Digital boligadministration frigiver tid til fællesskab i foreningerne

Boligadministration i ejer- og andelsforeninger er ofte præget af tunge processer og unødvendigt bureaukrati især i de store byer, hvilket ender med at stjæle tid fra det, der i virkeligheden skaber værdi for beboerne. Når bestyrelsen sidder fast i bilag, mails og dokumenter, går det ud over kræfterne til fællesskabsopgaver og sociale arrangementer, der styrker naboskabet. 

En ny rapport fra Realdania viser, at rammen omkring vores bolig har stor betydning for vores livskvalitet. Hele 72 % af danskerne er tilfredse eller meget tilfredse med deres naboskab, og boligejere har markant flere aktiviteter med naboerne end lejere.  

Samtidig viser rapporten, at det er i de store byer, at tilfredsheden med naboskabet halter bagefter med. Eksempelvis er København rangeret som 98. og sidste kommune, når det kommer til, hvor tilfredse folk er med deres naboer, mens Aarhus er placeret på en 92. plads og Aalborg 87. plads. Det kan blandt hænge sammen med størrelsen på boligforeninger og beboelseskomplekser samt det faktum, at man bor tættere og er eksponeret for mere bureaukrati i foreningerne.  

Netop her spiller nye digitale løsninger en vigtig rolle. De gør det lettere for beboere at samarbejde, finde svar og løse små udfordringer, før de vokser sig store. ØENS Ejendomsadministration er en boligadministration, som de er flest: drevet af ønsket om at få hverdagen i foreningerne til at fungere så gnidningsfrit som muligt. Frivillige bestyrelsesmedlemmer lægger tid og kræfter i at skabe et velfungerende fællesskab for beboerne. Men hvordan ser det ud med selve administratorarbejdet?

Digitale værktøjer skaber enklere administration 

Nedim Husic er administrationschef og partner hos ØENS Ejendomsadministration, og han peger på, at nøglen ligger i at gøre kommunikationen og arbejdsgangene langt mere enkle og gennemsigtige for alle involverede: 

– Vi kan som administratorer selv definere godkendelsesflow, og bilag kan håndteres uden lange mailkæder, mens dokumentarkivet samler alle filer ét sted, så beboere, bestyrelsesmedlemmer og ejendomsmæglere hurtigt kan finde det, de søger, fortæller Nedim Husic, der kender udfordringerne fra begge sider, da han både som administrationschef og bestyrelsesmedlem oplever dem i praksis. 

Vi oplever i stigende grad et behov for mere smidige processer, der kan understøtte både bestyrelser og beboere i det daglige arbejde. Det hænger tæt sammen med Realdanias konklusioner om, at stærke rammer omkring bolig og naboskab styrker både engagement og trivsel. Samtidig ses en klar effekt af digitale løsninger, som skaber bedre overblik og mindsker den tid, der bruges på manuelle og uoverskuelige arbejdsgange. 

– Det handler om at give bestyrelser og beboere let adgang til dokumenter, økonomi, bilag og den daglige kommunikation. På den måde undgår man ventetid, misforståelser og dobbeltarbejde, forklarer Martin Holmgaard, SVP i EG. 

Dokumenteret kommunikation og enklere arbejdsgange 

I mange foreninger foregår kommunikationen gennem sociale medier, hvor information hurtigt drukner eller forsvinder. Samtidig kan mails blive væk i overfyldte indbakker, og vigtige beslutninger ender i lange tråde og mapper, ingen kan finde igen.  
 
Det skaber frustrationer og usikkerhed for både beboere, bestyrelsesmedlemmer og administratorer, fordi ingen helt kan være sikre på, om alle har set det samme eller fået den nødvendige information. Mange foreninger har derfor oplevet et stigende behov for mere struktur og gennemsigtighed i deres kommunikation. 

Hos ØENS Ejendomsadministration har de siden 2012 anvendt den administrationsplatform, der i dag er blevet en del af EG ProBo til netop dette formål. Løsningen giver boligforeninger et samlet overblik og klare kommunikationskanaler, hvilket betyder, at både drift, dialog og dokumenter samles ét sted i stedet for at være spredt på mange platforme. 

Nedim Husic fremhæver desuden værdien for den daglige økonomiske opfølgning: 

- Bestyrelsen får også mulighed for at følge økonomien dag for dag, så de ikke er afhængige af administrator for at få indsigt i bogføringen. 

Digitale løsninger giver hjælp til selvhjælp for beboerne 

For at bidrage til færre irritationer, forsøger ØENS Ejendomsadministration at lette hverdagen med digitale værktøjer. Ifølge Nedim Husic er ProBo er samtidig et værktøj, der hjælper beboerne med at hjælpe sig selv. Noget, der mærkes på daglig basis: 

- Mange henvendelser handler om simple spørgsmål som husorden, husdyrregler eller mødetidspunkter, og her forventes ProBo-AI-assistenten at gøre en stor forskel. Det er et værktøj som er under udvikling og er fulgt med stor interesse hos ØENS Ejendomsadministration A/S. Beboerne skal kunne få kvalificerede svar med det samme, også uden for kontortid. Det mindsker frustrationer og sparer både bestyrelse og administration for mange gentagne henvendelser, afslutter Nedim Husic.  

Resultatet er en smidigere drift, hvor bestyrelsen får frigivet tid og overskud, og hvor beboerne oplever bedre service, hurtigere svar og større gennemsigtighed. For ØENS Ejendomsadministration handler det i sidste ende om at gøre det lettere at bo godt sammen og om at sikre, at energien bruges på fællesskab i stedet for papirarbejde.