EG ØS Indsig: Økonomisystemet, der forstår jeres hybridstatus

Som selvejende institution, §60-selskab eller anden virksomhed eller organisation med offentlig overenskomst, befinder I jer i Limboland, hvor det gælder om at holde balancen.

På den ene side er virksomheden juridisk selvstændig, på den anden side er den økonomisk tæt forbundet med det offentlige.

EG ØS Indsigt er bygget til at understøtte netop denne kompleksitet.

Fokus på de unikke udfordringer

I Danmark opererer omkring 4.000 institutioner og virksomheder i gråzonen mellem det rent offentlige og det private – §60-selskaber som IT-Forsyningen og fælles beredskaber, selvejende institutioner som folkehøjskoler og frie grundskoler, samt virksomheder der arbejder efter offentlige overenskomster.

Den fælles udfordring? Virksomheden eller organisationen skal drives forretningsmæssigt effektivt, men med fuld overholdelse af offentlige regnskabsregler, tilskudsbetingelser og politisk fastsatte rammer.

Fire centrale udfordringer

1. Dobbelt rapporteringsbyrde

En folkehøjskole skal både kunne styre sig forretningsmæssigt (hvor mange kurser er mest rentable?) og opfylde Undervisningsministeriets detaljerede regnskabskrav for at få statstilskud. Et §60-selskab skal rapportere både til egen bestyrelse og til hver enkelt ejerkommune efter forskellige formater.

2. Bundne midler og projekter

Ikke alle penge er lige. Fondsmidler til et specifikt projekt må ikke bruges til drift. EU-tilskud har egne regnskabskrav. Basistilskud og aktivitetstilskud skal holdes adskilt. Økonomisystemet skal kunne dokumentere, at hver krone er brugt til det rigtige formål.

3. Komplekse fordelingsnøgler

§60-selskaber skal fordele omkostninger til ejerkommunerne efter aftalt model – måske basisdrift efter indbyggertal, men særlige projekter efter faktisk forbrug. Mange timer går med manuel beregning hver måned.

4. Standardsystemer passer ikke

Private ERP-systemer forstår ikke "midler bundet til særlige formål". Kommunale systemer er ikke bygget til forretningsmæssig drift. Resultatet? Utallige Excel-ark og manuelt dobbeltarbejde.

Tre måder EG ØS Indsigt løser jeres udfordringer

1. Projektstyret økonomi med automatisk kontrol af bundne midler

En musikskole modtager 200.000 kr. fra Statens Kunstfond til et tværfagligt projekt. I EG ØS Indsigt oprettes det som selvstændigt projekt med eget budget. Alle udgifter – løn, materialer, lokaler – bogføres på projektet. Når der er brugt 195.000 kr., får projektlederen automatisk besked om at der kun er 5.000 kr. tilbage.

Systemet advarer eller blokerer, hvis nogen forsøger at bruge midler fra projekt A til udgifter i projekt B. Ved årets udgang genereres projektregnskabet til Kunstfonden med ét klik – uden manuel søgning i det store regnskab.

Gevinsten: Sparer administrativ tid, sikrer at bundne midler ikke misbruges (hvilket kan udløse tilbagebetalingskrav), og giver projektledere realtidsoverblik.

2. Automatisk omkostningsfordeling og fakturering til ejerkommuner

Et §60-renovationsselskab med fire ejerkommuner har følgende fordelingsmodel:

• Basisdrift fordeles 25% til hver kommune

• Indsamling fordeles efter faktisk tonnage affald

• Genanvendelsesstation fordeles efter besøgstal

EG ØS Indsigt håndterer alle tre fordelingsnøgler samtidigt. Når månedens omkostninger er bogført:

1. Beregner systemet automatisk hver kommunes andel

2. Genererer fakturaer med korrekt specifikation

3. Sender fakturaerne via digital post

4. Matcher indbetalinger med udsendte fakturaer

Gevinsten: Eliminerer timevis manuel beregning hver måned, sikrer korrekt fakturering (undgår politiske problemer), og skaber fuld gennemsigtighed.

3. Integration til lønsystemer – lønnen fordeles automatisk

For de fleste selvejende institutioner udgør personaleomkostninger 60-80% af budgettet. EG ØS Indsigt integrerer med SD Løn og KMD Løn, så lønposteringer automatisk flyder til økonomisystemet med korrekt fordeling.

En folkehøjskole ansætter en lærer 50% i ordinært højskoleophold (ministerietilskud) og 50% i et EU-integrationsproject. I lønsystemet er stillingen opdelt 50/50. Når lønnen køres, sender lønsystemet automatisk:

• 50% til "Ministerietilskud - Undervisning"

• 50% til "EU-projekt-Integration"

Økonomichefen behøver ikke gøre noget. Både det ministerielle regnskab og EU-projektregnskabet er automatisk opdateret.

Gevinsten: Sparer mange timers manuelt arbejde hver måned, sikrer projektregnskaber altid er opdaterede, eliminerer fejl ved manuel lønfordeling.

Rapportering til alle jeres interessenter

Bestyrelsen vil have ét format, revisor skal bruge noget andet, tilskudsgiveren kræver deres eget skema. EG ØS Indsigt har:

• Indbyggede rapportskabeloner til ministerier og tilsynsmyndigheder – ingen manuel Excel-sammentælling

• Frit konfigurerbare dashboards til bestyrelsen med præcis de KPI'er de ønsker

• Komplet revisionsspor – alle bilag, godkendelser og ændringer tilgængelige for revisor
  

Udviklet med forståelse for jeres virkelighed

EG ØS Indsigt er oprindeligt udviklet af kommuner og regioner – men med forretningsmæssig tilgang. Systemet forstår offentlige regnskabsregler, fordi det er bygget til at opfylde dem. Men det forstår også forretningsmæssig drift, fordi det er testet i organisationer der skal konkurrere og levere resultater.

Med 25.000+ brugere i kommuner, regioner og selvejende institutioner er EG ØS Indsigt den dokumenteret gennemprøvede løsning til økonomistyring i grænsefladen mellem offentlig og privat.

Relateret produkt