Efter to udskiftninger af medlemssystem på tolv år valgte Sveriges Yrkesmusikerförbund, efter nøje overvejelser, at satse på EG Membercare.
Når Gunnar Jönsson ikke har hænderne fulde som forbundsformand for Sveriges Yrkesmusikerförbund, SYMF, arbejder han som freelancecellist i Sveriges førende symfoni- og operaorkestre.
”Som freelancer kan det ske, at man ikke har noget job mandag morgen, når man vågner – men skal være klar to timer senere. For mit vedkommende har jeg været i branchen så længe, at jeg allerede har spillet en stor del af standardrepertoiret, men i starten var det en udfordring,” siger Gunnar Jönsson med et smil.
Den største fordel ved EG Membercare er dets pålidelighed, enkelhed og den hurtige support fra leverandøren, samt at systemet gør det lettere at rapportere og håndtere medlemsdata for både det centrale kontor og de lokale afdelinger.
Lille fagforening med store opgaver
Gunnar Jönssons dobbelte roller er sigende for den specialiserede fagforening for symfoni- og operaorkestre med 1.400 medlemmer, hvoraf 300 er freelancere.
Forbundet har de samme administrative opgaver som de største fagforeninger – som ind- og udmeldelser, opkrævning af kontingent, rapportering og meget mere – men med få fuldtidsansatte.
”Vi kan ikke håndtere et eget system, det bliver for kompliceret. Vi er afhængige af at have et medlemssystem, der bare fungerer, og som kræver så lidt som muligt af vores personale, der allerede har mange andre opgaver i det daglige arbejde,” siger Gunnar Jönsson.
Derfor var forbundet i mange år ikke tilfreds med sit medlemssystem.
”Ærligt talt fungerede vores tidligere system, men det havde begrænsninger, og vi havde store problemer med leverandøren, hvilket var en afgørende faktor for at skifte system,” siger Gunnar Jönsson.
Efter flere systemer faldt valget på EG Membercare
SYMF valgte EG Membercare som medlemssystem for tre år siden, efter et par mislykkede forsøg på at finde det rette system og den rette leverandør.
”Det bedste ved det her system er faktisk det ansvar, som EG tager som leverandør – altså den service og den backup, vi hele tiden får. Når vi tænker ’det her forstår vi ikke’, så går der ikke mange minutter, før vi har et svar på de spørgsmål.”
Gunnar Jönsson, forbundsformand, Sveriges Yrkesmusikerförbund
”Med EG Membercare syntes vi, at det virkede til at passe til os, selvom det muligvis er lidt for stort for vores organisation. Men på den anden side tænkte vi, at så giver det jo gode udviklingsmuligheder for os. Efterhånden som vi opdager nye funktioner, kan vi bygge videre og få et velfungerende system. Og det synes jeg, vi har nu.
For mig er den største fordel ved EG Membercare dets pålidelighed, enkelhed og den hurtige support fra leverandøren, samt at det letter rapportering og håndtering af medlemsdata for både centralkontoret og de lokale afdelinger.”
Fokus på GDPR og rapportering
Da SYMF valgte EG Membercare, var det også tydeligt, at organisationen havde behov for at kunne leve op til alle GDPR-krav og samtidig effektivisere mange manuelle arbejdsopgaver.
”For os var det afgørende, at systemet er GDPR-tilpasset, og at serverne er sikre, eftersom oplysninger om fagligt medlemskab er særligt beskyttede.
Det centrale forbund har det juridiske ansvar for GDPR – også for de lokale afdelinger. Det betyder, at eventuelle fejl i datahåndteringen hos en af vores 35 lokale afdelinger falder tilbage på det centrale forbund,” forklarer Gunnar Jönsson, der også så et behov for bedre støtte i det daglige arbejde.
Særligt rapporteringsarbejdet var en tidskrævende opgave for den lille organisation.
I EG Membercare fik SYMF derfor en række automatiserede standardrapporter.
”Det er virkelig en lettelse, for systemet gør det muligt hurtigt og enkelt at generere rapporter og medlemslister. Nu kan jeg bare trykke på en knap, hvilket sparer flere dages arbejde og letter både statistik- og forsikringsrapportering,” siger Gunnar Jönsson.
Sådan bruger SYMF medlemssystemet EG Membercare
SYMF bruger medlemssystemet EG Membercare med fokus på følgende funktioner:
Login via BankID
Spar-integration (ugentlig adresseopdatering på samtlige medlemmer)
Integration via API mod deres hjemmeside – Symf tilbyder sine freelancemedlemmer at blive vist i et Frilanskatalog, så en arbejdsgiver kan finde et medlem ud fra instrument/stemmetype
Reskontro
Distribution af månedsafgifter via Betalingsservice, e-faktura og Kivra samt postale udsendelser til dem, der ikke har en digital betalingsløsning
Communityløsningen Mine grupper for Symfs tillidsvalgte – fx samarbejder afdelingsformændene i en egen gruppe sammen med forbundsformanden
”Vi er meget tilfredse med systemet, og det er let at lære de grundlæggende funktioner. Jeg er desuden meget tilfreds med supporten. Vi er jo ikke de mest avancerede brugere af EG Membercare, da vi er en lille fagforening. Derfor er det vigtigste for os, at selve grundsystemet fungerer.
Samtidig betyder det meget, at systemet kan bygges ud løbende, og at vi hele tiden har mulighed for at aktivere nye funktioner i takt med, at behovene opstår.”
SYMF har store planer for fremtiden
På sigt sigter SYMF nemlig mod at gå sammen med søsterforbundet Musikerförbundet, som har cirka 2.500 medlemmer, og som ligesom SYMF har valgt EG Membercare som medlemssystem.
”Vi sidder i samme hus, samarbejder og har faktisk koordineret udbuddet af medlemsregister med Musikerförbundet for at lette sammenslutningen, som er en uundgåelig og igangværende proces, selvom der stadig er udfordringer, der skal løses. Hvis det sker, har vi i det mindste samme medlemssystem,” siger Gunnar Jönsson, forbundsformand for Sveriges Yrkesmusikerförbund, SYMF.
