Sønderborg Kommune rydder ud i uhensigtsmæssige arbejdsgange

Sønderborg Kommune har erstattet over 100 uhensigtsmæssige og papirbårne arbejdsgange med digitale forløb udviklet i EG SmartDesigner.

Arbejdsgange erstattet af selvbetjeningsløsninger

I 2021 gennemførte Sønderborg Kommune en intern behovsafdækning i forbindelse med at de ønskede at anskaffe en ny tværgående blanketløsning til organisationen. Her blev det tydeligt at medarbejderne savnede et fleksibelt gør-det-selv værktøj til udvikling af digitale formularer og selvbetjeningsforløb.

Digitaliseringskonsulent Tina Hougaard Jørgensen afsøgte sammen med projektgruppen, markedet for potentielle leverandører. Valget faldt på EG's løsninger, herunder SmartDesigner, der er en udvidelse til EG Selvbetjening.

Vi er meget tilfreds med EG SmartDesigner. På bare otte måneder har vi selv oprettet mere end 100 digitale selvbetjeningsforløb, der erstatter uhensigtsmæssige arbejdsgange, baseret på word, excel og PDF-filer.

"EG SmartDesigner er et intuitivt værktøj og nemt at gå til. Det er ikke svært at bruge, og man kommer hurtigt i gang med at optimere de trælse arbejdsgange. Derfor har vi også hurtigt fået løsningen udbredt til alle forvaltninger, og de digitale selvbetjeningsforløb anvendes til vidt forskellige opgaver, lige fra ansøgningsskemaer til borgere og virksomheder samt til interne formularer," forklarer Tina Hougaard Jørgensen.

Stor betydning for hjemmeside

Implementering af EG SmartDesigner faldt sammen med udviklingen af kommunens nye hjemmeside, hvor ambitionen var, at den skulle være så digital som mulig. Det har resulteret i, at der nu kun er få ikke-digitale forløb tilbage på kommunens hjemmeside, som løbende bliver konverteret ved hjælp af EG SmartDesigner.

"Kommunikationsafdelingen tog virkelig opgaven til sig og har sammen med Digitalisering udviklet stærke procedurer og klare retningslinjer for brug af EG SmartDesigner. De sikrer, at selvbetjeningsforløbene er ensartede, forståelige og præsentable. Samtidig ender alle borgernes digitale besvarelser sikkert i vores centrale hovedmailboks, hvor de via automatiske regler videresendes til rette modtager i organisationen." forklarer Tina Hougaard Jørgensen.

"Udviklingen på vores hjemmeside er eksploderet med EG SmartDesigner," bekræfter web- og kommunikationskoordinator Tim Heuschkel, der også nyder godt af deleportalen, hvor kommunerne deler selvbetjeningsforløb indbyrdes: "Da jeg skulle lave et komplekst ansøgningsskema vedrørende kystsikring, fandt jeg et forløb i deleportalen, som jeg bare kunne tilpasse og bruge til vores formål".

Hver gang jeg skal lave et selvbetjeningsforløb, tjekker jeg altid om der allerede findes et i deleportalen i EG SmartDesigner, og jeg deler altid de forløb, som jeg selv laver.

Fortsat stort potentiale

Selv om kommunen er kommet meget langt meget hurtigt, er der stadig et stort potentiale for yderligere digitalisering af trælse papirbårne arbejdsgange:

"Hver gang vi er i dialog med en forvaltning om en ny arbejdsgang, kommer vi hjem med endnu flere ønsker. Det er nok det bedste bevis på, at EG SmartDesigner er en succes i Sønderborg Kommune. Udbredelsen af digitale forløb gavner den generelle digitalisering, idet den strukturerede indsamling af data er en forudsætning for, at vi kan automatisere den efterfølgende behandling af data", siger digitaliseringskonsulent Tina Hougaard Jørgensen, Sønderborg Kommune.

For os har EG SmartDesigner været en bragende succes, og vi oplever en stor efterspørgsel fra hele organisationen for at få oprettet flere digitale selvbetjeningsforløb. Tina Hougaard Jørgensen, digitaliseringskonsulent, Sønderborg Kommune

Ud over EG SmartDesigner til EG Selvbetjening anvender Sønderborg Kommune også Netblanket, som indeholder alle officielle blanketter fra KL's blanketlicensordning og relaterede serviceblanketter.

Kontakt os

EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.

Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.

Skriv til os