Neurocenter Bytoften bruger EG Optima:
”EG Optima opleves og føles langt mere effektivt og meget hurtigere at arbejde med”, siger afdelingsleder og vagtplanlægger Hanne Stier.
Afdelingsleder: Langt hurtigere at lægge vagtplanen med EG Optima
Tidligere var der to vagtplanlæggere til 160 medarbejdere på Neurocenter Bytoften i Herning Kommune. Nu klarer en vagtplanlægger opgaven.
Det specialiserede socialtilbud Bytoften har arbejdet med strategisk vagtplan siden 2017.
”Omkring 88% af vores budget går til løn til medarbejderne, så for os har det været vigtigt at være helt klar i spyttet med, hvordan vi vagtplanlægger, og vores strategi er helt klar: Vi vil sikre mere stabile faglige normeringer, så vi har det bedste tilbud til beboerne”, siger centerleder Charlotte Würtz, Neurocenter Bytoften:
”Strategisk Vagtplanlægning handler selvfølgelig også om at få så meget som muligt ud af de ressourcer, vi har til rådighed. Derfor arbejder vi med en vagtplan, der tilgodeser alle medarbejdere og ikke kun den enkelte. Alle har de samme retningslinjer, uanset antal år på arbejdsplads eller faggruppe, og vi følger overenskomsterne. Vi giver hverken mere eller mindre”, siger centerleder Charlotte Würtz, Neurocenter Bytoften:
Målet er at der max bruges 3-5% af det samlede budget til vikarer, mistet fridage overarbejde mm.
”Fordelen er, at vi så får råd til at ansætte flere medarbejdere og derved bliver vi mindre sårbare. Jeg er slet ikke i tvivl om, at hvis man arbejder strategisk med vagtplanlægning, så vil det i sidste ende gavne medarbejdere, borgere og ikke mindst økonomien.
Netop fordi vi er så nørdet med strategisk vagtplanlægning har vi glædet os som små børn til at få EG Optima, for nu har vi nu værktøjet til at gøre det” siger Charlotte Würtz.
Fra 200 til 110 timer
Tidligere havde Bytoften to vagtplanlæggere og brugte ca. 200 timer på vagtplanlægning for de 160 medarbejdere fordelt på seks afdelinger.
Nu står afdelingsleder og vagtplanlægger Hanne Stier alene for vagtplanlægningen og bruger kun godt den halve tid:
”EG Optima opleves og føles langt mere effektivt og meget hurtigere at arbejde med”, siger afdelingsleder og vagtplanlægger Hanne Stier, Neurocenter Bytoften:
”Fx er det helt vildt dejligt, at EG Optima fx viser, når der er regelbrud, lige som man kan lægge lokalaftaler ind i systemet. Det betyder, at jeg bruger langt mindre tid på at tjekke efter og regne på tavlen end tidligere. Før skulle jeg gennemtjekke 12 ugers vagtplan manuelt for at sikre, at jeg ikke havde overset noget. Nu tager det næsten ingen tid”.
"EG Optima styrker kvaliteten i vagtplanlægning, blandt andet fordi du tydeligt kan se de vagter, hvor der mangler dækning og bliver advaret ved regelbrud. Der er så mange gode ting ved EG Optima, som vi kan få serveret, hvis vi vel at mærke bruger det rigtigt."
Overskuelige data viser over- og underbemanding
For centerleder og vagtplanlægger er det også blevet langt lettere at overskue, hvor der er over- eller underbemanding i forhold til den ønskede normering, og hvad man kan gøre ved det.
”Tidligere brugte vi tavler og regnede baglæns fra normeringsnøgle for at lave vagtplanen. Det er helt fantastisk, at EG Optima nu viser os, hvornår vagtplanen er over behov eller passende til normeringen”, siger Charlotte Würtz, der bakkes op af Hanne Stier:
”Nu kan jeg dykke ned i tallene og se, om overbemanding fx skyldes, at vi har fået elever ind eller beboersammensætningen. Der kan jo være flere gode grunde til, at der er behov for ekstra ressourcer på en afdeling. Det kan være en udadreagerende borger eller ledsagelse af en borger.
Grundlæggende betyder det, at vi nu kan tage snakken om vagtplanen baseret på data”, siger Hanne Stier, det også peger på, at det er blevet meget nemmere at balancere bemanding mellem afdelingerne:
”Jeg kan meget lettere langtidsplanlægge med udlån af medarbejdere. Dels har jeg fået et godt overblik på tværs, dels følger betalingen automatisk vagterne".
Netop muligheden for at flytte rundt på medarbejderne mellem afdelingerne er en vigtig del af strategien og målsætningen om at reducere vikarforbruget til fordel for flere fastansatte.
”Når vi reducerer vikarbemandingen, får vi råd til at fastsatte flere uddannede. Derfor arbejder vi aktivt med optimal og effektiv udnyttelse af ressourcerne, bl.a. også med både undervisning og retningslinjer til medarbejderne, og det er blevet taget godt imod”, mener centerleder Charlotte Würtz:
”For nylig hørte jeg i hvert fald en medarbejder sige, at den måde, vi vagtplanlægger på, påvirker beboernes adfærd positivt, fordi de altid møder faste, kendte ansigter, der kan aflæse, hvad de har brug for”.
Samlet set er både centerleder og vagtplanlægger derfor meget tilfredse med EG Optima:
”Hvis man bruger EG Optima rigtigt, kan man få en masse ud af systemet. EG Optima giver dig alle gaverne, du skal bruge, men det kræver, at du har gjort dig dine egne tanker, så du ved, hvad du vil have ud af at arbejde med strategisk vagtplanlægning i EG Optima”, siger centerleder Charlotte Würtz, Neurocenter Bytoften:
”Hvis man ikke elsker EG Optima lige så meget som os, så er det fordi man ikke forstår at udnytte systemet fuldt ud”
"EG Optima understøtter arbejdet med strategisk vagtplanlægning og er et supergodt styringsredskab."
Vagtplanlægning med opgaven i centrum
EG Optima er vagtplansystemet til kommuner og regioner, der ønsker en fair og transparent vagtbelastning, hvor borgeren er i centrum. Løsningen understøtter behovsbaseret vagtplanlægning på sygehuse, plejehjem, hjemmepleje mv. og gør det enkelt for vagtplanlæggeren at håndtere kompleksiteten i den tværgående planlægning.
Kontakt vores eksperter
Hos EG er vi eksperter i vagtplansystemer til både store og små offentlige virksomheder.
Ring til os på +45 7013 2211 eller skriv, så guider vi dig til den bedste løsning for jer.
Skriv til os
