Boligkontoret Århus er en boligorganisation, der blev stiftet i 2012 som resultat af en fusion mellem tre ældre århusianske boligorganisationer. Boligkontoret Århus' cirka 100 medarbejdere arbejder for at yde bedst mulig service for beboerne i de omkring 5.700 boliger.

"Vi får automatisk arkiveret al relevant information på vores lejere, lejemål og afdelinger, så vi løbende kan følge med i, hvad der er af oplysninger, og alle medarbejder kan tilgå de oplysninger, der er relevan-te for dem i deres arbejdssituation. Uanset om man skal istandsætte et flyttelejemål, kører en klagesag eller opkræver husleje. Det betyder bare, at kvaliteten bliver højere i sidste ende"

Målrettet digitalisering skaber resultater

"Vi har valgt at samarbejde med EG Bolig, fordi der er et rigtig dybt branchekendskab i produktet. Det betyder, at uanset hvilken spidsfindighed af den almene boligorganisation, man kommer ud i, så er der gennemtænkt en løsning, der passer til den situation, som er integreret i EG Bolig. Det branchekendskab er guld værd for hos."

Hos Boligkontoret Århus har en målrettet digitaliseringsstrategi betydet, at de omkring 100 medarbejdere kan nå meget mere på kortere tid. Men effektivisering er i sig selv ikke en succes, og ifølge direktør Morten Homann har kvaliteten af det arbejde, organisationen leverer, også fået et løft. Samtidig kan boligorganisationen imødekomme den stigende efterspørgsel efter selvbetjening og digitale løsninger fra kunder, lejere og boligsøgende.  

 "Vi har i mange år arbejdet på at gøre digitalisering til en rygrad i hele vores forretning, og vi kan se vi får gevinsten både i effektivisering og kvalitet og den kundetilfredshed, der kommer ud af det i den anden ende,"

Mange timer sparet
Et eksempel på at effektiviteten er hævet enormt, mens også kvaliteten er forbedret, er indførelsen af elektronisk syn. Det betyder blandt andet, at ejendomsfunktionæren benytter sin iPad, når han gennemgår lejemålet med lejeren, og så snart synet er overstået, har lejeren en synsrapport i sin mailboks, og de relevante håndværkere modtager en færdig ordre på de opgaver, der eventuelt skal udføres.

"Vi kan se, at antallet af mandetimer, der bliver har brugt på det, er reduceret til en brøkdel. Hvor vi tidligere havde to personer til at gennemgå fakturaer, er det nu noget, der kan gøres på en time hver morgen af en enkelt medarbejder. Så det har sparet rigtigt mange timer, at vi bruger digital faktura," siger Morten Homann.

Bedre kvalitet gennem elektronisk dokumenthåndtering
En direkte måde at optimere kvaliteten af Boligkontoret Århus' arbejde er den elektroniske dokumenthåndtering i EG CrossWork. Det er med til at sikre, at al relevant information fra blandt andet EG Bolig løbende bliver arkiveret automatisk, og alle medarbejdere har adgang til de relevante informationer.

"Vi får automatisk arkiveret al relevant information på vores lejere, lejemål og afdelinger, så vi løbende kan følge med i, hvad der er af oplysninger, og alle medarbejder kan tilgå de oplysninger, der er relevante for dem i deres arbejdssituation. Uanset om man skal istandsætte et flyttelejemål, kører en klagesag eller opkræver husleje. Det betyder bare, at kvaliteten bliver højere i sidste ende,"

Mere digital selvbetjening i den nærmeste fremtid
En stigende tendens i boligorganisationens kundetilfredshedsundersøgelse er, at lejerne efterspørger selvbetjening og digitale løsninger, og der er generelt høj tilfredshed senest i forbindelse med digital opsigelse, der gør det muligt at betjene sig selv døgnet rundt.

Boligkontoret Århus benytter EG Boligs webservice til at stille digitale informationer til rådighed og forventer en lang række nye selvbetjeningsløsninger inden for den nærmeste fremtid:

"Vi har valgt at samarbejde med EG Bolig, fordi der er et rigtig dybt branchekendskab i produktet. Det betyder, at uanset hvilken spidsfindighed af den almene boligorganisation, man kommer ud i, så er der gennemtænkt en løsning, der passer til den sitatution, som er integreret i EG Bolig. Det branchekendskab er guld værd for hos," siger Morten Homann. 

"Vi kan se, at antallet af mandetimer, der bliver har brugt på det, er reduceret til en brøkdel. Hvor vi tidligere havde to personer til at gennemgå fakturaer, er det nu noget, der kan gøres på en time hver morgen af en enkelt medarbejder. Så det har sparet rigtigt mange timer, at vi bruger digital faktura".

Relateret produkt