Slagelse Kommune: For os er det Velfærds Facility Management

Slagelse Kommune: For os er det Velfærds Facility Management at skifte en pære

Når servicemedarbejderen I Slagelse Kommune skifter pæren på plejehjemmet, så handler det ikke bare om en ny pære, men om at understøtte kommunens kerneopgaver.

Slagelse Kommune anvender EG MainManager til at håndtere alle vedligeholdelsesopgaver for sine mere end 850 bygninger.

"Tidligere fokuserede vi meget på fuger og tegl. Nu er vi bevidste om, at vi skaber de trygge og funktionelle rammer for, at vores kolleger kan løse deres kerneopgaver. Vi kalder det i daglig tale for Velfærds Facility Management."

Ann-Britt Jørgensen er nem at tale varm på emnet Facility Management og EG MainManager. For hun har været med på hele turen fra dengang en pedel var en pedel og udelukkende passede godt på sin egen skole. Basta.

Da kommunen centraliserede og dermed reorganisere serviceområdet, blev Ann-Britt ansat til at løfte opgaven med udgangspunkt i EG MainManager.

De ansatte har ansvaret for vedligehold af 440.000 m2 fordelt på 850 bygninger på et område svarende til Bornholm, så det er ingen enkel opgave.

Da kommunen centraliserede serviceopgaverne, skulle servicemedarbejderne løse opgaver flere steder i kommunen, og der blev brug for EG MainManager til at planlægge bedre og smartere.

"Vores mål var og er at blive en datadrevent virksomhed, og EG MainManager har været en tro følgesvend på vores rejse mod en datadreven FM-organisation" forklarer Ann-Britt Jørgensen:

"I dag er EG MainManager nøglen og det styrende system i forhold til at hente data fra andre systemer og sammenkoble dem via den unikke nøgle, som ligger i de data, der trækkes ud af EG MainManager. Nu kan vi sammenholde data fra Økonomi, Energi, Rengøring, Tilstandsvurderinger og Energimærker, og koble dem med fx kvadratmeter, ejerforhold, anvendelsesområder og udvalgte kategorier fra EG MainManager. Det giver os et overblik på det strategiske og taktiske niveau, og mulighed for at dykke ned i det operationelle, for at handle proaktivt i forhold til at blive bedre til at tage de korrekte beslutninger".

Helt nye arbejdsgange

Centraliseringen var en stor omvæltning, husker Ann-Britt Jørgensen, der startede med at give alle servicemedarbejderne en iPad, så de kunne følge med i opgaverne og melde ind, når de var løst. Det blev til mange besøg ude på deres kontorer og værksteder, før den opgave kom helt ind under huden på alle.

"Det var nødvendigt, for vi havde aldrig haft et rigtigt velfungerende system til vedligehold. Nogle opgaver lå i hovedet på den pedel, der havde passet en skole i mange år, andre lå i regneark. Samtidig var der en masse støj i systemet, fordi vi aldrig fik lavet en ordentlig datavask, da vi gik fra det gamle Facility Management system til EG MainManager. Så vi stod med en kæmpe sky af alle mulige opgaver, der skulle puttes ned i de rigtige kasser og lægges rigtigt ind i EG MainManager samt en gruppe medarbejdere, der skulle lære at arbejde på en helt ny måde".

"Samtidig med introduktionen til servicemedarbejderne skulle planlæggerne også vænne sig til at lægge alle opgaver ind i EG MainManager og kategorisere dem rigtigt som fx akut, planlagt og drift".

"Vi fik lavet årshjulsopgaver for planlæggerne, der viser hvilke opgaver, der skal lægges ind og hvornår. Vi fik også sikret, at alle ordrer til de eksterne håndværkere blev sendt ud på de rigtige tidspunkter, lige som vi koblede alle fakturaerne på, så de behandles digitalt i EG MainManager med integration til vores økonomistyringssystem".

Resultatet er, afdelingen nu har overblik over alle vedligeholdelsesopgaver og kan generere og handle proaktivt på nøgletal, uanset om data kommer fra helpdesk, hvor brugerne og borgerne kan melde opgaver ind, tilstandsvurderinger for bygninger eller de planlagte opgaver.

"Nu kan vi simpelthen lave ordentlige kvalificerede tal og følge udviklingen over tid og dermed lave nogle gode proaktive handlinger ud mod politikerne og mod KL.

Undervejs er der også blevet tid til at klargøre en ny brandportal, der viser, hvor alt brandslukningsmateriel befinder sig, og meget andet.

