Puuilos ejendomsdata afslørede en skjult forskel i energiforbruget

Puuilo vokser hurtigt i Finland og er nu også på vej ind på det svenske marked. Med 7-10 nye butikker om året bliver det stadig vigtigere at have styr på ejendomsvedligeholdelse og energiforbrug. Det kræver mere end mails, spredte mapper og forskellige systemer.

Med EG MainManager og EG EnergyManager fik Puuilo en mere struktureret tilgang til ejendomsdriften. Samtidig blev der undervejs opdaget nogle overraskende muligheder for at spare på energien.

Fra tømrerværksted til børsnoteret selskab

Puuilo, der i 1982 startede som et tømrerværksted i Puolanka, er i dag en af Finlands hurtigst voksende lavpriskæder. Der er allerede 60 butikker, og antallet er mere end fordoblet på fem år. I det seneste regnskabsår var omsætningen 442,3 millioner euro, en stigning på 15,4 % i forhold til året før. Målet er at nå 90 butikker i Finland inden 2030 og samtidig udvide til det svenske marked. Bag væksten ligger der, ifølge Puuilos ejendomschef Juhani Kinnunen, en enkel forklaring: kunderne har brug for os.

Den høje vækst betyder også mange ejendomme, hvor vedligeholdelse, drift og energiforbrug skal kunne håndteres ensartet, uanset om der er tale om den tredje butik i Jyväskylä eller en helt ny åbning et sted i Finland eller det øvrige Norden.

Fra spredt information til ét samlet overblik

Før samarbejdet med EG var informationen om Puuilos ejendomme spredt ud over hele organisationen. Vedligeholdelsesaftaler, servicebeskrivelser og anden vigtig dokumentation lå i mails, mapper og til dels kun i nøglepersoners hukommelse. Der fandtes ikke noget samlet, ensartet overblik over ejendommenes status.

Også opfølgningen på energiforbruget var begrænset. Forbruget blev reelt kun fulgt via fakturaer på et overordnet niveau, hvilket gjorde det svært at opdage afvigelser og forbedre energieffektiviteten. For at kunne håndtere den voksende ejendomsportefølje var der brug for en samlet løsning, der kunne samle data om ejendomme, vedligeholdelse og energiforbrug ét sted og gøre dem reelt anvendelige.

Kinnunen fortæller, at det at indsamle grunddata til det nye system var et projekt i sig selv. Gennem årene var aftaler og dokumentation om ejendommene havnet mange forskellige steder, så det krævede tid og grundighed at samle det hele. Nu er grundarbejdet gjort, og der går ikke længere tid med at lede efter og samle oplysninger.

Når alt endelig er samlet ét sted, kan vi fokusere på, hvordan vi kan bruge dataene fra systemet til at udvikle ejendomsforvaltningen.

Betaler vi kun for det, vi bruger?

Svaret kom, da forbrugstallene blev synlige i EG EnergyManager: i to ejendomme blev der fundet en afvigelse, som man ikke tidligere havde bemærket.

Der var tale om to forskellige ejendomme, hvor der ud over Puuilo også er andre lejere. Varmeforbruget i disse ejendomme var usædvanligt højt, og energiomkostningerne var op til tre gange så høje som i tilsvarende Puuilo-lokaler af samme størrelse. Kinnunen fortæller:

Da vi fik forbrugstallene fra EG EnergyManager frem, begyndte vi at undersøge årsagen til afvigelsen nærmere. Det viste sig, at en anden lejer i ejendommen havde et betydeligt forbrug i forhold til sit areal på grund af en teknisk mangel.

Det, der gjorde sagen ekstra interessant, var dog, hvordan energiomkostningerne blev fordelt. Omkostningerne var ikke baseret på de forskellige aktørers faktiske energiforbrug, men blev i stedet fordelt efter kvadratmeter. I praksis betød det, at selvom lejeren i de mindre lokaler brugte forholdsvis meget energi, blev dennes andel af omkostningerne primært fastsat ud fra arealet. Puuilo kom derfor, på grund af sit større areal, også til at betale en del af dette ekstra forbrug. Kinnunen fortsætter:

Da vi sammenlignede omkostningerne for disse to ejendomme med tilsvarende Puuilo-lokaler, viste det sig, at effekten var betydelig: i løbet af de seneste ti år har vi i disse ejendomme betalt et betragteligt beløb i unødvendige varmeomkostninger.

Uden indblik i det faktiske energiforbrug kunne en sådan omkostningsfordeling sagtens være gået helt ubemærket hen.

Sagen viste helt konkret, hvor svært det er at vurdere, om omkostningsfordelingen er fair, uden indblik i det faktiske forbrug. Når man har mange ejendomme, og der er flere lejere i samme ejendom, kan afvigelser og forkerte omkostningsfordelinger nemt gå ubemærket hen.

