ASPECT4 Attachments gør det nemt at dele informationer
Fashionvirksomheden PBO bruger Attachment-værktøjet i ASPECT4 til automatisk at samle mails, kontrakter, kontoudtog - alt det, man typisk har liggende spredt på forskellige drev.
- Jeg kan godt lide, at det ligger centralt, og det er meget nemmere at videndele med kolleger, siger Jesper Hornsleth, CFO hos PBO Group.
Skal ikke lede efter information
- Det giver en klar fordel at bruge Attachments. Det er nemt at arbejde i, og jeg kan godt lide den tilgængelighed af informationer, vi får - for andre end den person, der sidder med det selv. Attachments gør det nemt at videndele om, hvem der har gjort hvad hvornår i forhold til kunder og leverancer.
- Det er jo ikke altid man får informeret hinanden i dagligdagen. Men den her funktion gør, at du ikke skal bruge tid på at lede efter informationer.
- Jeg kan godt lide, at det ligger centralt, specielt aftaler, siger Jesper Hornsleth, der er CFO i PBO Group i Aarhus.
Med Attachments kan man trække mails og andre dokumenter ind med drag-and-drop på et kunde- eller fakturanummer. Fx kan fakturaer, billeder, tilbud og aftaler samles centralt i stedet for at ligge på forskellige drev, i mails i Outlook eller Dropbox
Det giver fx i en feriesituation et meget nemmere overblik over, hvad kolleger har aftalt.
Bogholderen skulle på ferie
Brugen af Attachement i virksomheden startede ved en ferieperiode og udsprang af et meget konkret ønske: - Vores debitorbogholder skulle holde ferie, og så kom spørgsmålet: hvordan får vi adgang til hans korrespondance med kunderne, for den havde han delvist liggende internt. Vi tænkte, at der måtte være nogle mails, vi kunne få overført på vores ASPECT4 - og det var dér, Attachments kom i spil, fortæller Jesper Hornsleth, der har brugt værktøjet i omkring et halvt år.
Attachments er en klar fordel, fordi informationerne er tilgængelige for andre
Overblik over aftaler
Jesper Hornsleth peger på, at det især er bogholderiet og indkøb, der kan have gavn af at bruge Attachments.- Vi er fire personer i bogholderiet, og det er praktisk, at vi altid kan gå ind i debitor og finde den korrespondance, der har været med debitor. At vi så kan bruge det til andre ting også, det er bare et plus.Jeg sidder med tallene og kreditorer og bruger selv Attachments til fx at gemme kontoudtog, kontrakter og samarbejdsaftaler, mailkorrespondance der har været under kreditor. - Tit arkiverer man jo nogle steder, som ikke alle kan komme til. Men med Attachments kan alle få adgang til det, de skal have adgang til. - Vores indkøber kan også have glæde af det til priser og aftaler med leverandørerne, leveringsterminer, spørgsmål til kvalitet eller andre spørgsmål til en leverance eller produkter.
En sidegevinst - oprydning i strukturen
- Skrækscenariet er jo, at man får gemt tingene, så det ligner skrivebordet på ens pc, siger Jesper Hornsleth med et glimt i øjet. - Jeg skal også have ryddet op i mit eget arkiv og lagt gamle aftaler ind. Lige nu har jeg kun brugt det fra det øjeblik, vi startede med Attachments, men der ligger også noget bagud, som med fordel kan samles på kundenumre.
Vaner skal ændres
- Når folk har været vant til at bruge 2111, hvor du kan skrive alt, så skal man lige vænnes til at bruge en anden funktion. 2111 rummer kun det, du selv lige skriver. Jeg synes, det er vigtigt at få det med, som kunderne skriver, hele dialogtråden - og det kan vi med Attachments. - Det er nemt at arbejde i, og jeg håber, at flere kolleger kommer til at arbejde med Attachments fremad, siger Jesper Hornsleth, CFO i PBO Group.
Kontakt os og hør mere
Vil du høre mere om vores produkter og services? Kontakt vores team af brancheeksperter, og fortæl os om din virksomheds behov, og hvordan vi kan hjælpe dig.
