Når organisationer begynder at overveje et digitalt forvaltningssystem til deres ejendomme, starter processen ofte med en simpel Google-søgning. Målet er at få et overblik over de systemer, der findes på markedet, og hvilke leverandører der kan tilbyde den nødvendige funktionalitet. Men hvordan tager man det næste skridt? Hvordan sikrer man, at man vælger et system, der ikke blot har de rette funktioner, men som også bliver implementeret og anvendt effektivt?
Denne artikel gennemgår processen – fra research til valg af system – med EG MainManager som en potentiel leverandør.
Trin 1: Research af systemer og leverandører
Første skridt i indkøbsprocessen er at undersøge, hvilke digitale forvaltningssystemer der findes på markedet. Det er vigtigt at afdække organisationens behov og identificere de udfordringer, der skal løses. Når en liste over potentielle systemer og leverandører er udarbejdet, er næste skridt at vurdere, om de opfylder de nødvendige krav til funktionalitet.
Trin 2: Markedsdialog og behovsafdækning
I offentlige organisationer er det almindeligt at afholde en markedsdialog, før man går i udbud. Her inviteres leverandører til at præsentere deres løsninger og give input til, hvad udbudsmaterialet bør indeholde. Inden dialogen bør organisationen samle et internt team til at identificere behov og udfordringer ved de nuværende løsninger.
Vigtige spørgsmål at overveje:
Hvad fungerer ikke som det ser ud nu?
Hvad er de kritiske krav til den nye løsning?
Denne grundige forberedelse sikrer en nyttig markedsdialog og danner et solidt grundlag for det videre udbud.
Efter dialogen udarbejdes udbudsmaterialet på baggrund af input fra leverandører og organisationens egne prioriteringer. Når materialet er færdigt, offentliggøres det på Doffin – Norges portal for offentlige udbud. Det er vigtigt at give leverandørerne god tid til at svare og at udarbejde en fremdrifts- og implementeringsplan, der sikrer en smidig overgang til det nye system.
Trin 3: Udbud og evaluering
Når udbudsmaterialet udformes, er det vigtigt at definere klare evalueringskriterier, som fx:
Pris (fx 30%)
Krav til funktionalitet
Leverandørens kompetence og referencer
Vilkår og betingelser
Det er almindeligt at udarbejde en kravspecifikation med en liste over specifikke krav til det nye system. Kravene kan opdeles i:
Obligatoriske krav (skal opfyldes).
Evalueringskrav, som vægtes forskelligt.
Nogle vælger også at beskrive særligt vigtige processer og bede leverandørerne forklare, hvordan deres system kan understøtte disse. Selvom dette kræver mere arbejde for både køber og leverandør, giver det ofte stor værdi, når systemet er valgt og skal implementeres.
Trin 4: Implementering og oplæring
En hyppig udfordring ved implementering af nye systemer er, at organisationer ikke afsætter nok tid og ressourcer til at opbygge systemet med de nødvendige data, fx ejendomme, inventar og objekter. Funktionaliteten er til stede, men systemet kræver data for at fungere optimalt.
Det er også afgørende, at medarbejderne modtager tilstrækkelig oplæring, og at ledelsen bakker op om, at systemet skal anvendes.
Trin 5: Valg af leverandør og fremtidigt samarbejde
Når leverandøren er valgt, begynder det virkelige arbejde. En tæt dialog med leverandøren og en klar plan for implementering er afgørende for en vellykket overgang.
👉 Fokuspunkter:
Udarbejd en implementeringsstrategi.
Sikre tydelig kommunikation og klare ansvarsområder.
Planlæg oplæring, dataoverførsel og integration med eksisterende processer.
Dette sikrer, at organisationen får maksimalt udbytte af systemets funktioner.
Private virksomheder vs. offentlige udbud
Mens offentlige organisationer skal følge en struktureret udbudsproces, kan private virksomheder ofte handle hurtigere ved at indhente tilbud og vælge leverandør direkte. Uanset fremgangsmåden er udfordringerne ofte de samme: Man skal sikre, at systemet opfylder behovene, implementeres korrekt og anvendes effektivt.
EG MainManager – en stærk løsning
EG MainManager tilbyder en fleksibel og integreret løsning til digital ejendomsforvaltning. Systemet understøtter organisationen i hele processen – fra planlægning til implementering og daglig drift. Med en solid platform til drift, vedligehold og digitalisering kan EG MainManager være det rette valg for organisationer, der ønsker en nem overgang til et digitalt system.
Opsummering
Valget af et digitalt forvaltningssystem er en kompleks proces, der kræver grundig research, behovsafdækning, en velstruktureret udbudsproces og god implementering.
For offentlige organisationer er markedsdialogen en vigtig fase for at finde den rette løsning. Når leverandøren er valgt, skal der udarbejdes en klar plan for implementering, oplæring og fremtidigt samarbejde.
Med EG MainManager får man en robust løsning, der kan dække organisationens behov både på kort og lang sigt.
