Digital rekruttering og medlemshvervning - vejen til flere medlemmer

Sverige får stadig flere store og små medlemsorganisationer. Derfor er der et behov for at styrke deres evne til at tiltrække, fastholde og engagere medlemmerne.

”Kampen om medlemmerne er hård. Derfor må medlemsstyrede organisationer som interesseorganisationer, frivillige organisationer, fagforeninger og politiske partier finde nye løsninger til at rekruttere, fastholde og aktivere medlemmerne. Det kræver effektive medlemssystemer, som understøtter hver enkelt organisations økonomi og ambitioner,” siger Anna Norrman, projektleder hos softwarevirksomheden EG, der leverer digitale medlemssystemer til medlemsstyrede organisationer i Sverige.

Flere organisationer deler medlemmerne

Ifølge statistikrapporten Det civila samhället 2023 fra Statistiska centralbyrån (SCB) fandtes der i 2023 i alt 265.700 organisationer i det civile samfund – en stigning på 500 organisationer sammenlignet med året før. Af disse udgjorde de ideelle organisationer størstedelen, omkring 62 procent, svarende til 163.900 organisationer.

En anden rapport, Vilkårsrapporten 2025 fra MUCF, Stabila steg trots svårigheter, viser dog, at væksten ikke kommer alle organisationer til gode, og at kampen om medlemmernes tid er blevet hårdere.

”Vi ser i øjeblikket en stigning i antallet af organisationer. Det er positivt på den ene side, men det betyder også, at organisationerne må gøre en ekstra indsats for at være relevante og attraktive for potentielle medlemmer, der har stadig flere alternativer at vælge imellem.

En del af svaret på denne udfordring er en øget grad af digitalisering af medlemsdrevne organisationer.

Økonomi og tid presser organisationerne

Myndigheden för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) har fået regeringens opdrag at følge udviklingen i vilkårene for det civile samfund over tid. Ifølge deres seneste rapport fra juni 2025 står organisationerne over for flere udfordringer:

• 41 procent af organisationerne oplever, at medlemmernes manglende interesse eller tid har været en stor eller meget stor udfordring i 2024.

• 25 procent oplever, at den økonomiske situation i Sverige har påvirket deres mulighed for at drive aktiviteter i høj eller meget høj grad i 2024.

”Den bedste nyhed i undersøgelsen er nok, at de fleste organisationer - hele 83 procent - i høj eller meget høj grad tror, at de også i de kommende år vil have gode muligheder for at drive deres aktiviteter,” siger projektleder Anna Norrman fra EG, der fremhæver øget digitalisering som en løsning.

Foreningsundersøgelsen peger på digitalisering

EG gennemfører hvert år en nordisk foreningsundersøgelse, som senest viste, at organisationer, der arbejder systematisk med rekruttering, oplever større medlemsvækst, og at brugen af digitale løsninger – især sociale medier – bidrager positivt til rekrutteringsarbejdet.

”Samtidig ser vi mange organisationer, der får en dårlig start på deres digitaliseringsrejse, fordi de vælger det forkerte medlemssystem,” siger Anna Norrman.

”Årsagerne varierer naturligvis fra organisation til organisation. Men når økonomien er presset, kan det være fristende at vælge den billigste løsning – eller et system, der slet ikke er udviklet til medlemsorganisationer. Andre har måske ikke kortlagt, hvad organisationen reelt har brug for, og vælger derfor en løsning, der hverken passer til dens struktur eller ambitioner.”

Sveriges Veteranförbund måtte begynde forfra

Et godt eksempel er Sveriges Veteranförbund, som for nogle år siden stod i en situation, hvor deres IT-løsning krævede for meget af både organisationen og medlemmerne.

Forbundet har omkring 6.000 medlemmer organiseret i 26 foreninger over hele landet med 50 mødesteder fra nord til syd.

Veteranforbundets gamle løsning fungerede aldrig efter organisationens behov. De havde købt et system, der hverken levede op til forventningerne eller ønskerne.

