopp hade avtal och dokumentation kring fastigheterna samlats på många olika ställen, så det tog tid och noggrannhet att få ihop helheten. Nu är grundarbetet gjort, och ingen tid går längre åt till att leta efter och samla information.

När allt äntligen finns på ett och samma ställe kan vi fokusera på hur vi med hjälp av datan från systemet kan utveckla fastighetsförvaltningen.

Betalar vi bara för det vi förbrukar?

Svaret kom när siffrorna för energiförbrukningen blev synliga i EG EnerKey: i två fastigheter upptäcktes en avvikelse som tidigare gått obemärkt förbi.

Det rörde sig om två olika fastigheter, där det förutom Puuilo även finns andra hyresgäster. Värmeförbrukningen i dessa fastigheter var ovanligt hög, och energikostnaderna var upp till tre gånger så höga som i jämförbara Puuilo-lokaler i samma storlek. Kinnunen berättar:

När vi fick upp förbrukningssiffrorna i EG EnerKey började vi utreda orsaken till avvikelsen närmare. Det visade sig att en annan hyresgäst i fastigheten hade en betydande förbrukning i förhållande till sin yta, på grund av en teknisk brist.

Det som gjorde saken extra intressant var dock hur energikostnaderna fördelades. Kostnaderna baserades inte på de olika aktörernas faktiska energiförbrukning, utan fördelades i stället i förhållande till kvadratmeter. I praktiken innebar det att även om den andra hyresgästen i de mindre lokalerna förbrukade mycket energi i förhållande till sin storlek, bestämdes dennes andel av kostnaderna främst utifrån ytan. Puuilo fick i sin tur, på grund av sin större yta, betala en del av denna extra förbrukning. Kinnunen fortsätter:

När vi jämförde kostnaderna för dessa två fastigheter med motsvarande Puuilo-lokaler visade det sig att effekten var betydande: under de senaste tio åren har vi i dessa fastigheter betalat en ansenlig summa i onödiga uppvärmningskostnader.

Utan insyn i den faktiska energiförbrukningen hade en sådan kostnadsfördelning kunnat gå obemärkt förbi.

Fallet visade konkret hur svårt det är att bedöma om kostnadsfördelningen är rättvis utan insyn i den faktiska förbrukningen. När man har dussintals fastigheter och flera hyresgäster i samma hus kan avvikelser och felaktiga kostnadsfördelningar lätt gå obemärkta förbi.

Puuilo har gjort liknande iakttagelser även på andra håll. Med hjälp av EG EnerKey kan Puuilo nu systematiskt jämföra förbrukningen och säkerställa att faktureringen baseras på faktisk användning.

En lösning utan onödigt krångel

EG MainManager överraskade positivt just genom det som saknades: onödig komplexitet. Jämfört med andra digitala underhållsböcker upplevdes systemet som rakt på sak och praktiskt. Olika åtgärder går enkelt att definiera själv, utan att det kräver konsulthjälp utifrån. Konfigurerbarheten gör det möjligt att anpassa systemet efter Puuilos egna behov, och vardagliga grunduppgifter, som att skapa serviceärenden och kvittera underhållsarbete, fungerar smidigt.

Införandet av systemet skedde enligt Puuilos egen tidsplan. När grunddata hade samlats in och tillräckligt med information hade registrerats gick själva lanseringen smidigt, och nyttan märktes snabbt i det dagliga arbetet, bland annat i form av relevanta serviceärenden.

EG MainManager och EG EnerKey används redan av Puuilo, och användningen utökas stegvis i takt med nya städer och objekt. På så sätt blir systemet en kontrollerad del av vardagen, samtidigt som arbetssätten kan utvecklas utifrån de erfarenheter man får.

Fastighetsbranschen i förändring

Många fastighetsägare använder redan digitala verktyg och följer upp sin data aktivt. Men långt ifrån alla har kommit dit än, eller också hänger det nuvarande systemet inte längre med i en växande verksamhet. Vad är det då som i vissa fall gör det svårt att ta steget till en bättre lösning, trots att nyttan är tydlig? Enligt Kinnunen handlar det inte om enskilda organisationers växtvärk, utan om en bredare förändring i hur branschen arbetar: många håller fortfarande fast vid tanken "så här har vi alltid gjort", och det kan vara svårt att motivera en investering i ett nytt system om man inte riktigt vet vilken konkret nytta det skulle ge.

I ett digitalt system är samma information ständigt uppdaterad och överskådlig. Kontroller och observationer dokumenteras i systemet, och informationen är lätttillgänglig för alla som behöver den. I sin egen organisation motiverade Kinnunen systeminvesteringarna på ett mycket praktiskt sätt:

Om vi inte skulle ta moderna digitala verktyg i bruk så skulle jag behöva tre kollegor till för det här jobbet.

Det är just här Kinnunen ser den största nyttan med digitaliseringen: systemet är inte bara ett nytt verktyg för befintligt arbete. Med hjälp av det kan samma arbete göras effektivare, mer transparent och med betydligt mindre manuellt arbete.

Varför just EG?

För EG EnerKey fanns det ingen lösning bland konkurrenterna som motsvarade Puuilos behov lika heltäckande. Det som övertygade särskilt i lösningen var dess mångsidiga funktioner och möjligheten att utnyttja energidata som stöd i det praktiska fastighetsarbetet.

I valet av EG MainManager var användarvänlighet, flexibilitet och möjligheten att underhålla information utan tunga processer, samt den sömlösa kopplingen till energiförvaltningen det som vägde tyngst.

Integrationen mellan EG MainManager och EG EnerKey gav Puuilo en helhet där fastighetsunderhåll och energiförbrukning inte lever i separata system. Enligt Kinnunen var detta en betydande fördel jämfört med andra system. När data för fastighetsunderhåll och energiförvaltning delar samma informationsbas behöver informationen inte flyttas manuellt mellan olika system. I stället kan samma data användas direkt i den dagliga förvaltningen och i beslutsfattandet kring fastigheterna.

Tillväxten fortsätter även över gränserna

Puuilos tillväxt fortsätter starkt. Målet är att öppna 7–10 nya butiker per år i Finland, och samtidigt systematiskt öka närvaron i Sverige. Kinnunen sammanfattar Puuilos framgång kärnfullt:

Kunderna upplever att de får varor till ett förmånligt pris hos oss, och att det i Puuilos sortiment finns lite för alla.

I takt med att tillväxten fortsätter måste även fastighetsförvaltningen hålla jämna steg. EG:s lösningar erbjuder ett enhetligt sätt att hantera en växande helhet — i Finland, och framöver allt starkare även i Sverige.

Bildkälla: Puuilos bildbank

Relaterade produkter