De seneste 14 år har Groupcare udgivet Foreningsrapporten

De seneste 14 år har Groupcare udgivet Foreningsrapporten, som dykker ned i de temaer, som nordiske foreninger er optagede af. Det gør vi, fordi vi er nysgerrige på nordiske foreninger og ønsker at hjælpe dem med til at vokse. Foreningsrapporten bidrager hvert år med ny viden og indsigt, som kan bidrage til udviklingen i den enkelte forening.

Årets Foreningsrapport går i dybden med temaet: "Onboarding af nye medlemmer i nordiske medlemsorganisationer ud fra undertemaerne – strategi, organisationen, kultur, processer og digitalisering". I forlængelse af udgivelsen af rapporten har vi netop afholdt en vellykket Foreningskonference, hvor en række førende praktikere og cases fra foreningsverdenen deltog med nye og interessante perspektiver på, hvorfor onboarding er et vigtigt fokusområde.

Målrettet arbejde med onboarding fører bl.a. til:

  • Et stærkt økonomisk grundlag

  • Flere tilfredse medlemmer

  • Længere fastholdelse

Der er derfor flere gode grunde til at sætte fokus på onboarding ude i foreningerne. Men for nogle organisationer kan det virke som en uoverkommelig opgave at give sig i kast med, for hvor skal man starte?

Derfor har Groupcare med udgangspunkt i Foreningsrapporten og deltagernes bidrag under Foreningskonferencen udarbejdet Onboardingmodellen, som er et praktisk værktøj, der trin-for-trin beskriver, hvordan jeres forening kan arbejde målrettet med onboarding i hele organisationen.

Du finder både en model, du kan downloade her samt en længere beskrivelse af de enkelte trin længere nede i artiklen.

Onboardingmodellen – trin for trin:

Strategi

  1. Ledelsen tydeliggør visioner og mål for vellykket onboarding. Følgende målsætninger kan være relevante:

    • Sikre længere fastholdelse

    • Få flere tilfredse medlemmer

    • Få flere aktive medlemmer, der kan sikre og bidrage til foreningens udvikling og/eller agere ambassadører

    • Læringspotentialer – flere inputs fra alle lag i organisationen

  2. Visualiser de udvalgte målsætninger, og distribuer dem til alle lokalafdelinger. Målsætningerne hænges op i hver afdeling.

  3. Tænk de økonomiske gevinster ind i strategien. Kortlæg ressourcer brugt på onboarding, og hvor længe medlemmet skal være i foreningen, før investeringen er tjent hjem.

Organisationen

  1. Succesfuld onboarding kræver, at organisationen er villig til læring og tilpasning. Onboarding kalder på en forandringsparat forening og stærk organisationsvilje.

  2. Tydeliggør vigtigheden af arbejdet. Informer alle afdelinger om formålet og deres rolle. Prioritér løbende videndeling.

  3. Videndeling er essentiel. Lær af andre organisationer. Skab åbne rammer for feedback fra ansatte, aktive og onboardingansvarlige. Medinddragelse fører til større ejerskab.

Kultur

  1. Vellykket onboarding kræver en stærk og sund kultur. Ledelsen skal arbejde med at skabe en inkluderende kultur.

  2. Udarbejd en kernefortælling, som fremhæver organisationens styrker. Præsenter denne fortælling for nye medlemmer og ansatte.

  3. De onboardingansvarlige skal inddrage lokalkendte medarbejdere eller aktive, som kan rådgive og målrette kommunikationen.

Processer

Når et medlem melder sig ind, så husk:

  1. At byde medlemmet velkommen og sende relevant informationsmateriale.

  2. At informere medlemsansvarlige/lokalafdelinger, så de kan følge op.

  3. At forventningsafstemme: Hvad ønsker medlemmet, og hvordan kan I imødekomme det?

  4. At være nysgerrige og tænke onboardinginitiativer ind i kommunikationen. Skift mellem opkald og skriftlig kontakt.

  5. At kontakte medlemmet ved udmeldelse. Undersøg årsag, og hvad der fungerede godt eller kan forbedres.

Ved udmeldelse:

  1. En ordentlig afsked er vigtig. En positiv afsked øger chancen for anbefaling – og måske endda for at forhindre udmeldelsen.

Husk: Sekretariatet skal have en tydelig rollefordeling og oversigt over arbejdsopgaver. Det giver større ejerskab, smidigere processer og øget gennemsigtighed for medlemmerne.

Digitalisering

  1. Vær nysgerrig på data og deres værdi. Demokratisér adgang til data, så alle medarbejdere kan bruge dem og se værdien.

  2. Brug data til at identificere udfordringer og potentialer. Kig på fx geografiske forskelle i medlemstal. Brug indsigter til at forbedre onboarding.

  3. Sørg for en ansvarlig superbruger, som kan håndtere systemet og støtte de øvrige medarbejdere.