Vikarbooking med EG Altiplan – når hullerne i vagtplanen fylder sig selv

Det er mandag morgen klokken 8.15, og Anne får besked om, at en medarbejder er sygemeldt på onsdagens aftenvagt. Før EG Altiplan ville det betyde utallige opkald, beskeder og håb om, at nogen kunne træde til. Nu tager det hende tre minutter at løse problemet.

Med Vikar-modulet til EG Altiplan kan vagtplanlæggeren nemt og hurtigt udbyde ledige vagter via app'en til faste afløsere eller vikarkorps. Afløserne ser selv de ledige vagter og kan byde ind på de vagter, de gerne vil have.

Scenario: Akut vikarbesættelse

Det er fredag eftermiddag, og der er to huller i weekendens vagtplan på plejehjemmet. Tidligere ville det betyde at blive på kontoret til sent for at ringe rundt. Nu slår vagtplanlægger Michael vagterne op i systemet klokken 14.30. Allerede klokken 15.15 har tre vikarer budt ind på lørdagens vagt, og to har meldt sig til søndagen. Michael kan gå hjem til tiden med vagtplanen i orden.

Vikarer får selvbestemmelse – planlæggere får fred

En af de store fordele ved EG Altiplan er, at systemet giver vikarerne mulighed for selv at vælge. De kan se ledige vagter i app'en og aktivt vælge de vagter, der passer ind i deres hverdag. Det betyder gladere vikarer og færre afbud.

Scenario: Vikar med børn

Sara er vikar i hjemmeplejen og har to børnehavebørn. Hun logger ind i Altiplan-appen, mens hun venter på, at kaffen brygger. Der er tre ledige vagter i næste uge – to på dage, hvor hendes eksmand har børnene, og en på en dag, hvor de er hjemme. Hun vælger de to, der passer perfekt. Tidligere ville hun skulle afvise opkald om vagter på de forkerte tidspunkter eller sige ja af pligtfølelse. Nu har hun kontrollen.

Overblik der skaber tryghed

For vagtplanlæggeren giver EG Altiplan et komplet overblik over, hvilke vagter der mangler dækning, hvem der har budt ind, og hvor der måske er behov for at handle aktivt.

Scenario: Planlagt behov

I kommunens hjemmepleje ved planlægger Lise, at der kommer en travl periode i juli, når flere er på ferie. Allerede i april slår hun ekstra vagter op for juli måned. Vikarerne kan se langt frem og planlægge deres sommer – måske prioriterer de netop disse vagter, fordi de ved, der er brug for dem. Når juni kommer, er størstedelen af ekstravagtterne allerede besat. Ingen panik, ingen stress.

Retfærdig fordeling uden konflikter

Et af de skjulte problemer ved manuel vikarbooking er, at det ofte er de samme personer, der bliver ringet op først. Med EG Altiplan får alle i vikarkorpset adgang til de samme vagter samtidig.

Scenario: Den nye vikar

Thomas er ny i vikarkorpset på sygehuset. Tidligere ville det tage måneder, før han kom ind i "rotationen" af dem, der bliver ringet op. Med EG Altiplan ser han de samme ledige vagter som alle andre fra dag ét. Efter to uger har han allerede fået flere vagter og føler sig som en integreret del af teamet.

Dokumentation der holder

Alt registreres automatisk i systemet. Hvem bød ind på hvilke vagter? Hvem fik dem? Hvornår blev de udbudt? Det giver en transparent proces og præcis dokumentation.

Scenario: Opfølgning på vikarforbrug

Ved månedens afslutning skal afdelingsleder Karen have et overblik over vikarforbruget. I stedet for at samle data fra kalendere, sedler og e-mails, åbner hun rapporten i EG Altiplan. Alle data er der – præcise, korrekte og klar til at blive sendt videre til økonomikontoret.

Spar op til 80% af tiden – brug den på det, der betyder noget

Den måske største fordel ved EG Altiplans vikarbooking er den tid, det sparer. Tid der kan bruges på bedre planlægning, bedre bemanding og bedre trivsel for både faste medarbejdere og vikarer.

Scenario: En typisk uge

Før EG Altiplan brugte planlægger Mette i gennemsnit 6-8 timer om ugen på at finde vikarer til huller i vagtplanen. Nu bruger hun under 2 timer – og det meste af tiden går med at godkende de bud, der er kommet ind. De 5-6 timer, hun har fået tilbage, bruger hun på at optimere den overordnede planlægning og på at have tid til en god snak med medarbejderne om deres ønsker til næste måneds plan.

Det system, der bare virker

EG Altiplan til vikarbooking er ikke kun et værktøj – det er en løsning, der ændrer hele dynamikken i vagtplanlægningen.

• Vagtplanlæggere får tid og overblik.

• Vikarer får fleksibilitet og selvbestemmelse.

• Arbejdspladsen får en stabil, dokumenteret proces, der fungerer hver eneste gang.

Vil du se, hvordan vikarbooking med EG Altiplan kan transformere jeres hverdag?

Relateret produkt