Fakturaen alle sender, men ingen tør ændre akturan
De fleste forsyningsselskaber sender tusindvis af fakturaer om året. Og de fleste ved præcis hvad der burde stå anderledes. En formulering der forvirrer kunderne. Et produkt der ikke passer ind i den eksisterende skabelon. Et felt der sidder det forkerte sted.
"Problemet er sjældent at folk ikke ved hvad de vil ændre. Problemet er at ændringen kræver en ekstern leverandør, et mini-projekt og seks ugers ventetid. Så lader man være," siger Ellen Jernström, konsulent hos EG.
Resultatet er en faktura der langsomt glider længere væk fra det forretningen faktisk har brug for. Nye produkter presses ind i gamle skabeloner. Kommunikationen bliver uklar. Og kundeservice tager imod opkald der kunne være undgået, hvis fakturaen var lettere at forstå.
Det er ikke fakturaen der er problemet - det er afhængigheden
I dag sender mange forsyningsselskaber rådata til en ekstern printleverandør, der står for layout, design og struktur. Det har fungeret i årevis. Men modellen har en indbygget begrænsning: hver gang noget skal ændres, er I afhængige af en tredjepart.
"Det skaber en træghed der ikke passer til den virkelighed de fleste forsyningsselskaber er i. Produktporteføljen vokser, reguleringen ændrer sig, og kunderne forventer klarere kommunikation. Når fakturaen ikke kan følge med, bliver det en flaskehals," siger Ellen.
Kontrol uden at bygge det hele selv
EG har i samarbejde med Dalakraft i Sverige udviklet en ny tilgang til fakturalayout - Global Invoice Layout - der giver forsyningsselskaber mulighed for at konfigurere layoutet direkte i systemet.
"Det betyder ikke at alle skal sidde og designe fakturaer selv. Det betyder at når I vil ændre noget, kan det ske hurtigere og med færre afhængigheder. Nogle vælger at generere PDF internt og har fuld kontrol. Andre beholder ekstern print, men med en mere fleksibel struktur bagved. Begge veje er mulige," siger Ellen.
Opsætningen kræver konsulentbistand fra EG i opstartsfasen - det er en service, ikke bare en feature. EG tilpasser layoutet til jeres produkter, jeres design og jeres flow. Derefter kan I selv arbejde med det løbende.
Fakturaen er jeres mest åbnede nyhedsbrev
De fleste forsyningsselskaber bruger tid og penge på nyhedsbreve, kampagner og digital kommunikation. Åbningsraten svinger. Men fakturaen? Den åbner alle.
"Fakturaen er den eneste kontaktflade der er garanteret. Og alligevel behandler de fleste den som et bilag, ikke som kommunikation. Når I kan styre layoutet selv, kan I bruge den aktivt - til at introducere nye produkter, fremhæve tilbud eller simpelthen forklare hvad kunden får for pengene," siger Ellen.
Med en fleksibel fakturalayout kan nye produkter integreres i den eksisterende struktur uden at skabe parallelle skabeloner. Et nyt elprodukt, en tilkøbsservice eller en prisændring kan kommunikeres direkte i fakturaen - der hvor kunden allerede kigger.
"Det handler ikke om at gøre fakturaen til en reklame. Det handler om at bruge det visuelle udtryk til at skabe klarhed og relevans. Når kunden kan se hvad de betaler for, og hvad de ellers kan få, behøver I ikke sende endnu en mail de alligevel ikke åbner."
Når fakturaen skaber opkald i stedet for at besvare spørgsmål
For kundeservice er en uklar faktura en direkte driver af henvendelser. Kunder ringer ikke fordi de er utilfredse - de ringer fordi de ikke forstår hvad de betaler for.
"Hvis fakturaen kunne forklare sig selv - med tydelig struktur, klare produktlinjer og relevant information det rigtige sted - ville en del af de opkald aldrig komme. Det er ikke et IT-spørgsmål. Det er et kundeservicespørgsmål," siger Ellen.
Er det relevant for jer?
Hvis I kender følelsen af at ville ændre noget på jeres faktura - men dropper det fordi processen er for tung - er det præcis det her handler om. Ikke et nyt system. En ny måde at arbejde med det I allerede har.