Udfordringerne var blandt andet:

• Manglende selvbetjening – medlemmer og tillidsvalgte kunne ikke aflaste sekretariatet med enkle opgaver.

• Sekretariatet havde begrænsede rettigheder i systemet og måtte sende næsten alle ændringer til support – hvilket blev meget dyrt.

• Usikkerhed om medlemstallet – forskellige søgninger gav forskellige resultater.

• Tillidsvalgte havde svært ved at bruge systemet.

• Det kunne tage op til seks timer at hente en adressefil til medlemsbladet.

”Da Sveriges Veteranförbund valgte at skifte system, var det først og fremmest, fordi vi ønskede troværdige medlemstal og større handlefrihed i et nyt system, hvor ikke alle handlinger krævede support fra leverandøren. Vi havde også brug for et system, der kunne opfylde GDPR-kravene på en enkel og tydelig måde,”

forklarer Johan Mattsson, virksomheds- og foreningsansvarlig i Sveriges Veteranförbund.

Systemskiftet gav resultater

Johan Mattsson er overbevist om, at beslutningen om at investere i et rigtigt medlemssystem har gjort en mærkbar forskel.

Ved at skifte til medlemssystemet EG Membercare har Sveriges Veteranförbund blandt andet reduceret det administrative arbejde svarende til en fuldtidsstilling om året – hvilket betyder, at de ansatte nu kan fokusere på andre medlemsunderstøttende aktiviteter.

”Bare integrationen med Spar og BankID betyder, at login og adresser håndteres automatisk – sekretariatet skal ikke længere bruge tid på det. Vi oplever nu høj medlemsloyalitet og tilbyder aktiviteter, som medlemmerne efterspørger.

Beslutningen om at skifte til EG Membercare var helt rigtig. Vi bygger nu en løsning, der kan håndtere et større antal medlemmer fremover, fordi vi forventer at vokse med den nuværende bemanding og gradvist kunne tilbyde flere funktioner i medlemssystemet,” siger Johan Mattsson.

Skift system i tide

”Sveriges Veteranförbund er et godt eksempel på, hvor vigtigt det er at vælge det rigtige medlemssystem,” siger projektleder Anna Norrman fra EG, der har to gode råd til medlemsorganisationer som velgørenhedsorganisationer, interesseorganisationer og fagforeninger:

Sveriges Veteranförbund er et godt eksempel på, hvor vigtigt det er at vælge det rigtige medlemssystem.

Vælg med både pengepung og hjerne

Selvfølgelig skal løsningen have en rimelig pris, men prisen må ikke være afgørende. Organisationen skal også se på, hvordan den ser ud i dag – og hvordan den vil udvikle sig i fremtiden.

Hvis man vælger for billigt eller for uambitiøst fra begyndelsen, kan det koste dyrt – både på kort sigt, fordi man mister evnen til at tiltrække og fastholde medlemmer, og på lang sigt, fordi man måske må skifte system flere gange, før man finder den rigtige løsning.

Kortlæg behov og muligheder

Når organisationer skal vælge et nyt medlemssystem, bør de kortlægge deres behov – fx ved at inddrage aktive i lokalforeningerne – og være nysgerrige på, hvad der faktisk findes af muligheder.

Mange organisationer mangler viden om, hvordan et dedikeret medlemssystem kan understøtte deres arbejde digitalt – fx ved at automatisere tidskrævende opgaver som kontingentbetalinger og arrangementshåndtering, give adgang til selvbetjening og medlemskommunikation, skabe datadrevne medlemstilbud, støtte lokale foreninger og frivillige samt håndtere centrale demokratiske processer som debatter og valg.

”Hvis man følger de to enkle råd, tror jeg, at digitalisering kan give organisationen et enormt løft, fordi det reducerer den tid, ansatte og frivillige skal bruge på administration. Når de aktive slipper for tidskrævende opgaver, bliver der mere tid til at styrke foreningens formål og skabe et levende foreningsliv, hvor medlemmerne ønsker at engagere sig på lang sigt,” siger Anna Norrman.

Relaterede produkter