EG Altiplan: Skabt til at tage hånd om kommunernes udfordringer med vagtplanlægning

Kommunale arbejdspladser med døgndækning står over for betydelige udfordringer, når det kommer til effektiv ressourceanvendelse. EG Altiplan er udviklet specifikt til at tackle disse problemer og sikre optimal udnyttelse af personaleressourcer.

Tre af de største udfordringer er manualle arbejdsgange, udfordringer med vikardækning og manglende overblik, der koster dyrt i forhold til ekstraudgifter og forkert indberetning til løn. Alt det er udfordringer som vagtplansystemet EG Altiplan adresserer.

Tidskrævende manuel vagtplanlægning koster dyrt

I hverdagen bruger kommunens vagtplanlæggere bruger utallige timer på at koordinere skemaer, håndtere ændringer og sikre korrekt bemanding. Manuelle processer i Excel-ark eller forældede systemer skaber ineffektivitet og fejl.

På et plejecenter med 45 medarbejdere bruger vagtplanlæggeren hver måned typisk 3-4 dage på at sammensætte næste måneds vagtplan.

"Når en medarbejder får ændret sine ønsker til fridage, skal hele planen gennemgås manuelt for at sikre, at overenskomstens regler om hviletid, weekendvagter og maksimale arbejdstimer overholdes. Hvis en fejl opdages efter planen er udsendt, skal processen gentages" siger Caspar Bergstrøm.

Med EG Altiplan kan man reducerer tidsforbruget på vagtplanlægning med op til 80%. Det brugervenlige interface gør det nemt at oprette, justere og fordele vagter på tværs af afdelinger.

Når en medarbejder skal have ændret en vagt, beregner systemet automatisk konsekvenserne og advarer, hvis overenskomstregler overtrædes. Automatiserede beregninger sikrer, at overenskomster overholdes, og at ressourcer fordeles optimalt.

Dyre vikarhul og ineffektiv vikardækning

En anden udfordring er vikardækning.

Når medarbejdere melder sig syge eller der opstår huller i vagtplanen, kan det tage timer at finde afløsere. Dyre vikarbureauer bliver ofte den eneste løsning, hvilket belaster budgetterne unødigt.

Det kan fx starte søndag morgen kl. 06:30, hvor en sygeplejerske på nattevagtholdet på et plejehjem ringer og melder sig syg. Vagtplanlæggeren skal nu ringe rundt til alle afløsere for at finde en vikar til dagvagten kl. 07:00. Efter 45 minutters forgæves telefonopkald må vagtplanlæggeren kontakte et vikarbureau, der sender en ekstern vikar til en timepris, der ofte er dyrere end prisen på en intern afløser.

"Det kan også være en afdeling i hjemmeplejen med tre medarbejdere på sommerferie samtidig. Vagtplanlæggeren ved, at der er ledige sygeplejersker i nabodistriktet, men har ikke overblik over, hvem der er tilgængelige, eller hvordan man hurtigt kan koordinere vikardækning på tværs. Så er man igen nødt til at træke på ekstern vikardækning, og det koster", siger Caspar Bergstrøm.

Med EG Altiplan Vikar-modulet kan ledige vagter udbydes via app direkte til kommunens faste afløsere eller vikarkorps på få minutter.

I eksemplet med den syge medarbejder kan vagtplanlæggeren med få klik udbyde vagten i appen kl. 06:35. Allerede kl. 06:45 har tre afløsere budt ind på vagten, og den nærmestboende kan tiltræde til normal afløserløn.

For vikardækning på tværs giver systemet fuld visibilitet over tilgængelige ressourcer i hele kommunen, så interne medarbejdere udnyttes optimalt før eksterne vikarer tilkaldes.

Manglende overblik og fejl i lønindberetning

Den tredie typiske udfordring relaterer sig til manglende overblik og dermed efterfølgende fejl i lønindberetningen.

Når data skal overføres manuelt til lønsystemer, opstår der fejl. Manglende overblik over ressourcefordeling betyder, at nogle afdelinger er overbemandet, mens andre mangler personale. Saldi passer ikke, og tilliden til tallene svigter.

I et tænkt eksempel kan man forestille sig, at en økonomichefen i et hjemmeplejedistrikt ved månedskift opdager, at lønudbetalingerne er højere end budgetteret. Efter gennemgang viser det sig, at 14 overarbejdstimer ikke blev registreret korrekt i det gamle system, og to medarbejdere fik udbetalt for vagter, de faktisk havde byttet med kolleger.

"Det kan tage økonomichefen og vagtplanlæggeren timesvis at finde og rette fejlene", siger Caspar Bergstrøm.

EG Altiplan er et stabilt, gennemtestet system, hvor beregningerne altid er korrekte. Direkte integration til lønsystemet SD Løn sikrer, at de rigtige tal sendes automatisk til lønsystemet uden manuel indtastning – uanset hvor mange vagter der byttes eller ændres. Når to medarbejdere bytter en vagt i systemet, registreres det øjeblikkeligt, og lønindberetningen bliver automatisk korrekt.

Systemet giver realtidsoverblik over ressourceanvendelse og gør det muligt at optimere fordelingen på tværs af afdelinger. Med aktivitetsplanlægningsfunktionen kan ledelsen se præcist, hvornår behovet for bemanding er størst, og justere vagtplanen derefter.

Dette betyder færre idle-timer og bedre service til borgerne på de tidspunkter, hvor det virkelig betyder noget.

Aktivitetsplanlægning erstatter lægernes Excel-ark med et centralt, sikkert system, hvor alle vagtbytter og ændringer håndteres ét sted. Alle medarbejdere kan se deres egne vagter, anmode om bytter direkte i systemet, og alt registreres automatisk til lønindberetning. Saldi passer altid, og man kan stole på tallene.

Udviklet til kommunernes hverdag

EG Altiplan er udviklet sammen med professionelle vagtplanlæggere i kommunerne.

Systemet er GDPR-sikkert, modulopbygget og webbaseret, så det nemt kan tilpasses kommunens specifikke behov – hvad enten det er i hjemmeplejen, på plejehjem, eller andre arbejdspladser med døgndækning.

Med EG Altiplan får man:

• Effektiv vagtplanlægning og vikardækning

• Korrekt lønindberetning uden fejl

• Ressourceoptimering på tværs af afdelinger

• Bedre budgetstyring

• Et system der bare spiller

Book en demo og se, hvordan EG Altiplan kan optimere ressourceanvendelsen på jeres arbejdsplads.

Relateret produkt