Puuilo har gjort lignende observationer flere andre steder. Med EG EnergyManager kan Puuilo nu systematisk sammenligne forbruget og sikre sig, at faktureringen er baseret på det faktiske forbrug.

En løsning uden unødigt bøvl

EG MainManager overraskede positivt netop ved det, systemet ikke indeholder: unødvendig kompleksitet. Sammenlignet med andre digitale vedligeholdelsesbøger føltes systemet med det samme ligetil og praktisk. Man kan nemt selv definere forskellige opgaver uden at skulle have hjælp fra eksterne konsulenter. Konfigurerbarheden gør det muligt at tilpasse systemet til Puuilos egne behov, og dagligdags grundopgaver, såsom at oprette serviceanmodninger og registrere udført vedligeholdelsesarbejde, forløber effektivt.

Implementeringen af systemet fulgte Puuilos egen tidsplan. Da grunddata var indsamlet, og der var registreret tilstrækkeligt med data, forløb selve opstarten effektivt, og fordelene viste sig hurtigt i det daglige arbejde, blandt andet i form af relevante serviceanmodninger.

EG MainManager og EG EnergyManager er allerede i brug hos Puuilo, og brugen udvides gradvist i takt med, at nye byer og ejendomme kommer til. På den måde bliver systemet en naturlig del af hverdagen, samtidig med at arbejdsgangene kan udvikles på baggrund af de erfaringer, man gør sig.

Ejendomsbranchen i forandring

Mange ejendomsejere bruger allerede digitale værktøjer og følger aktivt med i deres data - men langt fra alle er nået dertil endnu, eller også kan det nuværende system ikke længere følge med en voksende virksomhed. Hvad er det så, der i nogle tilfælde gør det svært at tage springet til en bedre løsning, selvom fordelene er tydelige? Ifølge Kinnunen handler det ikke kun om vækstsmerter hos enkelte organisationer, men om en bredere forandring i, hvordan branchen arbejder: mange sidder stadig fast i tankegangen "sådan har vi altid gjort", og det kan være svært at retfærdiggøre et nyt systemkøb, hvis man ikke kan vurdere den konkrete gevinst på forhånd.

I et digitalt system er den samme information konstant opdateret og synlig med ét blik. Tjek og observationer bliver dokumenteret i systemet, og oplysningerne er let tilgængelige for alle, der har brug for dem. I sin egen organisation begrundede Kinnunen systemanskaffelserne meget praktisk:

Hvis vi ikke havde taget moderne digitale værktøjer i brug, ville jeg have brug for tre kolleger mere til at udføre dette arbejde.

Det er netop her, Kinnunen ser den største gevinst ved digitaliseringen: systemet er ikke bare et nyt værktøj til eksisterende opgaver, men gør det muligt at udføre det samme arbejde mere effektivt, mere gennemsigtigt og med betydeligt mindre manuelt arbejde.

Hvorfor netop EG?

For EG EnergyManager fandt Puuilo ikke nogen konkurrerende løsning, der i samme grad matchede virksomhedens behov. Det, der især overbeviste, var løsningens mange funktioner og muligheden for at bruge energidata aktivt i den daglige ejendomsdrift.

Ved valget af EG MainManager var det især brugervenligheden, fleksibiliteten, muligheden for at vedligeholde data uden omfattende processer og den gnidningsfrie integration med energistyringen, der vejede tungest.

Integrationen mellem EG MainManager og EG EnergyManager gav Puuilo en samlet løsning, hvor ejendomsvedligeholdelse og energiforbrug ikke håndteres i separate systemer. Ifølge Kinnunen var det en væsentlig fordel sammenlignet med andre systemer. Når data om ejendomsvedligeholdelse og energistyring hænger sammen, behøver oplysningerne ikke at blive overført manuelt mellem systemerne. I stedet kan de samme data bruges direkte i den daglige ejendomsdrift og i beslutninger om ejendommene.

Væksten fortsætter også på tværs af grænser

Puuilo fortsætter sin vækst. Målet er at åbne 7-10 nye butikker om året i Finland og samtidig systematisk udvide tilstedeværelsen i Sverige. Kinnunen opsummerer Puuilos succes kort og præcist:

Kunderne oplever, at de kan få varer billigt hos os, og at der i Puuilos sortiment er lidt for enhver smag.

I takt med at væksten fortsætter, skal ejendomsforvaltningen også kunne følge med. EG's løsninger giver en ensartet måde at håndtere en voksende helhed på - i Finland, og fremover i stigende grad også i Sverige.

Billedkilde: Puuilos billedbank

Relaterede produkter