Boligkontoret Danmark

Fra gule post-its til digital administration af 15.000 lejemål

Boligkontoret Danmark har opgraderet 100 procent med en digital løsning. NTI FM, også kaldet e-drift, er i dag nøglesystemet for mere end 120 medarbejdere. Det har givet et suverænt overblik og et godt planlægningsværktøj i hverdagen.

Effektiv administration af 15.000 lejemål

Boligkontoret Danmark administrerer 59 boligselskaber, hvor de udfører alle administrative, økonomiske og tekniske opgaver. Her kan du læse, hvordan de er gået fra gule post-its til en digital løsning, der kan håndtere drift og vedligehold af de mange lejeboliger.

På daglig basis administrerer Boligkontoret Danmark 31.000 lejeboliger for en række boligselskaber samt ældre- og plejeboliger i kommuner/regioner over hele landet. Målsætningen er at sikre velfungerende boligorganisationer, boliger og boligområder. Boligkontoret har 18 boligselskaber med 15.000 lejemål koblet op på e-drift.

Overordnet set søgte vi en sammenhængende løsning, integreret med vores økonomisystem, men også særligt med vores lejemålskartotek.

Manglede en digital løsning

Danmarks Almene Boliger, BL, regeringen og Kommunernes Landsforening indgik i 2016 en aftale om at effektivisere sektorens drift med 1,5 mia. kroner for at holde huslejeudgifterne på et stabilt niveau og sikre penge til vedligehold af almene boliger. Dette skulle være realiseret i 2020-regnskaberne.

I den forbindelse manglede Boligkontoret Danmark en digital løsning til at håndtere og effektivisere opgave- og ressourcestyringen i den daglige drift.

- Overordnet set manglede vi en sammenhængende løsning, der var integreret med vores økonomisystem, men også særligt med vores lejemålskartotek for at få de fundamentale oplysninger med ud, når vi håndterer beboerservicehenvendelser, siger Adam Brun Andersen, der er driftssekretariatschef i Boligkontoret Danmark og tilføjer:

- Derudover var kravet et simpelt system, der kan anvendes af alle med integration til Outlook; herunder en kalenderstyringsfunktion. For os handler det meget om den tidsmæssige styring. Hvor skal vi være og hvornår? Og har vi været på de steder, vi har aftalt på det givne tidspunkt?

Brug for overblik

Yousef Ayad, drifts- og ledelseskonsulent ved Boligkontoret Danmark har med ansvaret for driften af to boligselskaber stiftet bekendtskab med de mange udfordringer, som gjorde hverdagen besværlig:

- Tidligere var opgaverne og håndteringen meget lokalstyret, fx af en ejendomsmester, varmemester eller lokalinspektør, som tog imod beboerhenvendelser og håndterede dem individuelt. Vi satte mere fokus på effektiv drift og slog flere ejendomskontorer sammen. Derfor blev styringen af henvendelserne mere central, men de blev ofte indleveret i papirform og derefter tildelt de medarbejdere og teams, der skulle løse opgaverne.

Den manuelle håndtering og fordeling af opgaver på papir resulterede i manglende overblik, og der opstod fejl. Desuden var det svært at sikre den nødvendige opfølgning på opgaverne, om de blev udført eller ej.

100 % opgradering: Fra gule post-its til digital løsning

Boligkontoret Danmark har i dag erstattet de gule post-its med en digital løsning, der skaber de nødvendige rammer for drift og vedligehold af de mange lejeboliger.

NTI FM, også kaldet e-drift i Boligkontoret Danmark, er i dag nøglesystemet for mere end 120 brugere fordelt på ejendomsfunktionærer og kontorpersonale. Systemet giver et komplet overblik over opgaver understøttet af en kalenderfunktion. Det er muligt at planlægge og håndtere både mindre, planlagte og akutte driftsopgaver, som udføres på ugebasis samt med tiden også større vedligeholdelsesopgaver.

Når en ejendomsmester opdager en skade, der skal udbedres, er det muligt at dokumentere skaden med billeder og tilknytte i e-drift. Det styrker videndelingen og gør det lettere for håndværkeren.

Opgaver direkte på mobilen

Når beboerhenvendelser tikker ind i fællesdriften hos fx Boligselskabet Nordsjælland, danner en driftsleder og to driftssekretærer sig et overblik.

