Når en servicemedarbejder i Slagelse Kommune skifter en pære på et plejehjem, handler det ikke bare om lys i et rum. Det handler om at understøtte kommunens kerneopgaver: tryghed, omsorg og gode rammer for borgerne.
Det er tankegangen bag det, Ann-Britt Jørgensen kalder Velfærds Facility Management. Ann-Britt husker tydeligt, hvordan det hele begyndte:
– Før havde vi pedeller, der passede “deres” skole. Viden lå i hovederne på folk eller i regneark på en PC. Ingen samlet oversigt.
Da kommunen centraliserede serviceområdet, blev alt vendt på hovedet. Servicemedarbejderne skulle nu løse opgaver på tværs af kommunen, og Ann-Britt fik ansvaret for at opbygge en ny praksis – med EG MainManager som fundament.
Det var ingen lille opgave: 440.000 m² fordelt på 850 bygninger – svarende til 2.900 parcelhuse – skulle driftes og vedligeholdes smartere.
Vores mål var og er at blive en datadrevet organisation. EG MainManager har været en trofast følgesvend på den rejse.
Et system, der binder det hele sammen
I dag er EG MainManager det centrale system, der samler alle kommunens ejendomsdata.
– Vi kan hente data fra økonomi, energi, rengøring, tilstandsvurderinger og energimærker – og koble det til kvadratmeter, anvendelse og kategorier fra EG MainManager. Det giver os overblik på både strategisk og operationelt niveau og gør os i stand til at handle proaktivt og træffe bedre beslutninger, forklarer Ann-Britt.
En ny hverdag for servicemedarbejderne
Overgangen var stor. Først fik alle servicemedarbejdere en iPad. De skulle lære at følge opgaver digitalt og melde tilbage, når de var løst. Det krævede mange besøg på kontorer og værksteder for at få processen helt på plads.
Planlæggerne skulle vænne sig til at registrere alle opgaver i EG MainManager – kategoriseret som akut, planlagt eller drift. Samtidig blev der lavet årshjul, der viser, hvilke opgaver der skal registreres hvornår.
– Vi fik ryddet op i en “sky” af fejlplacerede opgaver, sikret at alle bestillinger til eksterne håndværkere blev sendt rettidigt, og koblet alle fakturaer på, så de nu behandles digitalt i EG MainManager, fuldt integreret med vores økonomisystem, siger Ann-Britt.
Resultatet er en helt ny grad af kontrol: Brugere og borgere kan melde fejl via helpdesk, planlagte opgaver ligger i systemet, og tilstandsvurderinger bliver fulgt op. Afdelingen kan nu lave pålidelige tal, følge udviklingen over tid og handle proaktivt – både i forhold til politikere og KL.
Løbende udvikling
Otte år senere kan Ann-Britt konstatere, at EG MainManager har leveret – men hun ser stadig nye muligheder.
– Lige nu laver vi tilstandsvurderinger i et andet system. Det vil vi gerne samle i EG MainManager, så alle opgaver og data ligger ét sted. Vi ser også store gevinster i at tage rengøringsmodulet i brug, så vi kan samle plantegninger og lave tilfredshedsundersøgelser på samme måde som for serviceopgaverne.
Undervejs har kommunen også oprettet en brandportal i EG MainManager, som giver fuldt overblik over alt brandslukningsudstyr.
Kerneopgaven i fokus
Selvom EG MainManager handler om drift og vedligehold, er slutningen på historien egentlig begyndelsen: Det handler om mennesker.
– I kommunerne skal vi hele tiden bevise, at vi er her for borgerne. Vi er ikke til for at eje mursten og tage. Vores opgave er at sikre, at bygningerne fungerer som ramme for leveringen af kerneopgaverne til borgerne, siger Ann-Britt Jørgensen, Facilities Management, Strategi & Bygningsdrift.
EG MainManager i Slagelse Kommune
Kommunen bruger i dag flere moduler i EG MainManager:
Bygningsarkiv: Oprette tekniske systemer med definerede komponenter, lokalisere dem i bygningen, knytte dokumenter og validere data.
Helpdesk: Dashboard med overblik over alle indmeldte problemer fra brugere, borgere og ansatte. Kan visualiseres med GIS, BIM eller 2D-tegninger.
Økonomistyring: Overblik over portefølje og omkostninger for ejendomme, bygninger og tekniske systemer samt status for hvert aktiv.
Servicekontrakter: Lagring af aftaler, serviceniveauer og KPI’er for hver kontrakt.
Drift & vedligehold: Samler alle processer og arbejdsgange knyttet til drift og vedligehold.
Projektledelse: Fuld oversigt over projekter, inkl. budgetter og milepæle.
Vejen videre
EG MainManager giver Slagelse Kommune en helhedsorienteret FM-løsning, der dækker energistyring, arealforvaltning, drift og vedligehold, helpdesk, økonomi og historik – alt samlet på én platform, tilgængelig via mobil, tablet og web.
👉 Vil du se, hvordan EG MainManager kan gøre vedligehold mere datadrevet og give en lettere hverdag for både medarbejdere og borgere?