Her otte år efter sin ansættelse kan Ann-Britt derfor med rette klappe sig selv og kollegerne på ryggen. Opgaven er lykkedes. I dag er EG MainManager det centrale system, hvor alle andre systemer henter kommunens ejendomsdata.

"Vi har nået målet om at kunne overskue, planlægge og prioritere vores vedligeholdelsesopgaver langt bedre. Med EG MainManager kan vi se alle typer opgaver og fx se, hvis der er bygninger som er særligt vedligeholdelsestunge, sammenholde planlagt med faktisk forbrug og justere på aktiviteterne, hvis budgetterne ændrer sig".

Stadig mod på at udvide brugen

Men Slagelse Kommune er langt fra færdig med at udforske mulighederne for at tage nye moduler i EG MainManager i brug.

"Der er altid plads til finjusteringer" siger Ann-Britt Jørgensen:

"Lige nu kører vi fx vores tilstandsvurderinger i et andet system, men det vil vi gerne i EG MainManager, så vi holder alle opgaver og data i samme system. I dag sidder vi og flytter data mere eller mindre manuelt fra det ene system til det andet, så det er ikke holdbart.

Også rengøringsmodulet i EG MainManager er interessant for Slagelse Kommune:

"Ved siden af EG MainManager har vi et rengøringssystem, så vi vedligeholder plantegninger to forskellige steder. Rengøringspersonalet har desuden ikke mulighed for at melde ind, hvis der er nogen, der er utilfredse med rengøringen. Så vi vil opnå en stor gevinst ved kun at vedligeholde tegninger over vores bygninger og lægge rengøring ind under vores helpdesk. Så vi fx kan lave tilfredshedsundersøgelser, lige som vi gør det for servicemedarbejdernes interne opgaver.

Kerneopgaven er i fokus

For selv om implementeringen af EG MainManager i Slagelse Kommune i første omgang drejer sig om at effektivisere og optimere arbejdet med vedligehold, så handler det på bundlinjen om at sikre tilfredse medarbejdere og ikke mindst glade borgere.

"I kommunerne skal vi hele tiden bevise, at vi er der for borgerne. Vi er ikke sat i verden for at eje mursten og passe godt på tagene. Vores opgave er at sikre, at løsningen af kerneopgaverne ud mod borgerne fungerer i de kommunale ejendomme", siger Ann-Britt Jørgensen, Facilities Management, Strategi og Bygningsdrift, Center for Kommunale Ejendomme, Slagelse Kommune.

EG MainManager i Slagelse Kommune

Slagelse Kommune anvender primært disse moduler i hverdagen:

Bygningsarkiv: I modulet Bygningsarkiv kan brugeren oprette tekniske systemer med forud definerede komponenter, lokalisere dem i bygningen og tilknytte dokumenter til strukturer og sluttelig validere data.

Helpdesk: I modulet Helpdesk er der en dashboard-funktion, designet til at give overblik over alle problemer og indmeldinger, der registreres i det daglige af kunder, brugere, borgere og tekniske arbejdere. Indmeldinger og ydelser kan evalueres grafisk eller via GIS-kort, BIM-modeller eller interaktive 2D-tegninger.

Økonomistyring: Modulet Økonomistyring, der bruges til finansforvaltning, giver et overblik over den samlede portefølje og omkostninger til bestemte aktiver. Det er fx ejendomme, bygninger, og tekniske systemer. En omkostningsstatus for hvert aktiv kan tilgås, når som helst.

Servicekontrakter: I modulet servicekontrakter kan man gemme alle relevante oplysninger om en servicekontrakt, alle serviceniveauaftaler og definere relevante KPI for hver enkelt servicekontrakt.

Drift- og vedligehold: Drifts- og vedligeholdelsesmodulet er et effektivt værktøj til at styre information og omkostninger i forbindelse med drift og vedligehold af ejendomme. I en drifts- og vedligeholdelsesplan samles alle drifts- og vedligeholdelsesprocesser, samt de relevante arbejdsgange.

Projektledelse: Modulet giver brugeren et komplet overblik over igangværende projekter, store som små. Det er blandt andet muligt at oprette og administrere et projekt med budgetramme, milepæle mm.

EG MainManager er vejen frem

EG MainManager giver dig en omfattende facility management-løsning, der omfatter styring af energiforbrug, arealstyring, drift og vedligeholdelse, helpdesk, økonomi og historik.

Få komplet overblik i én platform: Vi har samlet alle ejendomsdata i ét system, som kan tilgås via mobil, tablet og web.

Book demo eller læs mere om EG MainManager

Kontakt EG MainManager og hør mere

Bliv ringet op

Kontakt mig

Send os en mail

mainmanager@eg.dk

Relateret produkt