Henvendelserne bliver oprettet i e-drift, og en ejendomsfunktionær får opgaven med tid og sted. Det gør det let og ligetil for de mange ejendomsfunktionærer hver morgen at danne sig et hurtigt overblik over dagens arbejdsopgaver, blandt andet i lejlighederne eller græsslåning udendørs.

Alle planlagte opgaver kan tilgås af medarbejderne fra deres telefoner.

Nødvendige data direkte fra ERP-system

Via integrationen mellem e-drift og ERP-systemet kan man danne rekvisitioner og bestillinger direkte fra ERP, hvor data om selskab, afdeling, lejemål, lejer, kontonummer og bogføring samt arbejdsbeskrivelse automatisk bliver tilknyttet. Derefter vælger medarbejderen i kreditorkartoteket selv håndværkeren til en opgave, og opgaven skifter status/farve i e-drift, så det er tydeligt, at der er rekvireret håndværker.

- Det har været et stærkt ønske fra start, at der var en direkte kobling mellem økonomisystem og e-drift, fortæller Adam Brun Andersen, og Yousef Ayad supplerer:

- Her kommer løsningen til sin ret. Når fx en ejendomsmester opdager en skade, der skal udbedres, er det muligt at tage billeder for at dokumentere skaden og tilknytte det i e-drift. Det styrker videndelingen og gør det lettere for den pågældende håndværker at tilgå problemet.

Et velfungerende planlægningsværktøj

- E-drift er et godt planlægningsværktøj i dagligdagen, og vi kan arbejde langt bedre på tværs. Vi har opnået en langt mere effektiv proces og bedre opfølgning på opgaverne tilknyttet driften, siger Yousef Ayad.

Det essentielle for os har været at sikre en løbende professionalisering af ejendomsdriften, og her er e-drift afgørende for succes.

Boligkontoret Danmark måler på succesraten på de udførte opgaver: Er lejerne tilfredse med de reparationer, der bliver udført?
Samtidig går de i dybden med antal og fordeling af henvendelser.

- Vi kigger meget på, hvordan henvendelserne fordeler sig på boligafdelinger, geografi, beboere, bygninger osv. for løbende af få erfaringstal og et datagrundlag til at vurdere normeringer i driften, siger Adam Brun Andersen.

E-drift-løsningen rummer mange muligheder, og for Boligkontoret er der potentiale for yderligere gevinster.
Et af de områder er blandt andet et login via et website, hvor lejerne kan indberette opgaver og skader.

- En medarbejder besvarer mere end 60 opkald om dagen. Ved at gøre indberetningen digital får vi frigjort tid til henvendelser, så de bliver løst hurtigt.

Et godt råd: start i det små

En ting er at finde den rigtige digitale løsning. Noget andet er at sikre brugen blandt medarbejderne, for det betyder nye arbejdsgange, hvor mange befinder sig godt med at gøre 'som vi plejer'.

- Derfor er det vigtigt med en grundig introduktion, siger Yousef Ayad og Adam Brun Andersen tilføjer:

- På nogle områder har vores medarbejdere været betænkelige. Derfor er mit bedste råd at starte med de mest basale og akutte forhold, herunder det der bliver indberettet af beboerne, hvor det er afgørende at få hurtigt styr på opgaverne - og så langsomt skalere op, fx med opgaver ved serviceaftaler og eftersyn.

Udover at det sikrer et passende tempo til at få bygget et opgavelandskab op i, så drukner ejendomsfunktionærerne ikke i nye måder at arbejde på.

Desuden handler det om at videreføre den viden og erfaring, der ligger solidt plantet hos nøglemedarbejderne på driftsområdet.

- Den viden, de besidder individuelt eller har skrevet op på gule sedler, skal vi have spredt ud i organisationen, så alle har mulighed for at opnå indsigt. Det gør det langt lettere at køre nye medarbejdere ind, og her er vi godt på vej med e-drift, siger Adam Brun Andersen, driftssekretariatschef i Boligkontoret Danmark.

Kontakt os

Lad os hjælpe dig med at finde den rigtige løsning. Gennem mange år har vi udviklet it-løsninger, som er målrettet specifikke brancher. Løsningerne ligger i skyen, og vi hjælper dig i gang – nemt og hurtigt.

Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.

Skriv til os

Relateret produkt