Sådan går vejen fra tom skærm til færdig vagtplan

For mange vagtplanlæggere begynder arbejdet med en tom skærm, et væld af regler og et stort ansvar for, at bemandingen går op. Modulet Automatisk Planlægning i EG Altiplan gør processen kortere ved at generere et færdigt forslag til en vagtplan, som planlæggeren kan godkende, justere eller køre igennem igen. 

En opgave, der er vokset fra værktøjerne 

En vagtplan på en hospitalsafdeling eller et plejehjem er meget mere end en tidsplan. Den skal overholde EU's arbejdstidsdirektiv, danske overenskomster, lokale aftaler, hviletidsregler og kompetencekrav. Samtidig skal den hænge sammen med afdelingens bemandingsbehov og medarbejdernes ønsker om for eksempel faste weekendmønstre, fuldtid og fleksibilitet. 

Mange planlæggere løser stadig opgaven med en kombination af erfaring, gamle grundplaner, intuition og et system, der kan pege på fejl, men ikke selv løse dem. Det giver lange planlægningsrunder, mange manuelle justeringer og et betydeligt arbejdspres på de medarbejdere, der sidder med ansvaret. 

Med Automatisk Planlægning i EG Altiplan flyttes arbejdet fra manuel opbygning til kvalificeret kontrol. I stedet for selv at lægge planen fra bunden får planlæggeren et forslag, der er bygget på afdelingens regler, bemandingsbehov, kompetencekrav og medarbejderønsker. 

Motoren bag planen: regler i fast hierarki 

Kernen i modulet er en AI-drevet planlægningsalgoritme, der arbejder med et klart hierarki af regler. Nogle regler må aldrig brydes. Andre bruges til at optimere planen, når de grundlæggende krav er opfyldt.     

Hårde regler brydes aldrig. Bløde regler optimeres løbende inden for de rammer, de hårde regler sætter. Planen er dermed både juridisk korrekt og organisatorisk hensigtsmæssig fra første udkast. 

Når faste mønstre skal gå op 

En særlig funktion er PairShift-logikken, hvor faste mønstre som for eksempel vagter fredag, lørdag og søndag kan planlægges som sammenhængende blokke. Det giver en mere retfærdig fordeling af weekendbelastningen og gør det lettere for medarbejderne at planlægge deres privatliv. 

Det ser planlæggeren i praksis 

Planlæggeren definerer først rammerne: bemandingskrav pr. vagtlag, kompetenceprofiler, normer og eventuelle medarbejderønsker. Derefter genererer Automatisk Planlægning et forslag til en vagtplan på baggrund af de oplysninger. 

Planen kan derefter godkendes, justeres eller genereres igen. Konflikter og regelbrud markeres tydeligt, og det er hele tiden planlæggeren, der træffer den endelige beslutning. 

Det afgørende er, at udgangspunktet ikke længere er en halvfærdig plan, men et forslag, der allerede tager højde for de regler og hensyn, som ellers sluger tid i den manuelle proces. 

Et værktøj med perspektiv ud over hospitalet 

Automatisk Planlægning er udviklet med udgangspunkt i de komplekse krav, der gælder i det danske sundhedsvæsen. Algoritmen er bygget direkte ind i EG Altiplan, som allerede bruges af hospitaler og kommuner i hele landet. 

Perspektivet rækker dog videre end hospitalsafdelinger. Plejehjem, beredskaber, kommunale institutioner og andre døgnbemandede arbejdspladser med overenskomstbaseret vagtplanlægning kan have gavn af den samme teknologi. 

Planlæggeren har sidste ord 

Automatisk Planlægning bygger på et enkelt princip: AI anbefaler, mennesket beslutter. Alle forslag kan spores tilbage til de regler og data, de bygger på. Det er vigtigt for både kunder, revisorer og kommende krav til ansvarlig brug af AI. 

Løsningen er udviklet i en nordisk kontekst med dansk og europæisk hosting og uden afhængighed af tredjeparts AI-udbydere med uklare datavilkår. Kundedata bruges ikke til AI-træning uden en eksplicit aftale. 

Relateret produkt